Помоћник тима помаже у обављању посла тако што обавља административне дужности да ослободи чланове канцеларијског тима за друге дужности. Користе се да помогну са тренутним пројектима тако да искуснији чланови могу да се фокусирају на начине за побољшање пројекта, решавање проблема или решавање захтева клијената. Додатна административна помоћ је од виталног значаја за испуњавање рокова и правовремено завршавање пројеката. Асистенти раде под директним надзором вођа тимова.
$config[code] not foundАдминистративне дужности
Тимски помоћници помажу у административним пословима који захтијевају мало надзора. Они заказују састанке са клијентима и осигуравају клијентима да добију документе и потраживања на време. Они организују интерне тимске састанке и припремају итинерере како би осигурали да су сви запослени на истој страници. Остале одговорности укључују: сортирање е-маилова по важности, упозоравање чланова тима на надолазеће рокове, прављење копија, обављање послова, припремање докумената и организовање електронских датотека. Брзина, ефикасне комуникацијске вјештине и пажња посвећена детаљима су врхунски захтјеви за посао.
Подаци и резултати
Радним тимовима је често потребна додатна административна подршка како би помогли у вођењу евиденције, управљању подацима и резултатима пројекта. Асистенти тима записују током састанака и састављају те белешке у меморандуме пројекта. Они прикупљају и уносе податке у електронске датотеке тако да чланови тима имају евиденцију која подржава њихове анализе и резултате пројекта. Асистенти припремају резултате пројекта додавањем бројева страница, атрактивних омота, пописа термина и садржаја за писане извјештаје. Компјутерске вештине, вештине уноса података и снаге за лектуру помажу кандидатима да се издвоје као квалификовани кандидати за посао.
Оброци и путовања
Асистенти пројекта координирају канцеларијске ручкове и вечере са члановима тима. Они наручују и преузимају оброке за запослене који раде пуно времена како би испунили рокове. Они организују путовања, укључујући летове, смештај и изнајмљивање аутомобила. Истражујући итинерере конференција и информишући чланове тима о детаљима семинара, они ослобађају више времена за искусне чланове да се фокусирају на опсежне и дуготрајне пројекте.
Финансијске одговорности
Осигурати да тим остане у оквиру свог буџета је витална одговорност за посао. Асистенти тима прате трошкове пројекта и купују рачуне, и евидентирају те бројеве у програмима рачуноводства и прорачунским таблицама. Они не доносе одлуке о извршној куповини, али обавештавају вође тимова када буџети изгледају као да би могли ићи у црвено. Помоћници наручују робу и производе када се залихе смање. Буџетирање и основно разумијевање рачуноводства помажу пројектним асистентима да одрже предложене финансијске циљеве.
