Једно од најстреснијих времена за већину власника малих предузећа је када новчани токови постану затегнути, јер плаћања не долазе од купаца. Не мора нужно да се ваш посао не креће глатко, већ зато што ваши клијенти не плаћају благовремено.
У овом водичу за фактурисање и плаћање, желимо да поделимо са вама неке најбоље праксе за фактурисање клијентима. Поред тога, желимо да поделимо начине да осигурамо да будете плаћени на време (или што је могуће ближе), тако да не морате да бринете о новчаном току.
$config[code] not foundКористите Софтвер за фактурисање
Коришћење софтвера за фактурисање као што је Хивеаге има неколико предности за ваше пословање. За почетак, то показује вашим клијентима да је ваш рачуноводствени процес професионалан и организован. Такође ће знати да неће моћи да прођу кроз пукотине и пропусте уплату.
На крају, моћи ћете лако да пратите посебне промоције које се нуде одређеним клијентима, колико брзо или полако купци имају тенденцију да плаћају, који су рачуни доспели, и још много тога.
Такође ћете моћи да покренете детаљне извештаје који ће вам помоћи када клијенти буду заинтересовани за фактурисање у односу на историју плаћања. Ове извештаје можете покренути и када клијенти протестују против количине производа или услуга које су примили у односу на износе које су фактурисали.
Дискутујте о детаљима фактурисања на почетку
Када почнете да радите са новим клијентом, добро је да потврдите детаље фактурисања што је пре могуће. Неки клијенти ће одложити плаћање фактуре једноставно зато што једна ствар, као што је број наруџбенице, недостаје. Ево шта вам је потребно да од самог почетка успоставите да бисте осигурали успешну будућност фактурисања.
Да ли Вашем клијенту треба В-9 на почетку заједничког рада? Да ли ваш клијент жели да на сваком рачуну буде одређено име пројекта или број наруџбенице? Да ли ваш клијент има више пословних адреса и да му је потребна посебна адреса за фактурисање ради правилног усмеравања? Пронађите ове ствари тако да немају оправдани изговор да одгоде исплате.
Већина клијената је у реду да буду фактурисани онлине путем е-поште. Али неки и даље желе да та копија стигне поштом. Обавезно пошаљите фактуру у складу са тим.
Различити клијенти имају различита правила када је у питању фактурисање. Неке фактуре морају ићи власнику компаније на одобрење, а онда ће се спустити на рачуноводство. Други морају ићи у рачуноводство са ЦЦ-ом код пројектног менаџера са којим радите како би могли послати свој ОК у рачуноводство.
Повремено ћете имати клијента где фактура мора да се пошаље као ПДФ за једну особу на одобрење. Затим се мора послати другој особи на одобрење. Коначно, мора се послати електронском одељењу за рачуноводство.
Сазнајте шта је процес за вашег клијента и пратите га у складу са тим.
Јасно дефинишите своје услове
Изненађујуће, неки људи не наводе услове плаћања. Они само остављају обавезу по пријему на рачуну. Ако ваши услови плаћања нису доспели по пријему, требали бисте их у складу са тим променити на фактури. У супротном, људи ће претпоставити да нисте променили услове плаћања из подразумеваног подешавања и да направите сопствене услове плаћања.
Када говоримо о условима плаћања, један од начина да будете сигурни да ћете бити плаћени пре него што обавите посао или пошаљете производ је да понудите попуст за авансно плаћање. Ваши клијенти ће волети прилику да мало сачувају, а свидјет ће вам се чињеница да не морате бринути да ћете се укочити.
Јасно дефинишите када очекујете фактурисање
Обавестите своје клијенте унапред да обично фактуришете на крају месеца, прво у месецу, средином месеца, недељно, двонедељно, или када је пројекат завршен. На тај начин, они знају када могу очекивати да добију вашу фактуру и надамо се да ће је потражити.
Понудите више од једног начина плаћања
Само зато што 90% ваших клијената користи ПаиПал или онлине плаћање не значи да ће осталих 10% бити. Ако дозволите својим клијентима да плаћају кредитном картицом или чеком, моћи ћете да уклоните већину баријера плаћања за већину ваших клијената.
Да бисте осигурали да ваши клијенти могу да плате онако како желе, укључите своју поштанску адресу на фактуру и омогућите додатне опције плаћања за плаћање на мрежи ван ПаиПал-а.
Добре алтернативе обраде кредитних картица за ПаиПал укључују Стрипе, Браинтрее и Аутхоризе. Сва три имају сличне цене од 2,9% + 0,30 $ по трансакцији. Додатне накнаде укључују следеће.
- Браинтрее не наплаћује провизију за трансакције за првих 50.000 обрађених преко њих. Они наплаћују додатних 1% за међународне валутне трансакције.
- Браинтрее и Стрипе наплаћују накнаду у износу од $ 15.
- Стрипе наплаћује додатних 2% за међународне валутне трансакције.
