У прошлости, секретар је често сматран међу најнижима на тотем полу компаније. Времена су се, међутим, променила, а улога секретара је постала административни помоћник, особа која је често спона за функционисање целе организације. Било да раде за једног извршног директора, више руководилаца или цијелу организацију, руковање административним дужностима асистента омогућава свима да више времена проводе на стратешким приоритетима и расту пословања, сигурни да су детаљи под контролом.
$config[code] not foundПреглед административних дужности
У најопштијем смислу, административне дужности су задаци и активности које су дио свакодневног пословања предузећа. Они укључују одговарање на позиве, узимање порука, управљање кореспонденцијом, наручивање потрошног материјала и организовање и функционисање заједничких канцеларијских простора. Дужности могу укључивати и креирање извјештаја, унос и управљање подацима, управљање датотекама, основно књиговодство и друге финансијске задатке. Многе од ових дужности управљају административни помоћници, чији је посао да помогну појединцу или тиму да преузму неке или све њихове чиновничке задатке, али многе улазне и средње позиције укључују и приличан број административних послова. На примјер, административни асистенти могу бити одговорни за ажурирање властитог рада у систему управљања пројектима или одговарање на е-поруке. Главнина већине административних дужности је писана и често се своди на управљање и дистрибуцију информација.
Технологија
Познавање технологије је један од најважнијих аспеката административних дужности. Ово укључује коришћење алата као што су рачунари, факс машине, фотокопирни уређаји, скенери, телефони и друга канцеларијска опрема. За већину административних послова генерално је потребан коришћење уобичајених рачуналних програма, укључујући обраду текста, прорачунске табеле, базе података и софтвер за штампање. Могућност отклањања проблема са заједничком опремом је такође дио многих административних описа послова. Није необично, на пример, да се од административних професионалаца тражи да очисте застој папира или да замене тонер у штампачима и фотокопирним апаратима.
У неким предузећима, од административних асистената се такође очекује да знају како да користе софтвер за планирање и управљање пројектима. Они који раде директно за руководиоце обично су позвани да управљају својим шефовим календаром, а административни помоћници одељења су позвани да заказују састанке, воде евиденцију о одмору и боловању, и генерално знају где су људи и шта раде.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингКомуникација
Још једна важна административна дужност је комуникација. Од административних помоћника се често тражи да комуницирају, и писмено и усмено. Од њих се може тражити да пишу дописе, да се поклапају са колегама или клијентима путем е-поште, ажурирају приручнике или веб-локације компаније или да уређују и лекторишу рад других. Асистенти су такође обично одговорни за јављање на телефон, позивање у име свог шефа и интеракцију са посетиоцима. Стога, успешни административни асистент треба да има одличне комуникацијске вештине и да буде способан да пише и говори јасно и професионално. Чврсто разумевање правописа, граматике и стандарда професионалне писане комуникације је важно зато што помоћник представља свог шефа.
Књиговодство и куповина
Праћење трошкова је важно у сваком послу, а тај задатак често пада на административног помоћника, који може бити позван да унесе трошкове у прорачунску таблицу или програм књиговодства, прикупи и провери извјештаје о трошковима од запослених и управља надокнадама. У малим предузећима, административни асистент може да води и потраживања, слање рачуна и обраду плаћања и руковање депозитима за компанију. Административни професионалци су понекад задужени и за ситни новац, праћење трошкова и додавање средстава када је то потребно. Друге дужности у овој области могу укључивати анализу трошкова, помоћ при планирању буџета и рјешавање спорова са продавцима.
Када је у питању куповина, административни помоћници су обично задужени за снабдијевање, што значи да они организирају и прате уредске потрепштине и по потреби допуњују наруџбе. Они врше истраживања о продавцима и траже или издају налоге за куповину по потреби. У неким случајевима, административни помоћници могу бити задужени и за праћење и управљање лиценцирањем за софтвер или претплату, осигуравајући да су плаћени на вријеме и правилно кориштени.
Истраживање и планирање
Многи административни професионалци су позвани да управљају истраживачким пројектима и прикупљају информације. То може бити једноставно као тражење телефонског броја или адресе, или сложенији пројект може укључивати тражење информација о клијентима, навођење детаља и креирање сложених табела или извјештаја. Ови пројекти обично захтевају рад у кратким роковима и представљање информација.
У многим случајевима, административне дужности укључују и планирање. Од седмичних састанака особља до главних догађаја, административни помоћници су позвани да воде рачуна о детаљима. Можда ћете бити одговорни за резервисање конференцијске сале за састанак или управљање резервацијама соба за цео објекат или под, наручивање освежења и обезбеђивање да је сва техничка опрема спремна и да ради када састанак почне. Планирање путовања је још једна велика одговорност. Ако компанија нема одељење за путовања, административни асистент може бити особа која истражује и књиге летове и хотеле, врши резервације за обједовање и брине о другим детаљима, као што су регистрације конференција.
Специализед Таскс
У одређеним индустријама, административни професионалци су позвани да се баве задацима који захтијевају специјализирана знања или вјештине. На примјер, правни и медицински административни помоћници често морају обавити задатке који захтијевају разумијевање индустријске терминологије и процедура. Правни секретари могу бити позвани да попуне и поднесу папире за правне документе, као што су позиви, жалбе или захтјеви, који захтијевају основни ниво правног знања и разумијевања. Разумијевање судског система и процедура је такође важно за ове административне асистенте, као и знање како спровести правно истраживање.
