Не само да радно мјесто без папира помаже предузећима да уштеде новац и троше мање, већ их и стављају на пут да буду еколошки прихватљивији. Ако размишљате о размени ормарића за документе који пуне планине докумената за систем без папира, али нисте сигурни где да почнете, погледајте следећих 10 корака да не идете без папира.
Гоинг Паперлесс ат Ворк
Дељење датотека Дигитално
Уместо да се ослоните на штампач да одштампа хорде докумената, делите датотеке са колегама путем дигиталних метода, као што је Гоогле Документи. Штавише, пошто ова бесплатна услуга путем Гмаила континуирано штеди, радни фајлови се никада неће изгубити, за разлику од фотокопера!
$config[code] not foundНицк Цандито, суоснивач и извршни директор Прогрессли-а, изјавио је Трендовима у Смалл Бусинесс-у да су неки кључни начини како без папира помоћи предузећима. Говорећи о "придржавању" и како дигитализација побољшава радне праксе, Цандито је рекао:
“Нема сумње да дигитализација побољшава сарадњу. Када свако може да приступи основним документима и доследно прикупља праве информације за праву особу када је то потребно, мазате точкове вашег мотора за комуникацију унутар компаније. "
Чувајте датотеке у облаку
Предузећа свих величина ослањају се на папирологију, која се убрзо повећава и постаје захтјевна. Уместо попуњавања важних папира у ормаре за архивирање, складиштите их на системима заснованим на облаку, као што је Дропбок. Ови дигитални системи без папира ће вам уштедети невероватне количине простора у канцеларији, а да не спомињемо да ће помоћи очувању виталних докумената.
Скенирање и факсирање више
Скенирање и факсирање докумената захтијева кориштење папира. Помозите да ваше пословање буде без папира помоћу апликације за скенирање на телефону за скенирање докумената. Сачувани документи се затим могу конвертовати у ПДФ датотеке и делити их колегама путем е-поште.
Подстакните дигиталне комуникације
Охрабрите вашу радну снагу да усвоји културу дигиталне комуникације, при чему се бивше папирне методе комуникације, као што су фактуре за слање поште и исплате, замјењују дигиталним методама као што су е-поруке и инстант поруке.
Ослањање на дигиталну комуникацију уместо на папирне поруке, помоћи ће вам да сачувате ваше пословно време. Цандито белешке, користећи дигитални радни папир уместо папира, омогућава менаџменту да “надгледа вашу пословну и кључну сарадњу у реалном времену и да анализира уска грла како би их побољшала и тиме побољшала резултате.”
Замените папирне рачуне и изјаве за дигиталне
Било да се ради о рачунима за енергију, банковним изводима или фактурама извођача радова, сва предузећа генеришу рачуне и изјаве. Ако се ваши рачуни још увијек креирају у папирнатом облику, једноставно затражите да их пошаљете у дигиталном облику. Уопштено говорећи, банке попут банака и других организација преферирају слање дигиталних изјава и поште, јер се тиме штеде трошкови штампања и слања поште.
Генеришите дигиталне пословне картице
Визит карте, иако су неопходне, захтевају знатну количину папира за гушење дрвета. Уместо да извучете новчаник са снопом визиткарти, дигитализујте своју пословну картицу. Доступно је много софтвера и апликација, као што су Пеарл Сцан и ЦамЦард, које скенирају визиткарте и претварају их у дигитални документ.
Користите електронске потписе
Чак и наши потписи могу бити потписани електронским путем. Уместо да се одштампа документ, физички га потпише оловком и пошаље га примаоцу, потписи се могу потписати електронским путем, што значи да нема потребе за дуготрајном и скупом папирологијом. Абоде Реадер се може користити за потписивање докумената без потребе за штампањем било чега.
Такве дигиталне методе могу помоћи у побољшању сигурности пословања. Кандито каже: "Уз дигитализоване процесе, идентифицирати управљање и контроле приступа осигуравају да само прави људи могу приступити одређеним документима и системима."
Просијати и сортирати постојећу папирологију
Да бисте успешно направили канцеларију без папира, мораћете да "изравнате" неке од постојећих папира који су можда седели у канцеларији последњих 20 или чак 30 година. Посветите јутро, или дуже, да проучите стару папирологију и одредите шта се може ставити кроз пролифер. Уклањање сувишне документације из канцеларије ће створити више простора, као и невероватно задовољство!
Маке Меетингс Паперлесс
Уместо да на састанцима дајете папирнате материјале, користите пројекторе и технологију која преноси информације које желите да делите са једног визуелног извора.
Обука особља да буде више дигитално здрава
Пословање без папира захтева неко дигитално знање. Од задатака као што је слање докумената путем е-поште до система заснованих на облаку за складиштење датотека, ако вашој радној снази недостаје дигитална способност, улагање времена и новца у обуку, вјероватно ће се показати као корисно и непроцјењиво дугорочно улагање.
Кандито каже да бити ослобођен папира помаже у оптимизацији перформанси и крајњем резултату компаније, наводећи:
„На крају крајева, оно за шта снимате без папира је побољшање корисничког искуства и стога побољшање резултата.
Тхровинг Папер Пхото преко Схуттерстоцка
2 Цомментс ▼
