За оне са пословима који се односе на клијенте, нова е-пошта са темом "хитно" често шаље валове страха чак и најискуснијим професионалцима. Нису сви захтјеви клијената и питања једнаки или хитни. Дакле, шта особа на другој страни е-маила или телефона заиста жели, и када им је то потребно?
У мојој претходној каријери као менаџера у више ПР-а и комуникацијских фирми, оно што сам највише примијетио од млађег кадра била је тенденција да се одмах каже „да“ без постављања додатних питања која би могла разјаснити неспоразуме. Често тимови достављају извештаје, креативне пројекте и друге информације без потпуног разумевања шта клијент заиста жели или зашто.
$config[code] not foundВидео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам Саплинг"Клијенти желе да њихова агенција и пословни партнери олакшају свој живот и да не отежавају свој живот", напомиње Цхантелл Гленвилле, аутор књиге Шта клијенти заиста желе (и они који их луде). У том циљу, она позива организације које пружају услуге клијентима да буду директне у постављању питања како би боље разумеле проблеме клијента, и на крају боље разумију зашто постављају питања која они постављају.
Ево конкретних питања и радњи које треба предузети чим добијете збуњујући захтев.
Шта АСАП значи?
Може изгледати једноставно, али када клијенти (или шефови у том случају) пошаљу поруку у којој пише да им је потребно нешто што је АСАП, је ли рок јасан? Да ли се упуштају у састанак са ВП-ом у року од 15 минута, када им је потребно да представе ову информацију, или да састављају мјесечни извјештај за двије седмице? Никад не претпостављај. Питајте их када су им потребни резултати. То ће вас спасити од тога да радите дан ако радите на другим хитним пројектима и заиста им то не треба неколико дана. Алтернативно, то ће вам уштедети много тешких разговора ако је заиста потребно за 15 минута, а ви сте чекали до краја дана да бисте послали поруку.
Ко заправо прави упит?
Након што сам се запослио као интерни менаџер комуникација за технолошку компанију (раније сам радио на другој страни у ПР фирмама) првих неколико мјесеци били су пуни открића да желим да мој бивши менаџер рачуна сам схвати. Потпредседник маркетинга ће ми често слати криптичне белешке касно у ноћ о стварима о којима смо раније разговарали или о питањима која нису деловала довољно хитно да би гарантовала поноћну е-пошту. Онда бих јој упутио питања нашој ПР агенцији. Након много директних разговора са мојим шефом, постало је јасно да она преноси захтјеве или питања од извршног директора и других у извршни тим. Једноставно је тражила појашњење - није било пасивних агресивних мотивација.
Једном када схватите одакле потичу питања или забринутост, олакшава вам да пружите што више или мање детаља у формату који одговара циљаној публици.
Како користе информације?
Можете ли поново послати мјесечне бројеве? Морамо разговарати о буџету за овај пројекат. Када ћете испоручити најновије артикле?
Када се питања попут ових заврше у вашој поштанској сандучићи, прва реакција је често паника и иде право на негатив. Јесу ли незадовољни резултатима? Да ли желе да нас отпусте или смање наш буџет? Да ли су нестрпљиви и покушавају нас пасивно тражити да их доставимо прије рока? Али често прави одговор је далеко мање злокобан. Понекад желе да покажу свој рад (и играју свој допринос) како би импресионирали шефове или чланове одбора, оправдали буџете, или га чак искористили као средство за преговарање за подизање или унапређење. У оквиру корпоративног окружења, особа која управља спољним добављачима често је повезана са радом који обавља добављач. Када обавите одличан посао (или алтернативно један грозан), ваш контакт са клијентом често прима похвале или презире од виших људи. У том циљу, менаџери и клијенти морају увијек олакшавати клијенту да се хвали и покаже сав напоран рад који сте ви и тим постигли. Шаљете резултате успешне кампање? Увек шаљите добре (и лоше) вести у професионалну, добро осмишљену е-пошту која клијенту олакшава да проследи шефу или чак шефу шефа. Питајте клијента да ли желите да припремите извршни резиме који може да формално подели са интерним тимом или слајдовима које они могу убацити у свој наредни квартални извештај. Уместо стреса који једу све чипове у соби за одмор, следећи пут када не можете да дешифрујете захтев клијента, направите корак уназад, размотрите све могућности и онда их питајте. То чини ваш посао лакшим и на крају ће вас учинити радним херојем!
