За многе, позивање на састанак није добродошло. На многим радним местима, радници проводе много времена на састанцима који често превише не постижу ништа. Уместо да допустите састанку да се уклопите са осталим безвредним - и можда чак и болним - састанцима које су учесници можда раније искусили, поставите свој део тако што ћете ефикасно планирати и водити ваш састанак.
$config[code] not foundПоставити циљеве. Сви састанци треба да имају сврху. Пре вашег састанка, одлучите шта желите да постигнете у овој ситуацији. Када састављате свој циљ, напишите концизну и лако разумљиву изјаву као што је, „Да изаберете рекламну кампању за четврти квартал.“
Припремите дневни ред. Наведите све теме које желите да дискутујете на састанку редоследом којим желите да их дискутујете. Додајте додатну јасноћу свом дневном реду тако што ћете одредити процијењено вријеме уз сваку ставку за расправу, помажући вам да осигурате да нисте укључили превише ставки.
Подијелите свој циљ и дневни ред прије састанка путем е-маила. Дијелећи и сврху састанка и дневни ред са онима који ће присуствовати њиховом доласку, дозвољавате им да се ментално припреме за састанак, као и да им пружите прилику да дођу припремљени са папирологијом или другим материјалима који су везани за планирани састанак. топиц.
Успоставите улоге. Изаберите особу која ће служити као секретарица и замолите ту особу да води биљешке како напредује састанак. Доделите другом учеснику састанка да ради као чувар времена. Овај појединац ће пазити на сат и помоћи вам да пратите планирану расподелу времена за сваку ставку дневног реда. Прогласите се модератором састанка и преузмите задатак да правовремено и ефикасно прелазите кроз ставке дневног реда.
Поново контролишите састанак ако вам испадне из руке. Нарочито ако учесник на вашем састанку има тенденцију да води састанке на погрешан начин, од виталног је значаја да искористите своју моћ као вођа састанка и одржавате сесију на курсу. Да бисте то учинили ефикасно, љубазно подсјетите појединца на покушај отмице састанка разлога за састанак и замолите га да сачува забринутост са стране за дискусију касније.
Додели задатке. Док се крећете кроз дискусију и одлучујете о стварима које је потребно урадити, додијелите ове задатке на лицу мјеста. Такође одредите рок за завршетак сваког задатка, побољшавајући шансе да се задатак заиста уради. Замолите појединца да узме записник са састанака да запише ове задатке.
Завршите састанак на вријеме. Ако дозволите састанку да прође планирану крајњу тачку, вероватно ћете увидети да многи од учесника ментално прегледају седење. Ако дођете до краја времена које вам је додељено и имате још ствари за расправу, ставите их на каснији датум из поштовања према онима који су дали своје време да присуствују састанку.
Дељење минута након састанка. Е-маил на записник са састанака са захвалницом присутнима за њихову сарадњу и посвећеност са 24 сата од завршетка састанка. Ако сте током састанка додијелили много задатака, укључите и пристојан подсјетник присутнима да прате додијељене ставке.
