Моја компанија, Јоурник, постоји већ шеснаест година и за то вријеме, преживјели смо једну од највећих економских криза у историји, појаву истовремено узбудљиве и застрашујуће сфере друштвених медија, и велике пријелазе у томе како се софтвер купује и испоручена. Међутим, нисмо увек били тако издржљиви.
У почетку смо се неколико пута приближили апсолутном неуспјеху. То није имало никакве везе са нашим производом; клијенти су пронашли да је испоручен у складу са обећаном функционалношћу, а затим и неким. Такође није требало да се бави нашим тимом, нити било каквом лошом унутрашњом политиком.
Разлог зашто вам говорим ову причу лежи у томе што се овде може научити лекцију: нисмо имали јасну визију нашег гасовода и новчаног тока. Имали смо потешкоћа да предвидимо колико ћемо новца имати у банци неколико недеља у будућности. Био је то озбиљан проблем и, нажалост, уобичајен проблем. Можда чак и онај који сте искусили у својој компанији.
Лако је, посебно за мале бизнисе и стартупове, да се фокусирамо на узбуђење овде и сада. Будућност је апстрактан концепт за предузећа на нивоу предузећа, док то није. Морате се фокусирати на раст од самог почетка. Успех није сан, али парадоксално, може вас уништити ако нисте спремни за то.
Нисмо били прва компанија која се суочила са периодима раста које нисмо могли да обрадимо и ми нећемо бити последњи. Срећом, једноставно је имплементирати систем који омогућава интелигентно предвиђање.
Следи пет корака које можете предузети да бисте се уверили да се ваше предузеће не суочава са истим проблемима:
1. Праћење пројеката појединачно
Праћење времена запослених на пројектима је сјајно, али ћете постићи максималну корист када пратите сваки пројекат посебно. Ово вам омогућава да сваки пројекат видите као јединствен елемент у профитабилности компаније. Овај увид је невероватно драгоцен када се додељују ресурси јер ћете знати параметре за сваки пројекат у односу на тренутну доступност компаније.
2. Надгледајте задатке и промене у продуктивности запослених
У било којој организацији, користи од сазнања шта ваши запослени раде у било којој тачки су очигледне: желите да раде на задацима који су заправо корисни за компанију. Али, такође је важно размотрити на којим пословима су најефикаснији. Имплементација система који омогућава запосленима да прате време у односу на специфичне задатке ће вам омогућити да видите где су они најкориснији. Изгледа да је то оно што им се највише свиђа. Нема потребе да сваки дан мијењате улоге запосленика, али размислите о промјени када докази упућују на то да су усавршили вјештине у новој области и да би могли бити од веће користи на другим мјестима.
3. Изградити базу података претходних пројеката
Имати заостатак у вашим пројектима биће невероватно драгоцен, иако је потребно неко време да се изгради. Помоћу ових информација можете одредити колико људи обично треба да заврши пројекат; побољшати тачност буџета на основу обима; и савршене временске оквире на основу укупних параметара пројекта. Чак и најнеучинковитији пројекти постају вредни зато што од њих можете прикупити што више информација. Ви ћете знати шта није функционисало, који су вам фактори проузроковали да пређете преко буџета и учите из грешака.
4. Увијек знајте своје доступне ресурсе
Критичан део сваког пројектног плана је стварање вашег тима. Овај задатак је лакши када знате тачно ко је доступан (са вјештинама које су вам потребне) и који ће им бити распоред за вријеме трајања пројекта. Ако имате аутоматизовани систем за управљање пројектима, распореди запослених су очигледни и сви захтеви за одлазак ће бити забележени. Такође ћете знати задатке на којима раде други запослени, тако да можете избећи претерано растезање ресурса или додељивање појединца задацима за које нису добро прилагођени.
5. Стално пратите коришћење ресурса у односу на буџет и распоред
Ако упоредите време и ресурсе потрошене на пројекту у односу на проценат комплетан, можете видети који пројекти апсорбују превише ресурса да би остали профитабилни. То вам омогућава да редистрибуирате средства према пројектима по потреби или чак да убијете пројекте који су предалеко у корист ваше компаније. Увек је боље рано одредити проблеме, а динамички систем праћења обезбеђује тај увид. Понекад је најбоље смањити своје губитке и кренути даље; Трошкови могу брзо да измакну контроли и да се ситуација погорша.
Иако је могуће пратити ове системе користећи основне пословне програме (раније смо користили Екцел и КуицкБоокс), аутоматизовани, програмабилни системи увелико ће смањити вријеме и грешке у каталогизацији. Који год метод да изаберете, покрените АСАП ако већ нисте. Раст би требао бити узрок узбуђења, а не брига.
1
