Састанци су упориште у пословању - они подстичу одлуке и акције. Најучинковитији састанци управљају акционим ставкама без одузимања времена од других важних тема дневног реда. Ако се акције не управљају на прави начин, драгоцено време се може изгубити дискутујући о задацима који се не завршавају, не испуњавају жељене циљеве или не доносе никакву вредност организацији. Ефективно управљање акционим ставкама до затварања почиње са тачним хватањем у записницима.
$config[code] not foundДефинисање
Јасно дефинишите задатке, не остављајући простора за погрешно тумачење. Поновите радњу док се документује како би се осигурало да се учесници састанка слажу и разумију шта се очекује. Доделите акцију некоме ко је присутан на састанку и позовите ту особу да вербално призна одговорност. Лоше изречена ставка акције која је додељена некоме ко није био присутан када је питање покренуто може остати отворено на неодређено време.
Снимање
Користите стандардизовани формат за снимање састанака, са одељком који је посебно изложен за листу радњи. Одржавање доследног формата помаже да се осигура да су питања правилно обухваћена како би се омогућило ефикасно праћење. Забиљежите шта се мора урадити, ко је одговоран за то да се догоди, датум када је питање покренуто или је акција додијељена, као и датум када се очекује да ће се акција завршити. За сваки задатак, одредите примарног власника и резервну особу - резерва може послужити као колаборатор за примарног власника и подржати задатак ако се позове.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингДистрибутинг
Немојте предуго чекати да дистрибуирате минуте састанка. Ако неко узима електронске белешке током састанка, записник може бити спреман за дистрибуцију чим састанак заврши или убрзо након тога. Дуготрајна одлагања могу изазвати губитак осјећаја непосредности. Новији акциони задаци онда могу преузети већи приоритет од оних који су издати током вашег састанка.
Праћење
Користите листу акционих ставки да бисте пратили доделе на основу идентификованих датума извршења. Ако је састанак био дио редовно заказане серије, започните сљедећи састанак прегледом отворених акција. Обавестите присутне унапред како би могли припремити све потребне презентационе материјале за извештавање о напретку. Ако је састанак био јединствена или самостална сесија, праћење са власницима акција појединачно или на новом састанку било је фокусирано искључиво на праћење акција на затварање.
Видљивост
Ако пропуштени рокови или пријављене радње не испуне очекивања, учините ове чињенице видљивима члановима тима. Прерасподијелити листу акционих ставки, укључујући писане коментаре који јасно објашњавају шта је довело до кашњења, зашто се радња сматрала недовољном, и шта треба учинити да се врати на прави пут. Ако је потребна помоћ у управљању како би се уклониле барикаде, распоредите време са одговарајућим члановима менаџмент тима да бисте дали кратак преглед проблема и препорученог решења тима.
Затварање
Када је акција завршена, ажурирајте листу акционих ставки тако што ћете одредити датум када је проблем затворен. Редистрибуирајте листу члановима тима како би могли да виде које су акције затворене и када. Након што су сви видели затворене ставке, уклоните их са листе. Затворене ставке се могу архивирати или брисати, у зависности од потреба тима или очекивања руководства.
