Запажени догађаји се не дешавају. Организовање и одржавање догађаја захтева планирање. Било да се ради о конференцији, семинару или дану уважавања корисника, и да ли имате три недеље да планирате или целу годину, успех вашег догађаја је у детаљима. Прикупили смо 42 савета за планирање малих пословних догађаја од стране стручњака, укључујући и неке од организатора годишњих награда Смалл Бусинесс Инфлуенцер Авардс.
$config[code] not foundПланирање догађаја за мала предузећа: шта учинити прво
1. Одлучите о својој циљној публици прије било чега другог. Први корак - пре него што урадите било шта друго - треба да буде јасно дефинисање ко је ваша циљна публика. Од тога ће све друге одлуке доћи на своје мјесто у смислу формата, садржаја, цијена, локације итд. Овај структурирани приступ ће вам такођер помоћи да останете фокусирани на постизање специфичних циљева и да не допустите да опсег постане преширок или разријеђен.
2. Направите листу детаља - све, укључујући осветљење и јавни превоз, до садржаја и освежења. Када одлучите да имате неки догађај, све је важно. Од програмског садржаја и осветљења до транспорта и паркинга - све се рачуна. И ваша публика ће све приписати вама и… вашем бренду. Израда листе ће осигурати да не превидите ствари.
3. Имати јасну пословну сврху одржавања догађаја. Пре него што почнете да планирате успешан догађај, будите јасни зашто то радите на првом месту, јер свака одлука после тога треба да подржи ваш главни циљ. Да ли је то главна генерација? Да ли је то стварање свести о вашој компанији или одређеном производу? Да ли је то развијање лојалности купаца? Или једноставно желите зарадити новац (што је такођер добро)? И побрините се да тим буде свјестан сврхе, тако да немате "опсег пузања".
4. Пазите на друге догађаје у индустрији када планирате. Проверите календар. Уверите се да не планирате свој догађај или да сте преблизу празницима или популарним временима одмора. Једнако је важно да проверите и друге догађаје на које би ваши циљни учесници могли да иду.
5. Будите флексибилни са променама у величини, локацији и другим детаљима. Док улазите у процес планирања догађаја, можда ћете открити да се ваш догађај мијења у величини, локацији и на многе друге начине него што сте првобитно замислили. Ово је природно и савршено добро све док не изгубите из вида разлог због којег уопште радите сав тај посао. Нека флексибилност је неопходна.
6. Упознајте своја ограничења. Сви знамо да је циљ бацити велики догађај уживо. У том циљу, морамо бити свјесни шта можемо или не можемо реално урадити - било да се ради о буџету … или временски. Ако одлучите да организујете догађај уживо за недељу дана, планирајте интимнију везу. Ако је то велики догађај, припремите се за неколико месеци. Ако је буџет мали, можда ћете морати да се супротставите креативношћу и много посла који сами радите.
7. Креирајте СМАРТ циљеве. Увек почните са стратегијом. Баш као и изградња сваког посла, велики догађаји почињу јаком, промишљеном и мјерљивом стратегијом. Догађаји уживо су невероватан начин да поделите свој бренд, повежете се са својим циљним тржиштем, добијете повратне информације о вашем производу (и још много тога!), Али морате знати шта покушавате постићи. Придржавајте се СМАРТ циљева и оцртавајте за шта циљате. Затим се побрините да наставите са постизањем ових циљева.
$config[code] not found
Буџет: Како платити за свој догађај
8. Израдите “план финансирања” за ваш догађај и процијените бројеве. Знате како ћете платити догађај. Већина догађаја финансира се спонзорством, продајом карата, буџетом интерног маркетинга - или комбинацијом све три. Када креирате буџет за догађај, морате процијенити колико новца можете реално повећати из сваког подручја. Пре него што резервишете место или потпишете било који уговор, добро је прво почети са потписивањем спонзора, или продајом авансних карата да бисте били сигурни да постоји довољно интереса за вашу идеју да је финансирате.
