Пред вама је пројекат писања … и празан лист папира. У хладном зноју, почињете да мислите да би било лакше да унајмите цопивритера (на крају крајева, нисте отишли у посао да бисте били писац). Размислите поново. Са пет једноставних корака и неке праксе, можете да будете сопствени цопивритер и реинвестирате новац који бисте потрошили на спољну помоћ за ваше пословање.
Зашто је пословно писање важно
Разлог писања, или било које врсте пословне комуникације, је важан из истог разлога због којег се бавимо бизнисом: да створимо позитивне пословне резултате. Ефикасно пословно писање може промовисати позитивне пословне резултате на много начина, укључујући:
- Стварање вредности за заинтересоване стране
- Помагање у усклађивању актера са стратегијама и циљевима компаније
- Омогућавање писцу да се укључи у континуирано учење
Следећи предлози за писање ће побољшати начин на који пишете у било којој дужини - од неформалног е-маила до потпуног пословног предлога. (Једина ствар која ће варирати је вријеме проведено на сваком задатку писања.)
Корак 1: Упознајте своју публику.
Да ли комуницирате горе, доле или бочно? Да ли је ваша публика унутар или изван ваше организације? Ово су најосновнија питања која се односе на вашу публику. Ако се овде зауставите у својој истрази, вероватно немате довољно информација да бисте ишли даље у процесу писања.
Упознајте свог читача на било који начин. Ако је то одређена особа, да ли имају помоћника који вам може дати увид? Можда вам директни извештаји могу дати неке смернице? Постоји ли профил особе која ће вам помоћи да одредите њихове интересе и стил комуникације? Ако продајете или комуницирате кроз ланац командовања, одговори на ова питања могу бити пресудна одредница да ли ваша публика чита и делује на ваше писање.
Одвојите тренутак и размотрите жељени стил комуникације вашег читаоца. Размислите о томе како комуницирају с вама и другима. Да ли желе да “дођете до тачке”, или почну питати како ваша породица ради? Превладавајућа мудрост у америчкој писаној комуникацији је да се дође до тачке; Међутим; многи пословни професионалци преферирају да граде однос прво, и неће читати вашу е-пошту ако се осјећају обезвређени комуникацијом која прелази право на посао. Знајући своју публику значи знати гдје ставити своју главну точку: на почетку или на крају.
Најважнија ствар коју треба запамтити када разматрате вашу публику јесте да знате шта им је стало. Не постоји ништа лоше у питању: "Шта је у њему за мене?" Ако га не питате у име свог читаоца, ваша порука може бити занемарена.
Корак 2: Одлучите о комуникацијском каналу.
Када упознате своју публику, можете донети информисану одлуку о томе који канал да користите. Канали или начини комуникације могу се подијелити на интерне или екстерне, формалне или неформалне. Опет, ово је само први корак. Размотрите да ли ће читач проследити ваше информације. Ако да, коме ће га он или она проследити? Ова питања ће вам помоћи да одлучите да ли вам је потребна брошура, писмо, допис, е-маил или други облик писања.
Пример: Писаћемо нашем надзорнику да би га увјерили да треба успоставити нову политику око тражења плаћеног слободног времена. Пошто је ово формалнији интерни захтев, користићемо формат меморандума. Меморандум ће бити написан на такав начин да га супервизор може однијети директору ХР-а на дискусију.
Корак 3: Вербализирајте жељену акцију.
Током радионица у пословном писању, учесници често разумеју публику и комуникацијски канал, али у тренутку када морају да идентификују свој општи циљ, они мисле: „Желим да га прочитају.“ Овај циљ није у складу са сврхом пословања. писање - за промену понашања. Вербализовање онога што желите од читаоца охрабрује одређену акцију. Да ли желите да читалац прати нову политику? Да ли желите да позову понуду за приказивање или суђење? Да ли сугеришете промену или да поднесете захтев који захтева тренутну акцију?
Ако вам је нејасно о идеалној акцији, ваш читалац ће такође бити нејасан - и мање је вероватно да ће деловати. Са друге стране, ако имате јасну идеју о томе шта је циљ ваше комуникације, вероватније је да ћете убедити свог читаоца да делује. Време је од суштинског значаја у пословном писању. Имате само тренутак да пустите публику да зна да је оно што имате да кажете драгоцено и да је потребна акција.
