Помоћник за аутоматизацију канцеларије је наслов заједничке административне подршке у влади Сједињених Држава. Такве разноврсне агенције и одељења као што су Министарство унутрашњих послова, Одељење за рад, Здравствена управа ветерана, Имиграција и царина и Министарство пољопривреде запошљавају људе као помоћнике за аутоматизацију канцеларије. Ови федерални службеници су одговорни за низ административних дужности које помажу рад агенције у којој су запослени.
$config[code] not foundПомоћник за аутоматизацију уреда
Помоћници за аутоматизацију канцеларије олакшавају комуникацију у канцеларији и одржавају професионалну радну средину. Они могу одговорити на телефонске позиве, прослиједити позиве, узети поруке, примити посјетитеље у уред и пратити посјетитеље док су у уреду. Помоћници за аутоматизацију уреда могу одговорити на е-пошту и писма опште природе, испунити опће захтјеве за информацијама, прослиједити техничку или специјализовану кореспонденцију најточнијој особи и дистрибуирати вањску пошту уредском особљу. Поред тога, асистенти за аутоматизацију канцеларије дистрибуирају комуникацију између канцеларија и одржавају канцеларију огласне табле.
Информације и производња
Помоћници за аутоматизацију канцеларије одговорни су за производњу и побољшање писаних материјала. Они могу писати, форматирати и уређивати извјештаје, писма, обрасце, меморандуме и друге врсте докумената. Они воде евиденцију и фајлове, у физичком или електронском облику, укључујући канцеларије и евиденцију о присуству, и преносе их према упутствима. Помоћници за аутоматизацију канцеларије такође ажурирају приручнике и упутства за рад у канцеларији по потреби.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингПланирање и пружање услуга
Помоћници за аутоматизацију канцеларије планирају и обезбјеђују да службеници путују службеним пословима као и редовним радом канцеларије. Они могу припремити итинерере, организовати превоз, направити хотелске резервације и резервисати путовања, прикупити путне дозволе, припремити путне ваучере и друге задатке везане за путовања. Они могу припремити кратке и презентационе материјале за особље у припреми за њихово путовање. Помоћници за аутоматизацију канцеларије такође процењују потребу за канцеларијским материјалом, узимају захтеве за посебне предмете, прате установљене процедуре за набавку потрошног материјала и затим дистрибуирају залихе. Помоћници за аутоматизацију канцеларије прате установљене процедуре како би организовали техничаре за поправке када постоје проблеми са неком од канцеларијске опреме.
Уред и администрација
Помоћници за аутоматизацију канцеларије испуњавају службене потребе канцеларије. Од њих се може тражити да уписују документе, снимају диктате, узимају записнике са састанака, праве фотокопије, шаљу факсове, архивирају документе и допуњују канцеларијски материјал. (У ствари, брзина куцања од 40 речи у минути или брже је обавеза посла.) Поред тога, помоћници за аутоматизацију канцеларије морају да обављају дужности другог административног особља када су одсутни.