9. Направите буџет за трошкове - и уштедите новац путем донација спонзора у натури. Догађаји имају тенденцију да коштају више од просечног власника малих предузећа - првенствено у погледу мјеста и хране и пића. Запамтите да цијените све дозволе и лиценце које вам требају. (Ово је мјесто гдје вам планер догађаја може помоћи да избјегнете главобоље.) Направите свеобухватну листу свих трошкова и затим истакните подручја у којима мислите да спонзори могу играти улогу у понуди нечег “у нарави”. партнери за одржавање ваших догађаја, што више можете да уштедите.
10. Размотрите цровдфундинг као нову опцију за прикупљање новца за неки догађај. Ако сте ово први пут покренули догађаје, користите платформе за гомилање фондова да бисте смањили ризик. Објављивањем ваших догађаја на овим платформама учесници ће морати да се обавежу да ће карте бити одржане. Ако минимални број учесника није испуњен, догађај се не одржава.
Маркетинг: Уцествовање људи
11. Потребан вам је ДЕТАЉАН маркетиншки план. Направите маркетиншки план за догађај. Што сте више организовани, то ће ваш догађај бити професионалнији.
12. Неуморни у својим напорима или ће ваш догађај пропасти. Ако не желите да будете сами на свом догађају … онда тржиште, тржиште, тржиште, тржиште … и пласирајте још нешто.
13. Дефинишите добре разлоге за појављивање људи. Шта је цртеж за присутне? Морате да дефинишете ШТА радите на догађају који ће довести оне циљне учеснике на врата. За потрошачке производе то може бити забава са забавним и производним демонстрацијама и фреебиес. За пословну публику то може бити образовни садржај или узбудљив, добро познат стручњак. Шта год да је, немојте изгубити везу с тим зашто желите да ова публика тражи да уђе.
14. У писменој форми наведите зашто ваше циљно тржиште треба да присуствује - немојте претпостављати да су користи очигледне. Када промовишете неки догађај, обавезно реците свом циљном тржишту шта ће научити, кога ће упознати и зашто би требали бити тамо. Немојте претпостављати да ће ваши пријатељи рећи својим пријатељима. Ако користите звучнике, дајте им рекламну копију тако да могу да промовишу догађај својој публици.
15. Научите како да разговарате са медијима. Новинари су веома заузети и увијек на роковима… немају времена да чују продајни смјер. Дајте им до знања да постоје информације и - за будуће приче - да сте стручњак у тој области. Укључите ту информацију када посегнете.
16. Користите Твиттер хасхтагове. Твиттер је сјајан за промоцију догађаја и за стварање осјећаја онлине заједнице око догађаја. Поставите јединствени хасхтаг на самом почетку. Прво претражите Твиттер да бисте били сигурни да се већ не користи.Ставите хасхтаг на веб сајт догађаја и ако користите дугме Твеет за дељење на сајту, радите са хасхтаг-ом директно у премаге вербиаге. Када људи твитују, он аутоматски промовише догађај на Твиттеру.
$config[code] not found17. Користите онлине друштвене догађаје за промовисање главног догађаја. Да бисте изградили интерес за свој догађај, покушајте да држите Гоогле Хангоут или ћаскање на Твиттеру неколико недеља пре главног догађаја. Позовите неколико ваших говорника да учествују у онлине друштвеном догађају. Дајте преглед онога што долази на главном догађају, дискутујући о томе шта ће говорници покрити, или истакните активности. То ствара очекивање.
18. Купујте рекламе на друштвеним мрежама. Куповина реклама на друштвеним мрежама често се занемарује малим догађајима. Социјалне платформе за оглашавање (Фацебоок, ЛинкедИн и Твиттер изнад свега) нуде опције за дубинско циљање које могу значајно помоћи да се досегне циљна публика на нашој географској локацији. Добра вијест је да нису потребни велики буџети, а продаја карата може се лако мјерити.
19. Користите ИоуТубе да промовишете свој догађај. ИоуТубе је други претраживач широм свијета након Гоогле-а. Отпремање видео записа са наших претходних догађаја или интервјуа са нашим говорницима / извођачима је одличан начин да убедите потенцијалне учеснике да кликну на куповину. Видео обезбеђује значајне визуелне знакове, што утиче на наш процес доношења одлука. Са догађајима увек осећамо ризик да не знамо шта ће се десити, видео олакшава ту напетост.