Дужности у одјелу за људске ресурсе усмјерене су на питања запошљавања и могу укључивати заказивање интервјуа, обраду позадинских провјера и обављање почетног прегледа апликација како би се осигурало да су комплетне. Неко у овом својству ће највјероватније морати имати разумијевање и искуство у људским ресурсима и закону о запошљавању. У суштини, специфична област и одељење у којима административни асистент ради биће одлучујући фактор у специфичним задацима, са неким областима које захтевају више искуства и знања од других.
Квалификације административног асистента
Док већина послова укључује барем неке административне дужности, већину послова обављају административни помоћници. Постоје могућности у скоро свакој индустрији, а већина радних мјеста на почетном нивоу су отворени за појединце са средњом школом или еквивалентом.Неки послодавци радије ангажују административне помоћнике или секретаре са дипломом или искуством у овој области. Поједине области, као што су право и медицина, обично захтијевају од асистената да имају додатно образовање релевантно за ову област.
Без обзира на ниво образовања, већина послодаваца тражи административне асистенте који имају искуство и вјештине у клеричком раду, укључујући обраду текста, прорачунске таблице и управљање базама података. Типично, послодавци захтијевају од асистената да посједују вјештине у Мицрософт Оффице производима. Неки колеџи, агенције за привремено запошљавање и програми за образовање одраслих нуде програме цертификације у управљању канцеларијама, што вам може дати предност када тражите посао. Већина послодаваца такође пружа обуку на радном месту како би помогла асистентима да дођу до брзине и да буду упознати са њиховим специфичним задацима.
Осим чиновничких вјештина, послодавци желе запослити појединце који имају одличне комуникацијске вјештине (писане и вербалне), организацијске вјештине, способности одлучивања и рјешавања проблема те вјештине интерперсоналне комуникације. Професионализам је такође неопходан, као и способност да се обавља више задатака и да се одреде приоритети. Зато што се многи послодавци баве осјетљивим информацијама и често су везани савезним прописима, дискреција и способност да се одржи повјерљивост су такођер важне квалитете.
Плата и запошљавање Оутлоок
Просечна плата за административног помоћника значајно варира, са почетним асистентима на доњем крају спектра који зарађују плате у нижим и средњим $ 20, а највише плаћени извршни асистенти зарађују близу шест цифара. ПаиСцале.цом извештава да административни помоћници зарађују средњу плату од 38.736 долара, што је бројка која је блиско приказана од стране Бироа за статистику рада, што средњу плату чини 37.870 долара, што значи да половина административних помоћника зарађује више, а половина зарађује мање. БЛС извјештава да највише плаћени асистенти зарађују више од 62.000 долара годишње, а тај износ прелази на 85.000 долара за извршне секретаре. Плата се повећава са вишегодишњим искуством, са онима који имају највише искуства која највише зарађују.
Нажалост, БЛС такође предвиђа да ће потражња за административним асистентима вероватно пасти за 5% до 2026. године, јер већина позиција неће бити нова, већ радије замена запослених који одлазе. Развој технологије и пребацивање многих административних дужности на друге запослене доприноси већем паду. Такође, како многе организације поједностављују операције, асистенти се распоређују у више од једног менаџера или одјела и преузимају више одговорности.
Како успети у својим административним дужностима
Често, невероватни административни асистенти су на врху листе за промоције, посебно када имају диплому високог образовања и дубинско разумевање индустрије и бизниса. Узимајући ваш посао озбиљно, може доћи до већих и бољих ствари, тако да је у вашем најбољем интересу да пронађете начине да постанете неопходни вашем шефу и сарадницима.
Један од најбољих начина да то урадите је да научите о циљевима и приоритетима вашег шефа и предвидите његове или њене потребе. Гледајте напријед и будите спремни да се припремите за захтјеве или потребе прије него их ваш шеф схвати. На пример, ако ваш шеф присуствује одређеном састанку сваке недеље или месецу, прочитајте записник са састанка унапред и припремите било какве документе или извештаје за које се очекује да ће се ваш шеф унапред представити на састанку. Ако видите да ће ваш супервизор бити на састанцима цијели дан без много паузе, наручите ручак који ће бити достављен и држите лонац за каву свјежим. Запамтите да је ваш посао да шеф изгледа добро, па урадите оно што морате да урадите да бисте представили најпрофесионалнији и најкомпетентнији имиџ.
Одржавање корака са вашом индустријом вам такође може помоћи да постанете асистент роцк звезде. Научите терминологију и пратите трендове. На овај начин можете допринети разговорима и бити прецизнији у свом раду. Појединости су важне, тако да ћете разумети оно о чему сви причају помоћи да избегнете скупе грешке. Велики асистенти су такође сналажљиви и знају када да предузму акцију и тачно шта да ураде. Не можете да идете свом шефу са сваким питањем или питањем; ваш шеф очекује од вас да се побринете за ствари које се враћају учењу. Ако знате вашу организацију изнутра и извана, гдје пронаћи информације и политике и процедуре компаније, можете бити сналажљивији и рјешавати проблеме.
На крају, бити велики асистент захтева изузетне организационе способности. Можда ћете бити позвани да одговарате на питања, пружате ажурирања статуса или решавате друге проблеме у било ком тренутку, а ако нисте организовани, то не можете да урадите. Најважнија административна дужност је да се све плоче врте и да се организују као темељ те вјештине.
