Закон о грађанским правима из 1964. захтијева да се пријаве за запошљавање чувају најмање годину дана. Ако знате да је подносилац захтјева старији од 40 година, његова пријава мора бити одржана двије године, према Закону о дискриминацији у запошљавању. Државни закони могу захтијевати чак и дужи период да се задрже у евиденцији кандидата за посао. Због државних и савезних прописа, тачан систем вођења евиденције и подношења захтјева за посао је важан дио посла. Можда ћете можда морати да проверите са овим апликантима ако запослени који сте запослили не ради.
$config[code] not foundКористите софтвер за електронско управљање за креирање и чување апликација за посао. Неколико онлине програма омогућава корисницима да креирају такве електронске форме као апликације за посао. Ови обрасци за запошљавање се шаљу и чувају електронским путем и омогућавају складиштење без папира. Будући да већина апликација стиже путем е-поште, то је једноставан начин за похрану материјала у датотеке које не заузимају никакав физички простор. Коришћење електронског радног тока ускладиштеног у систему за управљање документима компаније захтева безбедност, тако да подаци о запослењу неће бити хакирани или прегледани од стране неовлашћеног особља. Подесите рачунар да вам аутоматски шаље упозорења да би вас подсетио када датотеке треба избрисати или прегледати.
Подесите датотеке особља за апликације за посао у фасциклама. Планирајте ефикасан систем архивирања користећи фасцикле са бојама које се чувају у ладицама, полицама или ормарима за фајлове. Одштампајте биографије и пријаве за посао које сте примили путем е-маила и поднесите их уз личне пријаве које сте попунили или послали поштом. Подносиоци пријаве могу се поднијети по имену или броју социјалног осигурања у дијеловима који су одређени врстом посла. На пример, продајна радна места би била наведена у фасцикли под називом “Продаја”, а апликанти би били поређани по презимену или нумерички по идентификационим бројевима. Осигурајте датотеке у закључаном ормару или соби.
Водите евиденцију најмање четири године ако вас кандидат за посао тужи због дискриминације. Комисија за једнаке могућности за запошљавање обично захтијева да се пријаве за најмање годину дана траже, али ако се суочите са правним поступком, ЕЕОЦ препоручује да задржите пријаве за посао најмање четири године. Ако своје апликације не складиштите на одговарајући начин, ЕЕОЦ би могао да вам наплати дискриминаторну праксу запошљавања или кршење правила о чувању података.
Уништите апликације за посао након завршетка законског периода. Успоставите систем са подсјетницима да то урадите. Обратите се свом ИТ одељењу да исправно уклоните ваше електронске датотеке и уништите све апликације за папир.Ово је важно зато што датотеке за пријаву за посао садрже личне податке као што су бројеви социјалног осигурања и подаци о запослењу који морају бити строго повјерљиви.
