Постоји одговорност коју би већина малих власника вероватно желела да заборави. Али императив је за свакога ко ради нешто веће од самосталног власника. То је ваша одговорност да водите евиденцију о својим запосленима. Иако ово можда није најузбудљивији део вођења бизниса, важно је.
Захтеви за чување података о запосленима
Све федералне, државне и локалне власти имају различите захтјеве када је у питању чување прецизне документације о запошљавању и другим функцијама за људске ресурсе како би се заштитили запослени и предузећа. Као бизнис, ако не држите ове евиденције на располагању, могли би вас оставити отворене за незаконита одлагања или сличне посљедице без икакве папирологије да се браните. Ево неких захтева које ће ваш посао морати да задовољи када се ради о вођењу евиденције о запосленима.
$config[code] not foundЧувајте рекорде за годину дана
Када унајмљујете нову позицију, савезни закони попут Закона о Американцима са инвалидитетом и Глава ВИИ захтевају да будете недискриминаторни у процесу запошљавања. Тако да све пријаве, биографије и другу документацију из процеса запошљавања треба да чувате најмање годину дана након што је посао попуњен у случају да се било која страна која није добила посао одлучи да поднесе тужбу.
Задржите платне записе за три године
Записи о платном списку су неопходни да би се осигурало да запослени имају праведну надокнаду за радно време и да осигурају да ваше предузеће буде у складу са било којим захтевима за прековремени рад и минималну плату. Закон налаже да ове евиденције држите у рукама за раднике који нису ослобођени изузећа три године. Међутим, запослени такође могу да одлуче да поднесу тужбе ако сматрају да им се дугује накнада за прековремени рад. Зато вам може бити корисно да их држите при руци и до пет година након престанка.
Задржите И-9 обрасце за годину дана након завршетка
И-9 обрасци су потребни да би предузећа показала да су потврдили да је запосленик подобан за рад у Сједињеним Државама. По закону, од вас се захтева да ове обрасце чувате три године након што запослите запосленика или годину дана након престанка радног односа, зависно од датума који следи. Од вас се такође захтева да ове обрасце чувате одвојено од других евиденција о особљу.
Задржите документацију о раздвајању пет година након престанка
Одржавање папирологије у вези са раскидом или раздвајањем такође је од суштинског значаја у случају да се суочите са било каквим проблемима везаним за укидање. Чувајте писма о оставци и документе за излазак из интервјуа три године након што запослени оде и раздвоји папире за пет година.
Одржавајте извјештаје ФМЛА за три године након престанка
Закон о породичном медицинском одсуству постоји да би се осигурало да запослени који испуњавају услове добију неплаћено одсуство тамо где је њихов посао заштићен у случају медицинског или породичног проблема. Ако запослени поднесе захтев за ФМЛА допуст, требало би да те информације чувате у својој евиденцији најмање три године након што запослени раздвоји путеве са вашим послом, без обзира на то да ли је дозвола одобрена или не.
Чувајте обрасце за пензију шест година
Ако запосленима пружате пензијске бенефиције, те информације требате држати при руци најмање шест година након што запосленик напусти или престане, према Закону о осигурању дохотка запослених. Поред тога, судови су утврдили да је одговорност компаније да докаже да су осигурали довољно покриће и бенефиције у случају да запослени туже, а не одговорност запосленог да докаже да је покривеност била недовољна.
Сачувајте записе о испитивању дроге за пет година
У неким случајевима, информације о провјери и тестирању на дроге могу пасти под стандард других информација о запошљавању. Међутим, ако је посао повезан са транспортом, онда морате да водите евиденцију о свим тестовима за дроге који се обављају током пет година као део безбедносних прописа Одељења за саобраћај.
Чувајте податке о порезу на запослене четири године
Када су у питању порези који се односе на запослене, ИРС препоручује да се евиденција држи четири године у случају ревизије. То би требало да обухвати све плате, исплате пензија, информације о напојницама, обрасце В-2 и В-4, као и све друге повезане информације.
Одржавајте евиденцију о здрављу и сигурности запослених за пет година
Закон о безбедности и здрављу на раду захтева да узмете и водите евиденцију о свим повредама и болестима запослених на радном месту, са кратким описом и било којом другом релевантном информацијом. Ово је да би се осигурало да су запосленима обезбијеђена сигурна радна средина и да се сва питања рјешавају у складу с тим.
Чувајте информације о осигурању за случај незапослености до седам година
Захтјеви за осигурање незапослених варирају од државе до земље. Међутим, у неким случајевима, од вас се може тражити да водите те евиденције између четири и седам година. Конкретно, Вашингтон Д.Ц. захтијева од предузећа да чувају те евиденције седам година.
Држите уговоре до пет година
Ако радите са независним извођачима или трећим лицима, можда ћете морати да испуните неке државне захтеве за вођење евиденције. У Вирџинији, предузећа су дужна да држе уговоре на руку пет година након што је постигнут споразум. И неке друге државе имају сличне захтеве од три до четири године.
Пхото виа Схуттерстоцк
2 Цомментс ▼
