Реците нам да ли ово звучи познато. Потребно вам је да сви присуствујете великом састанку, или да присуствујете конференцијском позиву, што значи да ће сви бити удаљени од својих столова на неколико сати. Састанак је важан, али и посао који ће састанак прекинути.
Постоје начини на које можете одговорити на обје потребе на послу. У наставку су дати савети о томе како одржати састанке, а да производња и даље држи на правом путу, побољшавајући ефикасност, аутоматизацију и коришћење технологије.
$config[code] not foundЕфикасност
- Прегледајте своје интерне процесе. Можда имате неке задатке који су део ваше дневне рутине без којих не можете. Када сазнате шта је то, можете одвојити важне задатке од оних који више нису потребни.
- Делегат. Обавезно комуницирајте са својим тимом о томе шта могу учинити да помогну у поједностављењу пројеката. Знајте шта можете учинити сами, а шта ће вам бити потребно појачање.
- Паузе. Ово може звучати контрадикторно, али понекад морате престати радити да бисте наставили радити. Како каже Форбес: „Када седентарно, ензим липопротеин липаза (ЛПЛ), одговорна за разбијање масти у крвотоку и претварање у енергију, значајно пада, узрокујући стварање масних ћелија. Укратко, недостатак кретања је једнак паду енергије. ”
- Планирајте дан око ручка. Многи од нас су у јутарњим сатима оштрији, зато искористите то време за посао који захтева дубоку анализу и размишљање. Напиши извештаје и бројеве са крцкањем чим седнеш. После ручка, када се напуните горивом, фокусирајте се на ствари које захтевају интеракцију и размену идеја, као што су састанци и конференцијски позиви.
- Направите листу. Ставите све што треба да урадите по редоследу приоритета и времену које ће трајати. Док провјеравате сваки задатак, можете открити која су дана дана најпродуктивнија.
Аутоматион
- Аутоматизујте задатке друштвених медија. Хоотсуите је вероватно најпознатија, али постоје и многе друге апликације и алати за друштвене медије. На пример, Буффер вам омогућава да распоређујете постове према одређеном обрасцу. Дакле, ако желите, рецимо, радним данима у 10 сати, Буффер вам може помоћи. Друга платформа, Длвр.ит, вам омогућава да синхронизујете ваш сајт са Фацебоок, Твиттер и ЛинкедИн.
- Креирајте предлошке за најчешће коришћене документе. Рецимо да шаљете исту врсту фактуре или писма сваке седмице. Можете уштедети време тако што ћете направити шаблон за то, а затим само попунити одговарајућа имена, датуме и бројеве.
- Користите онлине календаре у облаку и делите их. Седење на састанцима може да одузме време, али исто тако и заказивање састанака. Дозвољавајући колегама и клијентима да знају шта ћете радити и када ћете то радити, можете уштедети много повратних и одлазних е-порука и позива.
- Аутоматизовати праћење клијената и сличне задатке. Након прегледа интерних процеса, можете наћи да постоји низ задатака који се често понављају и које можете аутоматизовати за 30 минута или мање.
- Направите “цаннед” одговоре на е-пошту за е-поруке које захтевају исто вријеме одговора. На тај начин не морате да откуцате исти емаил сваки пут када одговорите. Или, још боље, ако вам се стално постављају иста питања, креирајте страницу са често постављаним питањима или документујте и објавите је на мрежи или је доставите својим колегама, тако да су одговори на лицу места и захтеви за комуникацијом су смањени.
Технологија
- Поставите контролне листе у Цлоуд тако да их можете понети са собом и поделити их. Форгетт вам омогућава да их делите или да их држите приватним, па чак и да омогућите додавање анимираних ГИФ-ова. И Цхецкли има многе исте функције и омогућава вам да креирате ПДФ верзије ваших листа.
- Упознајте се са макроима (такође познатим као пречице). Програми као што је Мицрософт Ворд имају макрое као уграђену функцију која омогућава корисницима да аутоматски извршавају рутинске задатке. Лако је креирати и прилагодити их. Неки су довољно лаки (контрола и за курзив). Једном када добијете ручку, уштедјет ћете вријеме док пишете. Да бисте сазнали више о креирању макронаредби за Мицрософт Ворд, посетите страницу подршке за Мицрософт Оффице. И у духу овог дела, сачувајте ову информацију као документ и поделите је са својим колегама и особљем како бисте им помогли да усмере своје потребе.
- Ако желите да научите како да направите шаблоне у програму Ворд, Екцел или Поверпоинт, најбоље је да видите шта Оффице има да каже. Такође, овај чланак је користан јер се фокусира на тимску сарадњу.
- Користите софтвер за рачуноводство да бисте поједноставили налоге за фактурисање и наплату. Није потребно ручно генерисати фактуре за клијенте који се наплаћују истим износом сваког месеца за исту услугу.
- Употребите ознаке, фасцикле и ознаке у пријемном сандучету за е-пошту. Ово помаже да сортирате и организујете ставке, и што је још важније, помаже при брзом преузимању порука.
Важне ствари се дешавају на вашим састанцима, и није добра идеја ући у њих забринуте о томе шта ће вам недостајати. Пратећи неколико савета о томе како одржати састанке, моћи ћете да смањите неке мање задатке у канцеларији како бисте се фокусирали на веће у просторији за састанке.
Слика за састанак преко Схуттерстоцка
Море ин: Спонсоред 2 Цомментс ▼
