Клерикални задаци, као што су типкање, архивирање и одговарање на телефонске канцеларије, некада су премештени у секретарице, извршне помоћнике и административне службенике. Али са више радних мјеста која захтијевају технолошке вјештине, није неуобичајено очекивати од професионалаца (укључујући правнике, лијечнике, наставнике, итд.) Да користе вјештине за обављање свакодневних задатака. Будући да многи радници користе компјутере, чиновнички рад је постао суштински део практично сваког посла и занимања. Доприносилац ГоодТемпс-а Царисса Досхи расправља о томе зашто су ове шест клерикалних вјештина од виталног значаја за уредске раднике: типкање, архивирање, унос података, кориштење телефона и познавање Мицрософт Ворда и Екцела.
$config[code] not foundТипицал Оффице Скиллс
Без обзира да ли се пријављујете за извршног помоћника или адвоката, требате имати неке клерикалне вјештине. У зависности од ваше улоге, ове вештине можда нећете сматрати строго клерикално - описујући их као канцеларијске вештине може бити прецизније. На примјер, административни асистент ће, наравно, провести већину свог радног дана у обављању службених задатака. Међутим, адвокати, медицинске сестре и други професионалци такође се ослањају на своје типкање и сродне технолошке вјештине у писању писама клијената, састављањем сажетака посјета медицинским уредима, писању правних поднесака или узимању биљешки на лаптопу током суђења. Административни помоћник се може осврнути на своје "клерикалне вјештине" када описује своје квалификације, док адвокат може једноставно користити термин "уредске вјештине" како би објаснио да зна свој пут око типковнице. Распрострањену и вишеструко функционалну употребу чиновничких и типичних пословних вјештина дугујете рачунарима, лаптоповима, таблетима и паметним телефонима.
Побољшајте своје способности за куцање, Мицрософт Ворд и Екцел
Разумевање постављања слова на тастатури и слова на којима одмарате прсте је кључ (без намјере играња) за брзо и прецизно типкање. Пре него што пошаљете пријаву за посао који тражи уписивање као захтевану квалификацију, узмите онлине тест за куцање као онај који се нуди на ЛивеЦхат-у. Тест за куцање на мрежи мери вашу брзину (речи у минути или ВПМ) и тачност. Многи послодавци цијене прецизност у односу на брзину. На пример, ако укуцате 100 речи у минути и ваша тачност је само 60 процената, потрошићете време на исправљање грешака. Могли бисте такође покушати да откуцате 50 ВПМ на 100% тачности. Постоји много онлине туторијала који ће вам помоћи да побољшате своје вештине куцања.
Данас су стручне вјештине генерално синоним за способност кориштења продуктивности апликација - као што су Мицрософт Ворд, Екцел и често ПоверПоинт и Аццесс - на рачуналу. Ваше знање о Мицрософт Ворд, Екцел и другим софтверским апликацијама зависи, делимично, од ваших вештина куцања. Исто је и са уносом података. Када састављате кореспонденцију, извештаје или друге писане материјале у наративном формату, вероватно ћете користити Мицрософт Ворд. Табеле које креирате захтевају вештине уношења података и знање о Мицрософт Екцел-у - оба захтевају тачност, ау неким случајевима и брзину, у зависности од тога колико брзо морате да направите свој рад. Термин "унос података" се обично односи на вештине клавијатуре (тј. Куцање) које укључују бројеве, заједно са вашим нивоом комфора са десном страном тастатуре која је слична машини за додавање са 10 тастера.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингТелефонска и канцеларијска комуникација
Секретарима, административним асистентима и рецепционарима се обично тражи да одговоре на уредске телефоне, који могу бити у распону од једне телефонске линије до вишелинијског пословног телефона или телефонског развода (ВОИП).
