Остати организован је од суштинске важности за обезбеђивање уредног рада канцеларије. Као извршни помоћник, често се настоји одржати ефикасна канцеларија и ако нисте спремни, ствари могу постати напорне. Од вас се тражи да обављате задатке на дневној, недељној и месечној основи. Без организације, лако је збунити се и заборавити важне рокове.
То До Ареа
Одредите део вашег стола као област за обављање посла, уместо да имате лепљиве ноте и папир свуда. Ставите ставке у кутију или фасциклу на ваш стол и повремено их проверите током дана. Када се задаци заврше, уклоните ставке са стола у "завршену мапу" или у кутију за попуњавање. На почетку сваког дана, направите комплетну листу задатака за тај дан и ставите их у фасциклу "то-до". Уклоните задатке док су завршени. Додајте задатке када дођу до вас и на крају дана будите сигурни да је све завршено.
$config[code] not foundСет Даис
Одредите дане за недељне задатке. "Можете уредити ваш тједан како бисте знали, у неку руку, у сваком случају, шта ћете радити", каже Вицториа Моран из ОффицеПРО магазина. На пример, изаберите среду као дан за исецање и држите папире који се морају уништити у кутији док не дође време.Или, ситни новац у петак. Ово може радити и са свакодневним активностима. Моран предлаже враћање гласа и е-поште у одређено време дневно. (РЕФ1) На тај начин нећете морати да престанете да радите често током дана.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингЦолор Цодинг
Коришћење кодирања у боји може вам помоћи да организујете шта треба да се уради и када. „Увијек размислите о томе које задатке обављате и колико често их изводите“, каже Јудитх Аллен из Админ Сецретс. (РЕФ2) Кодни тједни задатак једне боје као црвена; дајте дневне задатке плаве, месечне задатке жуте и тако даље. Поставите задатке у мапе са кодовима, а затим узмите календар и означите шта треба да се уради са обојеним квадратом иза њега. У електронским календарима, укуцајте речи у бојама задатка ако не можете да направите кутију.
Схаре Респонсибилити
Подела одговорности је суштински важна у одржавању организованости. Можда вам се чини тешко јер сте особа којој је већина задатака делегирана, али то се може учинити. Понекад, правовременост вашег задатка зависи од акција ваших супервизора и сарадника. Ако сте задужени за балансирање књига, дајте својим колегама рок до којег треба да се окрену. Нека и они одјаве сваки чек који узму из књиге. Ако шеф иде на путовање, нека он запише или да наведе шта треба да се уради. Затим му дајте копију списка да бисте били сигурни да сте обоје на истој страници. Такође, дајте колегама специјалне фасцикле да све ситне новчане рачуне претворе у један директоријум. На тај начин нећете морати да идете ловити никога када је време да помирите фиоку.