20. Направите невероватан нискобуџетни промотивни видео. Мало креативности са неким постерским форумом, музички спот без накнаде, и добра видео камера за паметне телефоне ће створити забавни видео који ће помоћи у објављивању онога што долази. Ево доброг примера видеа, који је урадио управо то на малом буџету, да би се промовисао мали пословни догађај.
21. Укључите локалне блогере. Будите паметни са блогерима. Укључивање локалних блогера да учествују на догађају обично је одлична стратегија за добијање публике пре, за време и после догађаја. Блогери обично рачунају на широк досег и обично не прате правила традиционалних медија.
22. Повећајте платформе за регистрацију догађаја као што је Меетуп. Користите постојеће платформе. Ако је ово ваш први покушај да покренете догађај и ако вам недостају вештине да га промовишете, погледајте Меетуп.цом. Осим што нуди пакет за управљање догађајима на мрежи, Меетуп је одличан референт за релевантну публику у вашем подручју. Такође има могућности регистрације и РСВП управљања које су посебно корисне ако сте неискусни.
23. Користите онлине регистрацију. Лакши начин да се људи уплаше је да имате аналогну регистрацију (факсове, нацрт банке или само на вратима). Понудите онлине регистрацију како бисте што пре обезбедили што већи број учесника, што ће вам помоћи да прогнозирате бројеве и ускоро објавите буџет.
24. Набавите листе на сајтовима који служе вашој групи. Када знате ко желите да присуствујете, следећи корак је да се ставите пред њих. Постоје веб-локације које су специјализоване за пописивање догађаја на националној разини (нпр. Меетуп, Ланирд) и локално, тако да почните од тамо и истраживања која су најприкладнија за набрајање.
25. Понудите локалним партнерима подстицаје да вас промовишу. Саопштења за штампу која се шаљу релевантним медијима помоћи ће у генерисању вести о вестима, а можете погледати и укључивање медија (онлине и оффлине) као партнера. Они добијају изложеност на вашем догађају у замену за објављивање. Ако не желе да се укључе на том нивоу, приступите им са идејом да организују такмичење за своје читаоце да добију карте.
26. Олакшајте вашим говорницима да објављују своје сљедбенике. Ако имате стручњака / говорника који их похађају, охрабрите их да објављују своје присуство својим сљедбеницима у друштвеним медијима / е-маил претплатницима.
27. Дати потицаје за ране птице. Ране улазнице за птицу по јефтинијој цени су одличан начин да се рано пријавите тако што ћете људима дати подстицај да сада делују уместо да чекају и забораве.
Тим: Коме ће помоћи?
28. Делегирати одговорности. Без обзира на величину вашег посла, увек покушајте да делегирате одговорности. Једна особа задужена за сваки детаљ обично не функционише добро. Кад год је то могуће, нека људи преузму контролу над областима у којима највише уживају. На пример, нека хранитељ у вашој компанији обради детаље о угоститељству. Што више нетко ужива у својим одговорностима, то је вјеројатније да ће их успјешно извести.
29. Наставак - и поново пратите. Долазите рано и често. Иако нико не жели да буде микроманелиран, побрините се да запослени и продавци буду на правом путу са својим обавезама на догађаје. Док год људи знају да очекујете ажурирања с времена на време, мање је вероватно да ће постати фрустрирани када позовете или пошаљете поруку е-поште.
30. Спонзори су тантијеми - постарајте се да им се то допадне. Ако имате спонзоре - третирајте их као краљеве. Они финансирају ваш догађај и омогућавају вам да то урадите (ако је то ваш пословни модел). Будите веома јасни пре догађаја шта ће добити као спонзори.
31. Увек подцењујте излазност, за спонзоре. Ако мислите да можете добити 100 полазника, темељите своје спонзорство на нижој процјени - посебно ако је ово ваш први догађај. Боље је дати спонзорима пријатно изненађење него разочаравајуће.
