Шта мислите: да ли сви подцењујемо важност е-поште? Можда зато што се губи у спаму, или због алтернативних канала у Твиттеру, ЛинкедИну и Фацебооку? Паметна особа ме је недавно подсетила да је е-маил кичма друштвених медија.
А на недавном посту о пословном бонтону у Америцан Екпресс ОПЕН Форуму, стручњак за мала предузећа Стеве Страусс је написао:
„Е-пошта је сада доминантан облик пословне комуникације и треба је третирати као такву. Неке јединствене политике помажу свима да остану на правом путу. ”
$config[code] not found
Кажем да чак и са “е” испред њега, то је још увијек пошта. То је ваша пословна комуникација. То није само продаја. А наше урањање у брзо и безбрижно текстуално комуницирање не значи да не треба да обраћамо пажњу на сопствене е-поруке. А ако ћете то урадити - и суочити се са тим, ви сте - урадите то како треба. Мислим да моја листа овде није ништа што већ не знамо, али можда ће нам требати подсјетници. Надам се да ово помаже:
1. Нека буде кратко. Сви смо заузети. Многи од нас скидају нашу е-пошту, траже кључне тачке, и покушавају да уђу и изађу из њих брзо. Никада нисам написао ништа што није било корисније када се исече на половину његове дужине.
2. Ставите тему сажетка. Ово изгледа очигледно, али скенирајте сопствене е-поруке и видећете да је већина тема у најбољем случају случајна. Имамо нити које расту као грудвице везане за тему прве поруке, предмет који је одавно промењен. Имали смо теме попут наслова, покушавајући нас преварити да даље читамо. Не звучите као спамер. Опишите своју поруку у вашу тему.
3. Почните и завршите са “ви”. Ово је један од основа писања пословног писма: обратите пажњу на сопствени интерес читалаца. Започните свој први параграф ријечју “Ви” и укључите нешто попут “питали сте ме” или “Ви сте хтјели…” или “Ви сте споменули” или “Требате”. читалац ће се извући из тога шта год да тражите.
4. Само једна тема по поруци. Видећете да су ваши стварни резултати е-поште на горе када разбијате е-поруке у једну поруку за сваку тему. Ове додатне поруке које желите да укључите имају већу вероватноћу да се изгубите. Прекини поруке.
5. Користите одговарајући тон. Будите опрезни и будите исправни у тону. Сарказам, пародију и иронију тешко је ставити у хладно, црно-бијели текст. Тонови су врло лако погрешно схваћени. Никада немојте писати е-пошту која би могла бити погрешно протумачена и прослијеђена некоме изван контекста. Никада не пишите е-маил који би био неугодан ако се цитира.
6. Немојте слати додатне копије. То је порука, а не архива или трезор. Сви ми мрзимо оне додатне копије које покривају вашу задњу страну, које се шаљу е-поштом свима који би могли нејасно да вас оптуже да нисте нешто послали, или да сте нешто обрадили или пратили. Пошаљите е-пошту особама за које је намијењена и ником другом.
7. Поштујте правопис и граматику. Користите провјеру правописа барем, али препознајте као што то радите тако да провјере правописа не ухвате много очигледно лоших грешака. Употреба „тамо“ за „своје“, на пример, или врло уобичајена конфузија апострофа и множине, као да је свакој плуралној ријечи потребна апострофа. Пробајте ову гоогле претрагу или моју личну омиљену, 10 уобичајених грешака на оатмеал.цом. Ове грешке у вашој комуникацији чине оно што велики комад шпината ухваћен у вашим зубима чини вашем осмијеху.
8. Запамтите да није приватно. Е-пошта ваше компаније припада компанији, а ваш лични емаил може бити позван на суду. Људи који желе и знају како могу да снооп у е-маил. Никада немојте писати у е-поруци све што вам је срамотно или неприкладно, неправедно, незаконито или глупо.
9. Е-пошта није за аргументе. Љутите речи нису биоразградиве. Никад не расправљајте у е-маилу. Идите низ ходник или се јавите на телефон. Сама сам ово научила на тежи начин, мислећи да је моје брилијантно коришћење енглеског језика некако могло да буде боље него што сам могао са старомодним причањем. Никад не. Е-пошта скоро никада не осваја тачку или зауставља аргумент. Скоро увек ствари погоршавају, не и боље.
10. Обратите пажњу на те нити. Већина нашег софтвера за е-пошту гради дугачке поруке е-поште као што деца граде снежне кугле које се котрљају низбрдо. Свака нова е-пошта се скупља у доњој нити. Има ли некога ко се бар једном није изненадио, прекасно, да сте случајно послали дугу нит која је укључивала превише информација или неки срамотни коментар о некоме успут. Зар не мрзиш кад се то деси? А онда, осим тог проблема, постоји само обична засићеност бескорисних информација, јер свака нова е-пошта у низу укључује све претходне поруке е-поште. Размислите о томе колико муља шаљемо кроз цјевовод. Да ли свима треба да се подсећа у сваком е-маилу о свему што је речено у свим повезаним порукама?