Без обзира на број телефонских линија на које морате одговорити, правилан телефонски етикет је важна област за службенике. Уобичајене телефонске дужности радника у уреду укључују одговор на јасан и професионалан начин на позиватеље, као и на знање како правилно упутити и преусмјерити позиве. Чак и ако нисте рецепционар, требало би да знате тачан начин одговарања позиваоцима у случају да примите погрешно упућени позив. Ако се пријављујете за не-административну позицију, немојте набрајати телефонске вјештине на свом животопису - једноставно се осврните на своје писмене и вербалне комуникацијске вјештине, јер је мало вјеројатно да ћете бити распоређени на телефонску дужност. С друге стране, ако сте заинтересовани за не-административну позицију и ви сте резервна рецепционарка или ако управљате службеником, наведите своје знање о сложеним телефонским или телефонским системима тако да је јасно да сте упознати са опремом.
Описујући ваше клерикалне способности
Начин на који описујете своје клерикалне вјештине и способности може зависити од позиције за коју се пријављујете. Ако је у огласу за посао изричито наведено да су службеничке дужности дио посла, онда свакако да ваш животопис и апликација треба да укључе одјељак за "Клерикалне вјештине". У овом одељку означите софтверске апликације у којима сте искусни; ако сте напредни корисник, укључите то у свој опис. Ако имате обуку или сертификацију у тим апликацијама, можда ћете то укључити у опис ваших вјештина или у неки други дио свог животописа за обуку и цертификацију. Осим тога, ако имате значајан број година искуства у коришћењу одређених апликација, наведите и то.
На пример, ваш резиме може да каже: "Мицрософт Ворд - 10 година искуства, укључујући јаку стручност у креирању сложених извештаја, састављање коресподенције и коришћење функција спајања поште за ефикасно руковање масовним слањем порука. Мицрософт Екцел - 8 година искуства, укључујући 3 године користећи функције као што су креирање мулти-референтних формула, пивот табела и ВЛООКУП. "
Ако се пријављујете за посао где нисте део административног тима или ако се не пријављујете за службени посао, размислите о опису ваших технолошких вештина на начин који не изгледа као да сте рачуновођа који тражи секретарицу позицију. На пример, ако је објављивање посла за рачуновођу са знањем о софтверу и апликацијама за продуктивност, немојте навести листу "Клерикалне вештине" на свом резимеу. Укратко опишите своје знање са специфичним апликацијама, као што су Мицрософт Екцел, Аццесс и ПоверПоинт - то су често апликације које запослени у професионалним улогама морају да користе. Поново, ако сте напредни Екцел корисник или сте прошли обуку или сертификацију у апликацији коју рачуновође користе, укључите то у свој животопис. Можете користити заглавље "Апликације за продуктивност" или нешто слично тако да не изгледа као да сте више фокусирани на чиновничке аспекте жељеног посла, него на квалификације које доносите на табелу за позицију вишег нивоа.
Административни помоћни послови који захтијевају стручне вјештине
Улоге административног помоћника захтијевају чиновничке вјештине, мада постављање огласа на посао не мора изричито навести "Ово су клерикалне вјештине које су вам потребне за функционирање у овој улози". Наведене радне обавезе су примјери задатака који захтијевају стручне вјештине. Ево примера постављања посла за позицију административног асистента која захтева канцеларијске и канцеларијске вештине:
Институт за јавно здравље АБЦ тражи административног асистента за подршку руководиоцу лабораторије за јавно здравље и помаже у свакодневном раду лабораторија за јавно здравство. Овај извршни административни асистент ће се налазити на седмом кату Института како би поздравио посјетиоце, студенте, наставнике и особље. Поред пружања највишег нивоа услуга за кориснике, ова особа ће пружати општу канцеларијску подршку за лабораторијско особље и особље док истовремено помаже руководиоцу лабораторије за јавно здравље и извршном директору Института за јавно здравље у различитим административним активностима и сродним задацима.
