У многим компанијама, одељење за људске ресурсе обрађује све кадровске евиденције сваког запосленог, прошлог и садашњег. Ови записи су се традиционално чували на папиру, стварајући проблеме са складиштењем, могућност лоцирања записа и дуговечности. Прелазак на компјутеризовани систем особља може помоћи у рјешавању неких од ових проблема.
Спаце
Одржавање документације на папиру заузима пуно простора. Што више запослених има компанија, то је више простора за складиштење свих података, поготово ако компанија води евиденцију за прошле запослене. Компјутеризовани систем омогућава компанији да пренесе папирне документе у дигиталну форму, што заузима само простор за рачунар. Већина рачунара има доста простора на чврстом диску за складиштење свих потребних евиденција запослених. Компанија је тада слободна да користи некадашњи простор за складиштење папира за другу канцеларију или неку другу врсту складишта.
$config[code] not foundПриступачност
Папирни записи, без обзира на то колико су добро поднети, могу потрајати неколико минута да би се претражила свака појединачна информација. Морате пронаћи фајл за правог запосленог, што је обично лако све док се датотеке чувају у добром абецедном реду, али и даље може потрајати вријеме, овисно о томе колико ћете ормарића за архивирање морати ходати да бисте дошли до њега. Након тога још увек морате пронаћи одређени документ који вам је потребан, што може потрајати, посебно ако је датотека запосленика густа. Међутим, ако је систем особља ускладиштен на рачунару, то је питање секунди за тражење информација које тражите кроз функције претраживања рачунара. Послодавци могу прегледати датотеке са више рачунара, па чак и канцеларије које се налазе у више градова, такође.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам Саплингвреме
Поред уштеде времена приликом тражења одређених докумената у папирним датотекама, послодавци могу уштедети вријеме на друге начине. Ако послодавац захтева нечији папирнати досије због дисциплинских мера или прегледа учинка, она би морала да сачека да неко пронађе досије и да јој је достави. Када је систем компјутеризован, она може једноставно да тражи информације на свом рачунару без чекања. Подношење докумената се такође ради брже, чиме се штеди време приликом подношења докумената.
Статистика
Послодавци се понекад ослањају на статистику да би проценили своје запослене и потребе компаније. Када је евиденција о особљу компјутеризована, послодавац може упутити компјутер да прикупи специфичне статистичке податке, као што су нивои излаза, изостанци или стопе флуктуације, како би пронашао начине за побољшање компаније. Ова статистика може дати послодавцу мноштво важних информација. Ако горњи менаџмент захтева ове статистике, компјутер олакшава компајлирање информација и брзо креира графикон како би боље илустровао статистику.
Трендс
Неки запосленици показују трендове у својим радним навикама који могу указати послодавцу на потенцијалне проблеме. На пример, запослени може имати навику да позива болеснике једном у неколико недеља на исти дан у недељи. Неки запослени бирају понедељак или петак да продуже викенд, док други изаберу дискретнију руту користећи један дан у сред недеље. Компјутеризовани систем особља може помоћи послодавцу да лакше препозна трендове као што је овај, него се ослања на папирне записе и меморију.
