Меморандуми - кратки за меморандум - су скоро исти као и слова. Главна разлика између њих је у томе што писма преносе информације људима изван организације, док се меморије углавном пишу људима изнутра. Друга разлика између слова и белешки је формат. Писмо користи поздрав ("Драга госпођо") и блискост ("Искрено"); мемо не. Белешка увек садржи линију предмета. Меморандуми могу бити формални или неформални, у зависности од тога ко ће их прочитати.
$config[code] not foundСадржај плана
Наведите тачке које треба да унесете у белешку и запишите информације које су вам потребне да бисте их подржали. Укључите информације о позадини које су потребне за давање теме контексту.
Наручите информације. Ако је тема комплексна, неугодна или контроверзна, позадински контекст би требао ићи први. У супротном, почните са главном идејом.
Проверите да ли сте изоставили подршку или главне информације.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингПрикупите попратне документе које ћете требати за референцу док пишете свој допис.
Форматирајте белешку
Проверите да ли ваша компанија има жељени формат за меморандуме за интерфекцију. Неке компаније чак имају и прештампане обрасце меморандума. Користите жељени или претходно одштампани формат ако је доступан.
Поставите маргине, остављајући најмање 1/2-инчни простор на врху и на дну и 1-инчни простор са сваке стране. Садржај белешке треба да буде центриран на страници; ако је допис веома кратак, горње и бочне маргине треба повећати.
Поставите стил документа за обраду текста у блок формат: лево поравнат, један размак, са размаком између пасуса.
Направите наслов
Укуцајте компоненте заглавља да бисте покренули мемо, једну компоненту по линији са једним размаком. Сваку компоненту треба да прати двоточка. На пример: Дате: То: Фром: Субјецт:
Упишите информације о предмету користећи стил наслова. То значи да све речи у субјекту треба да буду написане великим словом, осим чланака, предлога и везника са мање од четири слова, осим ако не започну или заврше наслов. Учините тему специфичном.
Попуните "Дате", "То" и "Фром" линије, поравнавајући прву реч сваког са првом речју линије предмета. Датум би требао бити написан с изговореним мјесецом - 4. јули 2020., на примјер. Користите пуна имена за линије "До" и "Фром".
Направите наслов на другој и наредним страницама ако се меморија покреће дуже од једне странице. Ако је белешка за више прималаца, користите скраћени облик линије предмета, један размак и укључите датум, затим поново један размак и укључите број странице. Ако се ради о једној особи, можете користити алтернативни образац, наводећи име читаоца, број странице и датум на једној линији, десно поравнати име, број центриран и датум лијево поравнати.
Напишите тијело
Напишите уводни параграф ако га читалац треба за контекст. Овај параграф даје историју, наводи проблем који треба да се адресира у белешци и / или освежава читаочеву меморију о претходним комуникацијама о теми.
Наведите главну идеју меморандума. Ово ће бити почетна линија ако нисте написали уводни параграф. Овде објављујете политику, решење, одлуку, препоруку, налаз или догађај. Ако није било увода, наведите кратак контекст, на примјер, "Као што смо разговарали …" или "Будући да је кафетерија доживљавала дуге линије …"
Наведите све информације потребне за објашњење, подршку или потпуно преношење информација које читалац треба да разуме тему.
Завршити
Наведите ознаке на дну, као што је "цц:" ако шаљете копију дописа некоме осим особе која је наведена у заглављу.
Измените белешку. Уверите се да су правопис и граматика тачне, да су идеје развијене и да ће читалац разумети шта треба да кажете.
Одштампајте белешку и унесите је. Неке организације желе да иницијали написани поред линије "Фром" у заглављу. Други желе иницијале на дну. Проверите политику компаније.
Савет
Било да пишете допис надређеном или подређеном, неколико људи или да информишете друге о контроверзним или непожељним темама, задржите тон пословног и формалног. Чувајте белешке сажете, јасне и лако читљиве.
Упозорење
Приликом писања, имајте на уму да дописи више нису привремена комуникација као што су некада били. Садржај ће вероватно остати неограничен, чуван као досије о активностима компаније и историји. Зато пишите са трајношћу на уму.