Извршни административни асистент ће: добродошлицу, оријентисати и упутити посјетиоце; директне телефонске позиве, узимање порука и одговарање на питања о Институту за јавно здравље и лабораторијама јавног здравља; помаже у наручивању, примању, складиштењу и дистрибуцији канцеларијског, лабораторијског и наставног материјала; пружи помоћ у вези са другим сродним дужностима као што су фотокопирање, факсирање и архивирање, по потреби; свакодневно прати и обнавља канцеларијски материјал, укључујући и потрошни материјал као што су папир и тонер за фотокопирне уређаје и штампаче; редовно надгледати конференцијске просторије како би се осигурало да су адекватно опремљени канцеларијским материјалом и презентационим материјалима; одржавање чистоће и безбедности радне средине у канцеларији централне канцеларије и другим јавним просторима на локацији седмог спрата; прати безбедносне процедуре за запослене и захтева поштовање безбедносних процедура за посетиоце у канцеларији; даје наруџбине путем процеса међусобне куповине и одржава рачуноводство наруџби и коришћења услуга на седмом спрату; резервисати конференцијске сале за седми спрат за Институт за јавно здравље; служе као главна тачка контакта за факултет и особље лабораторије; подноси захтјеве за одржавање уредске опреме и намјештаја; координирати преузимање и испоруку услуга преко ноћи и експресне поште (нпр. ФедЕк, УПС); и служе као примарна тачка контакта за факултет, посетиоце и студенте.
Запослени у књиговодству (не-административни), који захтијевају стручне вјештине
Исто тако, постоје и друге позиције које нису улоге административног асистента, али које захтијевају сличне чиновничке вјештине, као што је књиговођа особља. Овај узорак посла за књиговођу особља има неколико дужности које захтијевају стручне вјештине. Међутим, они нису посебно наведени као службене или канцеларијске вештине. На пример:
Рачуновођа особља за КСИЗ Индустриес ће бити одговоран за припрему уноса дневника, мјесечна и годишња затварања, банковно поравнање, одржавање основних средстава и усклађивање главне књиге. Поред тога, учествоваћете у усклађивању, прегледати планове за процесе извештавања и радити заједно са нашим спољним ревизорима на кварталним прегледима и годишњим ревизијама. Главне одговорности - припрема уписа дневника и поравнања рачуна, укључујући, али не ограничавајући се на, готовину, плаћене трошкове и платни списак; спроводити месечне извештаје, без надзора; одржава књигу фиксне имовине, амортизацију и усклађивање; анализира извјештаје о приходима и билансе стања, и приопћава закључке менаџменту; учествује у иницијативама на нивоу одељења; помоћи у завршетку процеса на крају мјесеца, кварталу и на крају године, укључујући припрему мјесечне финанцијске радне књиге; имплементирати, одржавати и придржавати се интерних контрола према СОКС-у и рачуноводствене процедуре које осигуравају усклађеност са ГААП-ом; извештава о финансијским подацима и доставља их на користан и разумљив начин; управљају закупом капитала и месечним распоредом плаћања.
Захтеви за посао укључују: доказане аналитичке способности, као што су идентификовање проблема, прикупљање релевантних података, доношење ваљаних закључака и препоручивање побољшања и корективних акција; искуство са фактурисањем и познавањем помирења рачуна; пожељно искуство са потраживањима на рачунима, као и стручност у програму Мицрософт Екцел; основно знање у евиденцијама и искуствима на рачунима; организацијске, писмене и вербалне комуникацијске вјештине; и способност за рад у табелама и базама података; преданост и потребне вјештине за задовољавање критичних пословних рокова.
Никада не потцењујте релевантност свештеничког искуства
Без обзира да ли се пријављујете за административног помоћника или адвоката за парнице, немојте потцјењивати важност клерикалних вјештина или чиновничког искуства. Упознавање са начином рада у канцеларији и писарским вјештинама је корисна квалификација у сваком послу. Ваше познавање канцеларијских процеса и како управљати њима је, очигледно, кључно у административној улози. Ако се пријављујете за улогу у којој се од вас очекује да надгледате особље у канцеларији, потребне су вам вјештине управљања, али разумијевање важности уредских вјештина је такођер драгоцјено јер то значи да можете координирати радна оптерећења и управљати радним очекивањима од других који вам се јављају. Поред тога, у неадминистративној или неклеричкој улози, поседовање канцеларијских вештина такође сугерише да сте способни да се укључите као члан тима када административни асистент или секретар није доступан или ради на другим приоритетима.
