Манила фасцикли и ормари за архивирање нису потребни за вођење и организовање комплетне евиденције важних докумената. Папири могу бити уништени након што су електронски поднесени или чак потпуно елиминисани, јер се више компанија и владиних канцеларија креће ка еколошки прихватљивијим бизнисима без папира, избјегавајући штампане копије за електронске верзије. Електронска папирологија смањује потребу за складиштењем, чиме се смањују трошкови, штеди вријеме и користи окружењу. Скенирање, копирање и архивирање докумената је једноставно уз минимално улагање у хардвер и софтвер. Скенери се продају онлине, у продавницама канцеларијских производа, па чак иу робним кућама, и приступачни су. Неке машине комбинују могућности штампања, факсирања, скенирања и копирања.
$config[code] not foundСкенирање докумената
Повежите скенер са рачунаром помоћу приложеног УСБ кабла. Инсталирајте све управљачке програме помоћу инсталационог ЦД-а или на веб-локацији произвођача.
Поставите документ са страном за штампање надоле на оквир стакленог кревета.
Поравнајте ивице према ознакама на стаклу.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингСкенирајте једну по једну страницу тако што ћете затворити поклопац и притиснути дугме “Сцан” или “Старт”. Документ ће бити конвертован у дигитални фајл. Што је више тачака по инчу или ДПИ, то је већи детаљ који ће скенирани документ имати. Међутим, са више детаља, датотека постаје већа и биће потребно више времена за преузимање.
Копирање докумената
Ставите штампану копију документа на стаклени копирни уређај, са рубовима поравнатим као што је назначено на машини.
Притисните дугме „Копирај“ или „Старт“.
Кликните десним тастером миша на електронски документ и изаберите „Копирај“.
Копирајте електронски документ у исту фасциклу, у постојећи фолдер или у нови фолдер.
Филинг Доцументс
Кликните на икону у горњем десном углу менија "Мој рачунар" који изгледа као фасцикла са звездицом на њој. Ово ће отворити нову фасциклу.
Именујте мапу на одговарајући начин за тип докумената који ће бити похрањени у њему.
Превуците датотеку у нову фасциклу тако што ћете држати леви тастер миша преко фасцикле, померити стрелицу у фасциклу и отпустити леви тастер миша.
Савет
Немојте држати непотребне датотеке. Користите конзистентан метод за именовање датотека и фасцикли за најефикасније подношење. Држите повезане документе заједно. Одвојите текући и завршени посао. Избегавајте препуњавање фасцикли. Уместо тога, рашчланите велике датотеке на мање, прецизно именоване подмапе.
