Системи архивирања успостављају канцеларијске процедуре које организују информације у складу са доследним правилима која олакшавају проналажење информација. Системи архивирања организују документе које други појединци и организације шаљу компанији, записе о интерним активностима компаније и евиденцију информација које компанија шаље другим компанијама и појединцима.
Инбок и Оутбок
Оутбок садржи излазне документе пре него што се дистрибуирају. Одлазни документи укључују одлазну пошту, факсове или документе за скенирање и слање е-поште ентитетима изван организације. Инбок прима улазне документе пре него што се они поднесу или дистрибуирају интерно. Ови документи укључују дописе; документе који детаљно описују нови пројекат, иницијативу или клијента; и документе који долазе поштом. Неки инбок-и имају два одељка. Један део садржи документе који имају постојеће датотеке, а други одељак садржи документе којима је потребан нови фајл.
$config[code] not foundФилес анд Цатегориес
Датотеке су фасцикле које садрже информације које припадају заједно према имену, датуму, предмету, локацији, пројекту или другим подацима. Вишеструке датотеке груписане су по категоријама. Често су овим категоријама додељене боје, а за лакше упућивање на ове категорије користе се фолдере или наљепнице у боји. Системи архивирања успостављају логичко постављање појединачних датотека унутар категорије. На примјер, ординација лијечника може имати категорије означене бојама које одговарају сваком слову абецеде за презимена пацијената. Остали системи архивирања организују датотеке по предметима, нумеричким, географским и хронолошким категоријама и позицијама.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингПреписка
Долазна пошта се чува у датотекама које се односе на информације на документима. Компаније стављају копије одговора на долазну пошту у истом фајлу као и оригинални долазни документи. Неке компаније штампају фотокопије попуњених одговора како би их разликовале од одговора који још нису достављени. Исто тако, фотокопије излазних докумената чувају се у досијеима који се односе на информације о документима и чувају се у истом досијеу као и било који одговор који компанија добије тим документима.
Интернал Дистрибутион
Инбок садржи документе који се дистрибуирају унутар организације, укључујући пошту за појединачне запосленике, дописе и друге физичке документе које појединачни запосленици примају. Унутрашњи инбок документи се дистрибуирају запосленима постављањем докумената у кутије за запослене, а понекад и скенирањем или факсирањем документа удаљеним запосленицима.
Филинг Кеи
Ако не постоји постојећа датотека која логички одговара новом документу, креира се нова датотека која ће је похранити. Исто тако, нова категорија се креира за нови документ ако не постоји постојећа категорија која се уклапа у документ. Кључеви датотека представљају индекс за систем архивирања. Датотечни кључеви приказују и кодификују све категорије у систему архивирања и наводе како је информација организована у оквиру сваке категорије. Сваки пут када се креира нова категорија, кључ датотеке се ажурира и дистрибуира остатку особља или приказује у централној референтној точки.