Корак 4: Размислите као репортер.
Као и репортер, одговорите на питање „Пет В“ - ко, шта, где, када, зашто (и како). Запамтите да је пословно писање јасније када је у питању ствар. Немојте давати историју и "занимљиве" детаље у позадини, осим ако се то директно односи на оно што желите да читалац уради.
Ако имате читатеља који воли значајне детаље, размислите о одговарању на сљедећа питања у свом писању:
- Зашто читаоци брину?
- Како читач користи?
- Шта би читач требало да уради?
- Када то читалац треба да уради?
- Шта се дешава ако читалац нешто предузме?
- Шта се дешава ако читач не ради предузети?
- Ко ће још имати користи? Зашто?
- Где читач иде за више информација?
Корак 5: Затворите продају.
Питајте за продају на крају ваше пословне комуникације. Затражите од читаоца акцију коју очекујете и када је очекујете. То је техника затварања која је најучинковитија код америчких публика. Ако пишете за међународну публику, постоје различити кораци; међутим, пружање снажног краја ће ојачати вашу комуникацију.
Погледајмо пример који користи свих пет корака процеса писања.
За: Еван Датта Од: Сома Јургенсен, к555 Датум: 29. децембар 2010
Ре: Повећање ефикасности захтева за плаћено време (ПТО) На недавном састанку запосленика био сам потакнут вашом жељом да побољшате ефикасност у нашим процесима како бисмо одредили приоритете нашег времена и открили више равнотеже између посла и живота као организације. Твоје замишљене идеје тог дана су ме инспирисале да понудим своју идеју. Молимо вас да размотрите овај меморандум као захтев за промену у процесу који кошта нашу компанију безброј сати неефикасности и прераде. Наоружани овим захтјевом за промјеном, можете додати још једну тактику како би подржали своју стратегију фокусирања на људе кроз поједностављење процеса. Садашња политика је да запослени пошаљу е-маил свом надзорнику за ПТО. Надзорник затим испитује број дана у којима је запосленик попунио и дјелимично попунио образац који запосленик попуњава и потписује прије него што одобри захтјев. Како је наша компанија повећала број запослених који су се пријавили сваком руководиоцу током прошлогодишњег реструктурирања, потражња за временом менаџера за захтјеве за ПТО експоненцијално се повећала. Са само једним асистентом, директор за људске ресурсе је преплављен захтјевима за појединачне захтјеве за ПТО разграничења. Резултат тога је доста времена утрошеног на истраживање и задовољавање захтјева, што је довело до бројних грешака. Коришћењем Интранета компаније за дистрибуцију образаца и прилагођавање ХРИС система пријавама запослених, већи део истраживања и образаца могли су да ураде сами запослени. Нови систем би функционисао на следећи начин: Усвајање ове процедуралне промјене ће ослободити вријеме за запослене, менаџере и ХР. Уштеда времена се може потрошити у личном контакту са запосленима који имају више од рутинских питања, побољшавајући услуге за кориснике које пружа ХР. Наставак текуће политике ће резултирати изгубљеним временом и ресурсима. За више информација о фрустрацијама у вези са тренутном политиком, помоћник за људске ресурсе и ја смо спремни да се састанемо након прве године. Доступни смо да наведемо конкретне детаље који подржавају ову промену на састанку са директором за људске ресурсе. Овај нови процес може бити имплементиран у току шест мјесеци, што ће компанији омогућити да искористи ову календарску годину (2011) и брзо наглашава вашу стратегију фокусирања на људе путем рационализације политике. Контактираћу вас у року од недељу дана од прве године како бих даље разговарао о овој прилици. Ако у међувремену имате питања, контактирајте ме на мојем проширењу у заглављу дописа. С поштовањем, КСКСКСКС
Завршна реч Запамтите ово - чак и када посветите неколико секунди организовању ваших мисли користећи овај процес од пет корака можете побољшати ваш рад, без обзира на садржај. Након сваког узајамно укључивог корака, можете, пословни писац, омогућити јаку комуникацију која има позитивне резултате за ваше пословање.