32. Питајте људе шта мисле, и будите спремни за добре или лоше повратне информације. Тражите критике. Ако сте радили пола пристојног посла, добит ћете пуно части. Кажите хвала, али онда питајте за КРИТИК и будите спремни за то.
33. Нека стручни тим за друштвене медије покрива ваш догађај. Не заборавите тим за друштвене медије. Иако није императив за сваки догађај или индустрију, све више догађаја се фокусира на искориштавање виралне моћи своје публике. Ако ваша публика твеетује, Фацебоокује и фотографише на Инстаграму - требало би да радите исто и требаће вам обучени тим да изврши.
34. Потражите продавце који служе вашој ниши и који су вољни да се укључе. Најбољи добављачи са којима можете радити су они који су упознати са културом малих предузећа. Потражите добављаче који често раде са малим предузећима или који би се укључили на већи ниво од њихове улоге.
Дан догађаја: Пуллинг Ит Офф
35. Пажљиво поставите очекивања - онда их испоручите. Обезбедите да публика има велико (не добро) искуство; и да им дате оно што су очекивали од њих.
36. Став је заразан. Ваши гости ће у великој мери одиграти свој став и динамику током догађаја. Водите се примером и добро се проведите.
37. Нека реакција публике буде ваш барометар. Читајте публику током догађаја. Питајте људе како раде. Ако ствари иду одлично, а ако нису, знаћете.
38. Увек се запитајте: Како је то релевантно за присутне? Уверите се да нудите садржај који је релевантан за више од 80% публике. Публика мора да оде са опипљивим тактикама како би побољшала свој посао и каријеру… и морају да осете енергију говорника. Говорећи о вашем послу и шта радите - а да не понудите публици оно што њима треба - то је губљење времена и новца за све.
39. Као мајстор церемоније или говорник - пракса. Познајете свој посао, али немојте претпостављати да знате како се презентира. Вежбајте давање презентације, одговарање на питања и руковање тешким и конфронтирајућим члановима публике. Што сте спремнији, то боље.
$config[code] not found40. Изгледајте најбоље. Погледајте део … будите удобни али модни напред. Чак и ако сте рачуновођа или адвокат, изаберите најодличније одијело или кравату. Људи памте како сте удобни у својој кожи.
План за непредвиђене ситуације: шта учинити када ствари крену погрешно
41. Замислите догађај, корак по корак, и направите листу од 2 колоне: шта би могло поћи по злу у једној колони, а ваш план за непредвиђене ситуације у другом. Будите спремни за неочекивано. Можда звучни систем не успе. Можда ваши главни излагачи кваре. Можете ли се носити и даље?
42. Будите спремни пружити руку да попуните празнине. Иако је планирање унапријед велика формула за успјех, никада није довољно. Нешто неочекивано се увијек појављује. Стога се исплати ставити мало екстра лакта за олакшавајуће околности. То се односи на аранжмане у угоститељству, захтјеве за штампање, смјештај за госте, временске прогнозе, забаву и друго.
Велико хвала стручњацима који су допринели горе наведеним саветима за планирање догађаја за мала предузећа:
- Матт Телфер, маркетинг менаџер за срце Интернет и блогер у Маркетинг Нерду Савети 1, 24, 25, 26, 27
- Бетх Силвер, генерални директор, Доубет Цонсултинг Савети 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Лаура Леитес, планер догађаја и власник, Л2 Евент Продуцтион Савети 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Јои Го, интернет маркетинг и менаџер Аффилиате програма, Дан 2 Даи Принтинг Савети 6, 28, 29, 36, 42
- Лиз Кинг, извршни директор, главни специјалиста за догађаје, Лиз Кинг Евентс Савети 7, 9, 33, 34
- Јулиус Соларис, говорник индустрије догађаја и уредник Евент Манагер блога Савети 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Рамон Раи, технолошки евангелист и уредник технологије Смалл Биз Савети 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Анита Цампбелл, оснивач и извршни директор Смалл Бусинесс Трендс Савети 16, 17, 20
Схуттерстоцк: План, Буџет, Празан, Банкует, Теам, Ембаррассед
109 Цомментс ▼
