Вероватно већ користите „облак“ (тј. Идете на мрежу) да бисте управљали неким аспектима вашег пословања.
Али, као што Тхомас Хансен, потпредседник Мицрософт Ворлдвиде СМБ објашњава, чак и ако се продаје у корист облака, може изгледати застрашујуће за почетак - или учинити више.
Он се залаже за постепене кораке. Старт смалл. Онда учините више током времена.
$config[code] not foundЗато сам мислио да ћу градити на тој идеји, наводећи 10 ствари које можете да урадите - почевши од данас - да скочите на облак или повећате употребу апликација у облаку. Изаберите неколико тактичких корака и уштедите време, ефикасније управљате својим пословањем и често смањујете трошкове:
1) Подесите локацију за чување датотека по подразумеваном облику на Цлоуд
Једна је ствар говорити о централном онлине складиштењу датотека. Али то је још једна ствар, ако ви и ваше особље морате подузети додатне кораке да пренесете датотеке на вашу онлине платформу за складиштење облака све вријеме.
Размисли о томе. Ако ви и ваше особље прво чувате на локалном чврстом диску или уређају, потребно је двоструко више напора да се окренете и сачувате те датотеке у вашу меморију за цлоуд датотеке касније.
Али можете га "поставити и заборавити", тако да не морате подузимати додатне кораке. И ваши важни компанијски фајлови ће аутоматски бити копирани у процесу.
Само конфигуришите рачунаре тако да је подразумевана локација сваког члана особља за чување датотека избор компаније за онлине складиштење података.
На пример, ако користите Мицрософт ОнеДриве као решење за складиштење у облаку, лако је конфигурирати то у оперативном систему Виндовс 8. Кликните на „ПЦ Сеттингс“ и требало би да видите ставку менија за ОнеДриве. Одатле можете да кликнете на дугме за укључивање / искључивање да бисте направили ОнеДриве као подразумевану локацију за складиштење датотека.
Или извршите претрагу на мрежи за упутства о томе како да је промените на изабрану платформу на вашем уређају. Могуће је поставити цлоуд складиштење као подразумевану локацију за спремање за многе уређаје.
2) Идите на Лов Хангинг Фруит: Цлоуд Басед Емаил и документи
Још једно логично место за почетак је усвајање платформе за е-пошту и документе засноване на облаку, као што је Оффице 365. Ако то већ нисте урадили, дозволите ми да вам кажем, пословне користи су прилично примамљиве.
Прво, то помаже у личној продуктивности вас и вашег тима. Ако користите више уређаја (као и ја!), Можете имати приступ свим документима и е-порукама канцеларијског типа без обзира на уређај који користите. Идете на конференцију и носите свој лаптоп или таблет са собом? Уз платформу за продуктивност у облаку као што је Оффице 365, имате све што вам је потребно само пријавом. Никада више нећете морати да преносите датотеке са погона за палац или уређаја за синхронизацију касније.
Друго, помаже у тимској сарадњи. У мом послу већина чланова тима ради на даљину из својих домова. Ипак, сви ми још увијек можемо имати приступ датотекама и истим алатима, само повезивањем с прегледником или мобилном апликацијом.
На пример, користимо дељене календаре. На тај начин можемо пратити рокове компанија који утичу или укључују више људи и одјела, централизирати подсјетнике и на први поглед видјети расположивост распореда.
Користимо и заједничку сарадњу са документима - буквално свакодневно. Оно што радимо је одржавање састанака путем конференцијског позива или видео конференције, а затим тим прегледава и уређује један документ док смо на конференцији. Или узимамо биљешке о састанцима на средишњем заједничком документу. То штеди много времена.Нема потребе да касније пратите биљешке о састанцима. Не морамо бринути о томе која је верзија документа најновија, јер сви ми ту креирамо и уређујемо исти документ.
Осим тога, можете мјесечно распоредити трошкове. Нема велике накнаде за лиценце - много је лакше буџетирати и приуштити.
3) Направите централни систем архивирања
Једном када све уштедите у облаку, потребан вам је једноставан начин да ваш тим пронађе оно што је ту за уобичајене датотеке.
Да бисте то урадили, креирајте онлине систем архивирања. Организујте све већи број докумената и датотека које ваше предузеће свакодневно креира.
Користите низ јасно означених фасцикли. Да ли организујете свој рад по пројектима? По клијентима? По одељењима? Креирајте систем који има смисла за ваше пословање.
Са системом архивирања у целом предузећу, ваш тим ће уштедети много сати које би иначе потрошили на тражење ставки или дуплирање напора јер не могу пронаћи нешто.
4) Подстакните клијенте и извођаче да деле преко облака
Колико пута се налазите у е-порукама? Тада ћете касније морати ловити е-пошту да бисте пронашли датотеку која вам је потребна.
Уштедите време тако што ћете делити датотеке директно преко облака.
Можда нећете моћи да “приморате” треће стране да користе вашу платформу за дељење у облаку, зашто не питате? Брзо наведите предности, као што је „Волимо да делимо и уређујемо датотеке на ОнеДриве или Дропбок или другој платформи јер штеди време за лов кроз е-пошту. Могу ли ја ово поделити с вама? "
Неке од њих неће бити удобне за дељење датотека на овај начин. Али можда ћете бити изненађени ако га наведете као опцију.
5) Користите апликације електронског потписа
Да ли шаљете или примате пуно докумената којима су потребни потписи? Ако јесте, ви и ваш тим вероватно проводите доста времена слањем е-поште, штампањем, потписивањем, скенирањем, факсирањем - знате вежбу.
