Преваре надокнаде трошкова могу бити веома скупе за мала предузећа. Недавна студија Цхроме Ривер Тецхнологиес извештава да постоји потенцијал за то да америчке компаније коштају до 1,9 милијарди долара сваке године.
То је отприлике 35.000 долара по бизнису. Трендови у малом бизнису разговарали су са Анне Бецкнелл, вишим потпредсједником клијентовог успјеха у Цхроме Ривер Тецхнологиес о томе шта мали бизнис треба знати.
$config[code] not foundКао што име сугерише, превара за надокнаду трошкова је злочин који се дешава када запосленик поднесе захтев за плаћање за лажне трошкове пословања.
Како избећи превару за надокнаду трошкова
Користите ажурирану технологију
Управљање и ревизија трошкова извештавања треба да користи модерну технологију да би била ефикасна. Употреба ручног извештаја о трошковима била је број један из анкете.
"Задивљујуће је колико малих и средњих предузећа још увек користи метод светлости свеће и бојице", каже Бецкнелл. "Они то и даље раде папирном или екцел табелом и шаљу је путем фирме."
Проблем са овим застарелим системима је немогућност да се прате и виде трендови који би требало да покрену аларме. Технологија која укључује алате као што је аутоматизована аналитика помаже вам да уочите вруће тачке као што је иста потврда коју сте послали више пута.
Бецкнелл каже да аутоматизација смањује трошкове преваре трошкова на пола.
Разумевање мушкараца више
Преваре у вези са трошковима нису једна област у којој постоји равноправност полова. У ствари, у извјештају се наводи да су мушкарци имали двоструко већу шансу да почине злочин него жене. И не само то, вероватније је да су четири пута повећали трошкове за најмање 1000 долара.
Упознајте млађе запосленике Уложите више у ове злочине
Заправо, скоро 83% превара трошкова је извршено од стране запослених између 25 и 44 године.
Спровести формалну писану политику
Не само да је писана политика важна, мала предузећа треба да прођу кроз процедуру која каже да су запослени у управи обрадили оно што им је потребно да знају. Бецкнелл предлаже да запослени потпишу документ који им помаже да преузму одговорност за политику.
"Када потпишете нешто, постоји емотивна везаност", каже она.
Укључите правила високог нивоа
Политика не мора бити претерано детаљна, али је потребно поставити границе за трошење трошкова. На пример, иако не треба да одређујете тачан износ који можете потрошити на вожњу таксијем, он треба да каже вашим запосленима да ли је пословна или тренерска класа прихватљива.
Једноставност треба да буде један од стандарда који користите овде.
Не компликујте процес
Рачуновође често виде прилику да дубоко увуку трошкове компаније у аутоматизацију процеса. Резултат је извештај о трошковима који је компликован и има тенденцију да постане гума, без адекватне контроле.
Зато је важно да погледате колико пута и зашто извештаји о трошковима прелазе са особе на особу. Мала предузећа треба да покушају да поједноставе тај део процеса.
Обратите пажњу на личне трошкове
Једна од највећих пријава за превара трошкова је замјена особних трошкова пословним. Један од поклона је потраживање оброка за викенд када запослени није предвиђен да путује.
Пази на екстравагантне трошкове
Више од једне трећине оних који су признали да су варали у Цхроме Ривер технологији објавили су да су додали износе од 100 до 499 долара. Износи који изгледају измењени су црвене заставице које бисте требали тражити. На пример, рачун који изгледа као да је користио два различита типа мастила је обично мртав.
Одобрите одобрене
"Хоћете да одобравање ових рачуна буде смислено и да обучите оне који их одобравају", каже Бецкнелл. Она додаје да је важно да схвате шта да траже и да су одговорни за хватање лажних захтева.
Користите кредитне картице компаније као проактивни корак
Где год је то могуће, коришћење кредитних картица компаније обесхрабрује лажне тврдње. То су одличан начин да се закључају важне информације као што су датум и износ сваке трансакције.
Пхото виа Схуттерстоцк
