Улога менаџера докумената

Менаџер докумената је члан ИТ особља чији је циљ организовање, ажурирање и побољшање укупног тока документације унутар компаније. Корпорације су највећи послодавци менаџера докумената, мада ће одређене индустрије - као што су веће фирме за некретнине, правне услуге, финансирање, здравствена заштита и осигурање - вероватно имати на располагању менаџера докумената без обзира на величину. Већина позиција за управљање документима захтева најмање једну до три године претходног искуства; међутим, недавно завршени факултети са специјализованом обуком могу се директно пребацити у позицију. Познавање специфичног софтвера, као што су системи за управљање документима и / или програми за управљање односима са клијентима, је од суштинског значаја за функцију посла. Менаџери докумената имају пет главних одговорности за посао: повећање приступачности, архивирање докумената, ажурирање информација, евидентирање следљивости и преузимање докумената.

$config[code] not found

Повећајте приступачност

Запосленима је потребан приступ документима као што су пропратна писма, маркетиншки материјали, водичи и информације о клијентима како би довршили свој рад. Традиционално, запослени су те датотеке спремили директно на своје хард дискове како би их могли користити у будућности, али постоји инхерентан ризик да ће датотеке постати застарјеле. Поред тога, запослени могу трошити драгоцено време на чешљање тврдих дискова за документе које никада нису преузели. Систем за управљање документима решава све ове проблеме. Он креира фокалну тачку где се чувају сви документи. Штавише, ти исти документи се могу поделити са особљем и клијентима путем веб сајта. Већина система за управљање документима може лако да прикаже веб локацију; предност је у томе што је доступна свима који имају интернетску везу и не захтева додатни софтвер или инсталације за преглед (може захтевати корисничко име и лозинку, али то може да се наведе).

Архивирање докумената

Пореска управа захтијева од финансијских институција да чувају документацију која се односи на клијента пет година након затварања рачуна. Одељење правде захтева још дужи временски оквир за адвокатске канцеларије, што значи да сви ти досијеи морају отићи негде. Менаџери докумената обично архивирају документе хронолошки, иако неки преферирају абецедни редослед у зависности од количине информација које се чувају. Ако је то уред без папира, онда би документи требали бити подупрти (на двије одвојене локације), а затим уклоњени са сервера.

Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам Саплинг
Ажурирање докумената

У зависности од величине организације, вештине писања могу бити кључни елемент улоге менаџера докумената. Пропратна писма, предлошци и туторијали захтијевају стално ажурирање да би остали релевантни. Штавише, изјаве о приватности, празни уговори и техничка документа добијају мање измене приближно једном годишње. Без обзира да ли менаџер докумената врши ове промене лично, његова је одговорност да осигура да сви користе најновије верзије. Најједноставнији начин да то урадите је коришћење система за управљање документима.

Снимање праћења

Документи се мењају, а одговорност менаџера документа је да зна ко је направио промене. Следљивост је стандардна функција у већини софтвера за управљање документима. Међутим, управитељ докумената може пратити сљедивост без софтвера тако што ће сваки документ читати само за читање, а затим ће пријавити захтијеване промјене онако како су примљене.

Преузимање докумената

Биће случајева када менаџер докумената треба да пронађе ставке које су већ архивиране. Најчешће се ради о ревизијама, тужбама и природним катастрофама - од којих сви захтијевају прецизну евиденцију прошлих догађаја. Из тог разлога, менаџери докумената морају архивирати материјале што је логичније и тачније могуће. На тај начин, сваки менаџер докумената може приступити тим потребним записима, без обзира на то ко их је првобитно похранио. Када је у питању припрема за природне катастрофе, чувајте резервну копију канцеларијског сервера негде изван канцеларије. Ако је могуће, чувајте га у другом региону, као што је канцеларија за сателит.