Дани административних помоћника испуњени су вишеструким задацима, укључујући распоређивање, слање е-поште и управљање пројектима. Поред тога, понекад је потребно да за свог шефа узмете поруку када она није доступна. Нејасна, лоше написана порука може осујетити вашег шефа. Ако желите да је импресионирате, пружите детаљну поруку која сумира природу позива и тражени одговор. Чак и ако нисте административни помоћник, повремено ћете морати да примате поруке за шефа који није доступан.
$config[code] not foundДок сте на телефону
Питајте позиваоца да ли жели да остави поруку. Ако је одговор "не", узмите тренутак да потакнете поруку. Реците му да ће ваш шеф бити на састанцима цео дан, тако да позивање можда није најбоља опција.
Замолите позиваоца да вам да детаљну поруку. Неки позиваоци ће одговорити: "Само нека ме позове." Нажалост, ваш шеф можда није задовољан таквом нејасном поруком. У овом случају, одговорите: "Наравно. Шта да јој кажем?"
Захтевајте пуно име од позиваоца. Прво име може изазвати забуну код вашег шефа. Једноставно питајте: "Могу ли добити ваше пуно име?" када скидате поруку.
Тражи телефонски број позиваоца. Иако ово може изгледати очигледно, лако је заборавити број када се фокусира на друге аспекте позива. Ако позиватељ преферира да буде контактиран путем е-поште, напишите и ово.
Запишите све ове информације на папирни папир док постављате питања. Запишите и датум и време позива.
Пренос поруке
Организујте своје белешке за позив на малом папиру. Свака порука треба да попуни само један комад папира. Избегавајте писање више од једне поруке на сваком слип-у.
Запишите датум и време позива, затим име и презиме позиваоца на врху папира. Ако је такође дала своју позицију или однос са вашим шефом, као што је рачуновођа или добављач, и ово напишите овде.
Сажети сврху позива у једној краткој реченици. Напишите ово испод имена позиваоца. Будите кратки и специфични да ваш шеф не мора да се пита о чему се ради.
Напишите телефонски број позиваоца на дну поруке.
Напиши "УРГЕНТ" великим словима у горњем десном углу белешке ако је позив веома важан. Већина телефонских порука не спада у ову категорију. Хитне поруке односе се на хитне ситуације у породици или пословне проблеме који могу имати велики негативан утицај на компанију.
Пренесите поруке свом шефу чим буде доступан. Док му предајете сваку поруку, прочитајте је наглас. На тај начин нема шансе да ће пропустити важну поруку.
Савет
Знаш када треба да говориш. Ако је порука заиста хитна, поготово код породице шефа, прекидајте је и одмах јој реците о позиватељу. Неке ствари у животу су важније од пословног састанка.
