Како прихватити записник на састанку

Давање записника на састанку је дјелотворан и користан начин да се забиљеже точке дјеловања, одлуке и упити који ће се ријешити током пословног састанка на којем људи могу бити превише укључени у дискусију да би водили биљешке. Обично постоји одређени записничар, чији је задатак да води биљешке током састанка, организира их у читљивом формату и издаје их присутнима након завршетка састанка. На формалним састанцима, записници претходног састанка морају бити усаглашени и прихваћени у транскрипт записника са састанка присутних учесника.

$config[code] not found

Прихватање минута

Утврдите да ли је на текућем састанку присутан кворум. Кворум се дефинира као минимални број чланова који је потребан за одобравање приједлога и доношење коначних одлука у складу са подзаконским актима удружења или групе. Без кворума, не може се одржати званичан састанак.

Прочитајте, или имате секретарицу удружења, одбора или групе, прочитајте записнике наглас са претходног састанка, уважавајући присутне и све акције које су се догодиле.

Разговарајте о записнику са претходног састанка, уносећи било какве исправке пре одобрења. Дискусија треба да буде стварна и пријатељска, а не отварање старих расправа или сукоба.

Позовите молбу од пода. Предсједник или предсједник одбора, група или састанак тражи приједлог да се прихвати записник са претходног састанка као прочитан или са разматраним промјенама како је наведено. Захтев може да поднесе било који члан бирачког одбора и мора да га додели неко други. Претходне минуте морају бити прихваћене прије него што се текући састанак може наставити.

Замолите све присутне да гласају за прихватање записника. Ово се ради кроз шаке руку, гласом или од стране председавајућег које сваког од учесника појединачно пита. Уписите у записник тренутног састанка да је претходна порука прихваћена.

Такинг Минутес

Набавите копију дневног реда састанка, како бисте утврдили о чему ће се расправљати. Ово ће приказати ток минута који ће се узети. Према Робертовим правилима реда, као тачка дневног реда, претходни записник састанка мора се прочитати и прихватити прије почетка састанка.

Сједните поред особе која предсједава састанком ради појашњења како састанак напредује. Употријебите магнетофон како бисте забиљежили поступке и потврдили биљешке након завршетка састанка.

Напишите назив записника, биљежећи датум, вријеме и мјесто састанка, као и имена сваког судионика састанка.

Водите белешке док се састанак наставља, биљежећи сваку точку дневног реда о којој се расправља. Забиљежите имена оних који дају приједлоге, као и да ли су усвојени или одбијени. Запишите како је донесена ова одлука, било кроз шаке или неку другу методу.

Преписите биљешке са састанака што је прије могуће након завршетка састанка, док су расправе још увијек свјеже.

Користите шаблон са претходних састанака да напишете тренутне минуте. Ако нема претходних минута, направите шаблон, јасно назначите наслов састанка, датум и учеснике.

Јасно да покажете све резолуције, са детаљима о томе шта је та резолуција.

Приложите све додатне документе представљене током састанка како бисте са записником укључили додатак.