- Овлашћивање наплаћује $ 49 накнаду за постављање, $ 25 месечну накнаду за приступ, 1.5% провизију за међународне трансакције и 25 УСД за накнаду за поврат.
Како бирате? Ево неколико питања која треба поставити о Вашем пословању.
- Желите ли примати уплате путем телефона или путем мобилног уређаја особно?
- Да ли желите да прихватите само стандардна плаћања кредитним картицама (Виса, Мастерцард, Дисцовер, АМЕКС, итд.) Или желите да прихватите и новије начине плаћања као што су Аппле Паи, Битцоин или Венмо?
- Да ли вам је потребна претплата? Поделите опције плаћања?
- Да ли имате клијенте широм света и земље које не могу да користе ПаиПал?
Када добијете одговоре на ова питања, требали бисте бити у могућности да ускладите карактеристике процесора плаћања са вашим потребама да бисте утврдили која је права ствар за ваше пословање.
Такође, имајте на уму да ако имате клијенте који не плаћају преко ПаиПала јер имају нешто против ПаиПала, можда им се не свиђа Браинтрее, јер је Браинтрее купљен преко ПаиПал-а.
Потврдите да сте послали рачун
Знате да можете да се ослоните на софтвер за фактурисање. Дакле, не чините то нужно зато што не верујете у свој софтвер, већ више да бисте добили први подсетник да сте послали вашу фактуру.
Након што пошаљете фактуру клијенту који први пут путује, пошаљите поруку е-поште особи која треба да прими фактуру и свакоме ко треба да га копира и који сте управо послали на фактури. Може се укључити као случајно помињање које иде уз ваше ажурирање пројекта.
Обично је потребно да то урадите само са клијентима који први пут или клијентима који рутински касне са плаћањем. Са првим клијентима, то вам омогућава да се уверите да су подаци о фактури тачни.
Сенд Гентле Реминдерс
Неће свако платити 100% на време. Неки људи ће легитимно бити толико заузети да нехотице забораве вашу фактуру. На почетку желите да претпоставите да је ваша фактура грешком заборављена и да у складу са тим поставите ваше подсетнике.
Приликом поновног слања фактуре, неки велики начини да се приступи подсјетнику на рачуну укључују сљедеће, укључујући и неке формулације за посебне ситуације.
- Приметио сам да још нисте погледали моју фактуру. У случају да не дође исправно, поново је шаљем. Такође ћу приложити копију путем ПДФ-а у засебној поруци е-поште. Никада не знате са филтерима за нежељену е-пошту ових дана.
- Знам да сте недавно били заузети новим лансирањем пројекта. У случају да је закопан у вашу пристиглу пошту, ево моје фактуре за посао прошлог месеца.
- Надам се да сте имали добар пут! Знам да сте вероватно много тога надокнадили, па сам хтео да будем сигуран да је то на врху листе јер је прошло 30 дана.
- Ово је само пријатељски подсјетник на мој рачун из прошлог мјесеца. Време лети, али пошто је прошло 30 дана, мислио сам да ћу вас обавестити.
Већином, ово би требало да реши проблем и да добијете одговор - и плаћање. Ако не добијете одговор од једне особе, увијек можете послати благи подсјетник неком другом. Дозволите тој особи да зна да нисте чули за вашу фактуру и да желите да будете сигурни да је она стигла до њих.
Ако немате персонализиране подсјетнике, и то је у реду. Уместо тога, можете изабрати аутоматско слање подсјетника!
Спустите ногу
Ако горе наведени подсетници остану незапажени, онда ћете можда морати да будете мало агресивнији. Ово је посебно важно ако је рачун постао озбиљно кашњен. Морате размотрити неке ствари пре него што кренете овим путем.
- Да ли желите да ова компанија остане као клијент? Ако то учините, суосјећање са спорим плаћањем може вам донијети њихову будућу лојалност.
- Можете ли зауставити испоруку или услуге због неплаћања? Опет, овај избор се може сводити на то да ли желите да ова компанија остане клијент.
Имајући у виду ове одговоре, поступајте у складу с тим. Почните са поновним слањем фактуре, и дигитално и путем поште. Позовите свог клијента и обавестите га да разумете да ствари могу бити тешке, али сте извршили договорене услуге или послали испоручене производе. Дакле, текућа уплата доспијева одмах.
Да, ово може бити неугодно. Али то је и посао. Ви вероватно нисте једини продавац који ваш клијент касни са плаћањем, тако да нећете бити једини који спроводи проблем. Али ако сте једина особа која врши притисак на њих, вероватно ћете прво бити плаћени. Или барем прво након што се плаћају основни комуналије, станарина и други рачуни.
Истрајност на овом питању може бити фрустрирајуће и за вас и за ваше клијенте, али то може бити кључно за плаћање. Неки власници малих бизниса су пријавили да су плаћени тек две године након што је закон доспео. Док касно никад није добро, боље је него никада.
Фактура слике преко Схуттерстоцка
Више у: Популарни чланци 9 Коментари ▼