Ево савета: погледајте апликације за електронски потпис засноване на облаку. Размислите, Хелло Сигн или ДоцуСигн. Има и других опција електронског потписа.
Штеде много времена. Не само то, апликације за електронски потпис одузимају неки од фактора одуговлачења, јер можете одмах потписати документ, чак и док сте на путу, умјесто да чекате док се не приближите штампачу или факс уређају.
Они такође одузимају много гњаваже у оптицају за потписивање. Они шаљу документе свим странама за потписивање, па чак и шаљу подсјетнике.
6) Креирајте библиотеке дигиталних средстава у облаку
Дозволите ми да вам поставим питање: колико времена проводите у лову или прослеђивању дигиталних средстава компаније?
Говорим о вашем логотипу, о тој брошури коју сте прешли у сајам пре неколико година, шаблону презентације одбора који сте користили прошле године, вашој форми за преглед празних перформанси, службеним фотографијама компаније, извршним биос, штампарским сетовима и другим средствима.
Ако је ваша фирма нешто слично мојој некада, потрошите превише времена на копање за ту врсту материјала.
Креирајте библиотеку дигиталних средстава. Поставите централну дељену фасциклу или фасцикле на вашој платформи за складиштење у облаку. Сада ће ова средства бити доступна свима у вашем тиму који их требају, било гдје, било када. Неће морати да их лове или неко други да их пронађе.
7) Претвори један важан пословни систем у Цлоуд
Не морате да се бавите свим својим пословним системима и да све одједном преместите у облак. Почните тако што ћете погледати три најважнија система. То могу бити КуицкБоокс, база података о контактима и систем за управљање инвентаром.
Ако још увек користите локалне или десктоп верзије тих система, почните да процењујете предности верзија заснованих на облаку (онлине). Са верзијама у облаку, добићете много у смислу способности целог тима да има приступ информацијама и боље сарађује. Системи облака олакшавају пренос података из једног система у други, елиминишући дупли унос података и силосни ефекат информација које се налазе у једном систему.
Која апликација ће испоручити највећи прасак преласком на облак? То је питање које треба поставити.
8) Инсистирајте на Цлоуд-Упдатед Малваре Протецтион за све раднике
Ово је посебно важно код удаљених радника.
Велика предузећа обично имају ИТ одељење компаније које успоставља компанијску мрежу са заштитним механизмима као што је заштита од малваре-а.
Али мала предузећа можда немају мрежу.
Или мали пословни тим често ради са људима који нису на њиховој мрежи. Удаљени радници могу се повезивати са својих уређаја од куће, користећи јавни облак. Они се једноставно пријављују преко Интернета.
Зато је важно да свако ко приступа вашим системима или подацима или дели датотеке, редовно ажурира злонамерни софтвер са новим потписима злонамерног софтвера преко облака.
Мицрософт нуди уграђени производ Виндовс Дефендер за рачунаре и уређаје засноване на оперативном систему Виндовс - и бесплатан је. Уверите се да је омогућена. Или имате другу опцију за заштиту од малвера.
Такође, када Виндовс 10 изађе касније ове године, он ће имати додатне безбедносне функције уграђене у Виндовс Упдате. Виндовс 10 нуди и опцију под називом Виндовс Упдате фор Бусинесс. Ово ће омогућити бржи приступ безбедносним исправкама и критичним исправкама и контроли над применом исправки за ИТ администраторе. На пример, ако имате ИТ одељење, он ће бити у могућности да испоручује закрпе на удаљеним локацијама, користећи ограничени пропусни опсег.
9) Инсталирајте телефонски систем заснован на облаку
Размислите или о телефонској услузи ВоИП (ВоИП), или о софтверској виртуалној централи и систему говорне поште.
Са телефонским системима заснованим на технологији облака, добијате могућност да удаљени радници имају приступ централном телефонском систему - по веома ниским трошковима. За мала предузећа са удаљеним радницима или онима који раде од куће то је посебно важно. Чак и ако чланови тима користе сопствене мобилне уређаје, још увек можете да повежете све са централним проширењима и кутијама за гласовну пошту компаније.
Такође сте стекли професионални утисак у облику аутоматског гласовног поздрава.
Поруке говорне поште могу бити преусмјерене као аудио датотеке путем е-поште, тако да се могу прослиједити другим члановима тима.
Такође добијате статистичке податке о употреби који ће вам помоћи да видите како ваш тим користи телефон - савршен за управљање функцијом корисничке подршке, на пример.
10) Користите видео састанке
И на крају, али свакако не мање важно, широку употребу виртуалних састанака путем видеа. Ако их већ користите, фантастично - учините више од њих.
Видео преноси утицај личне интеракције на купце и продајне изгледе, без трошка личног путовања.
Видео састанци су такође одлични за тим. Особе које раде од куће или се налазе у различитим канцеларијама могу се осјећати изоловано. Ово може бити демотивирајуће. Е-пошта и инстант поруке су корисне, али нису замјена за слушање гласа члана тима или гледање осмијеха шефа. Видео чини да се људи осећају укључено. Уједначава начин рада.
Многи мали бизниси користе Скипе јер је бесплатан и многи људи га користе за личне сврхе које већ познају. Које год решење за конференције изаберете, урадите то.
Надам се да ће вас ових 10 идеја потакнути да учините више са облаком - или да потврдите да је ваш посао у добром стању када је у питању облак.
Не обраћајте се одмах на све ово. Само одаберите једну или двије - и почните.
У време писања овог текста, Анита Цампбелл учествује у програму Мицрософт Смалл Бусинесс Амбассадор.
Лов-Хангинг Фруит Пхото би Схуттерстоцк
3 Цомментс ▼
