Комуникација на радном мјесту адресирана на "досије" мора се придржавати процеса и структуре записа о запослењу, као и основног формата за пословну кореспонденцију. Меморандуми о датотекама служе за документовање таквих радњи као што су измјене особља или одлуке о запошљавању. Такође, оне чувају чињенице и околности везане за људске ресурсе и истраге на радном мјесту.
Адресат
Иако је ваш меморандум намењен документовању досијеа, још увек постоје адресати који треба директно да добију примерак комуникације. На пример, ако документујете документацију запосленог о њеном разматрању за унапређење, можда ћете желети да укључите њеног тренутног супервизора и супервизора коме ће се јавити у новој улози. Поред тога, пружите запосленом копију дописа.
$config[code] not foundОсетљиве информације
Записи о радним мјестима о осјетљивим информацијама требају бити упућени само онима који имају потребу за знањем, а меморандуми морају бити јасно означени "повјерљиво" ако садрже информације које се не смију расправљати између ХР-а и надзорника запосленика. У неким случајевима, белешке о фајловима који се односе на осетљива питања уопште не би требало да се стављају у досије радника. На пример, у случајевима истрага на радном месту, као што је сексуално узнемиравање, поднесак се подноси у истражни досије, а не у досије о запосленима.Подсетници за истражне сврхе остају поверљиви и доступни само особљу са потребом да знају, као што су особље за људске ресурсе, руководиоци и власници компанија или правни саветници.
Мемо Цонтентс
Осим ако је овај допис део текуће кореспонденције, можда ћете морати да опишете околности или објасните разлог ваше документације. Ако се ради о особљу - осим о истрази - започните допис са именом, одјелом, положајем и дужином запослења запосленика. На пример, ако сумирате захтев запосленог за трансфер, ваш први параграф треба да садржи релевантне информације, као што су положај запосленог и положај или одељење за које је затражила трансфер. Меморандум ће такође садржавати детаље о томе да ли је њен захтев за трансфер одобрен, размотрен или одбијен.
Дистрибуција и архива
Ако пишете у датотеку запосленог, копија меморандума треба да се уђе у датотеку ХР опште преписке као део листе за дистрибуцију. Поред тога, запослени добија копију, као и друге странке које могу бити упознати са информацијама о запосленима, осим ако је меморандум дио повјерљиве истраге на радном мјесту. У том случају, само ХР и особље које ради на истрази треба да имају приступ меморандуму. Када се фајл који садржи меморандум пошаље архиви, ХР одељење задржава копију белешке која се налази у општој кореспонденцији одељења.
