Улога административних асистената је подршка стручном особљу како би могли ефикасно обављати своје дужности. Било да се ради о владиним, пословним или непрофитним организацијама, администратори чувају канцеларију бринући се о основама као што су папирологија и компјутерски записи. Они обично обављају и неке административне дужности, али специфични задаци зависе од нивоа посла и врсте канцеларије.
$config[code] not foundСвакодневне одговорности
Административни асистенти обављају послове као што су организовање састанака, заказивање састанака, чување канцеларијског календара, одговарање на телефоне и уређивање дописивања. Они одржавају канцеларијске датотеке и базе података и креирају компјутерске табеле и презентације. Њихове одговорности често укључују набавку залиха и управљање собом за снабдевање.
Њихове дужности у вези са корисничким услугама укључују посјетиоце у канцеларији и виде да добију помоћ која им је потребна.
Додатне дужности
Други рад административних асистената често зависи од конкретне индустрије. У правним канцеларијама, администратори помажу у припреми правних докумената, док у здравственим службама обрачунавају осигуравајућа друштва. У школским канцеларијама, одртавање евиденције о ученицима и комуникација са родитељима су њихове дужности.
Ниво и назив посла одређују колико одговорности пада на административног помоћника. Администратори на почетном нивоу фокусирају се на службене функције и основне рачунарске задатке, али старији администратори са напредним рачунарским вјештинама обично преузимају административне дужности, укључујући надзор службеника и обуку нових службеника. Административни асистенти руководилаца могу такође истраживати, писати извештаје, водити записнике на састанцима, надгледати друге администраторе и организовати путовања.
Знање и вештине
Организациона способност је неопходна зато што је примарни посао администратора да одржава канцеларијске записе и прати састанке и састанке. Администратори такође морају бити у стању да добро комуницирају на енглеском језику усмено и писмено и да врше Интернет истраживања. Посао захтева стручност са канцеларијском опремом, укључујући компјутере, фотокопирне уређаје, телефонске системе, факсове и опрему за видео конференције.
У зависности од позиције и индустрије, администраторима је потребно познавање различитих компјутерских програма, као што су е-маил, рачуноводство, база података, прорачунске таблице и софтвер за обраду текста.
Квалификација за посао
Административним асистентима је потребна минимална диплома средње школе која укључује часове у ординацији и компјутерском софтверу. Додатна обука из енглеског језика и компјутерских вештина је од помоћи, а многи администратори су похађали неке техничке или факултетске часове или имају сараднички степен. Послодавци обично обучавају нове запосленике у својим канцеларијским процедурама и вокабулару одређеног бизниса - на пример, правни речник.
Администратори могу добити добровољну цертификацију од Међународне асоцијације административних професионалаца. За сертификацију је потребно од две до четири године искуства, у зависности од образовања администратора, а кандидати такође морају положити испит.
