У последњој колони сам написао о новом читачу Амазон Киндле еБоок и рекао:
$config[code] not found"Сви смо ми нестрпљиво чекали да се остваре прогнозе" канцеларије без папира ", али ово обећање изгледа да је заблуда која је више него икада измишљена."
Али, можда је на видику канцеларија без папира. Да, слушао сам оне који настављају да кажу да је канцеларија без папира још увек сан. Али мислим да је кључ у томе да тежимо и радимо на напретку у ослобађању од папира, а не савршенства у постизању тог крајњег циља. Прави систем за управљање подацима може комбиновати практичност папира са брзином нових информација и технологије.
Као предузетници и власници малих предузећа, желимо да елиминишемо количину папира коју користимо јер једноставно захтева превише времена (и новца) за производњу, организовање и повраћај. На тај начин можете уштедети много новца вашој компанији и помоћи вам да зарадите више новца.
Са тренутним ширењем информација, морамо да учинимо информације доступним себи и другима брзином данашњег света.
Погледајте како се рукује папиром и датотекама у Вашем пословању.
Ако сте попут мене, ја бих био тако храбар да предлажем да вас оно што сматрате неће учинити срећним.
Можда имате најорганизованију канцеларију на свету, али време које је потребно да се систематизује ваше вођење евиденције и одржи овај метод организације се преводи у реалне сате - часове који се могу потрошити на истраживање и развој и маркетинг.
Да ли употребљавате '' пилоте '' систем подношења, држећи ствари у уредним хрпама, тако да тачно знате где је све то? Размислите о физичком нереду који то узрокује, као ио кривици коју осјећате зато што увијек осјећате потребу да “прођете” кроз ове гомиле - како бисте осигурали, у најмању руку, да нисте заборавили нешто.
Ако папирне датотеке закапају вашу канцеларију, “одлазак на папир” може бити добра опција. Али шта тачно значи без папира за ваше пословање? То укључује доношење одлуке да се то уради и да се не враћа назад. То значи да све те датотеке скенирају у рачунар и обучите особље да користи дигиталне датотеке.
Сада се они папири који су некада морали да се шаљу од једног сарадника до другог или од вашег пословања до клијента или перспективног клијента могу видети где год да су потребни. Ваша компанија може само уштедети много сати и бескрајних долара у продуктивности и ефикасности.
Стварност је да ће ваша канцеларија увек користити папир. Термин „без папира“ је превисок стандарда који треба досећи. Неки људи морају да одштампају ствари да би их прочитали. Штампаћете ствари које ћете понети са собом и показати другим људима. Не може свака презентација бити прилагођена ПоверПоинту. Нећете се отарасити тих штампача.
Али ви ћете се отарасити ормара за архивирање, или бар неке од њих, док скенирате датотеке у рачунар и правите нове датотеке на рачунару, као и потребу за сталном организацијом тих датотека.
Ево 4 ствари које треба узети у обзир када се иде без папира:
1. Приликом скенирања датотека, пресудан је скенер докумената.
2. Када чувате датотеке, најбољи и најсвеобухватнији начин је у ПДФ формату или у формату преносивог документа. Ово је стабилан формат који чува фајл тачно онако како је изгледао на папиру. Може се читати на мрежи или штампати, заузима мало простора и лако се креира уз помоћ софтвера који је доступан код компаније Адобе.
3. Ако дигитализујете датотеке, биће вам потребан чврсти диск посвећен одржавању вашег новог „кабинета за датотеке“ и добар систем за бацкуп података. Технички стручњаци предлажу да имате два преносива хард диска. Сваке недеље се враћате један до другог и преузимате резервну копију на неку другу локацију, као што је банковни депозит.
4. Ако немате рачунаре у локалној мрежи (ЛАН), они ће морати да буду прикључени тако да свако може да приступи датотекама. Постављање бежичне мреже кошта око $ 25-50 по рачунару, плус $ 75-100 долара за “хуб” или централни рутер за четири рачунара.
Већина људи нема проблема у прегледавању дигиталних датотека и њиховом одржавању. Оно што би ви и ваши запослени могли имати проблема је навикавање на нови систем за вођење евиденције и управљање информацијама. Сви на брод у смислу протокола о датотекама. Како би требало означити директоријуме? Како би требало именовати датотеке? Битно је да сви користе исте стандарде. Одлучите шта ће то бити и штампајте копије за све. Направите копију доступну у мрежи компаније.
Без папира је ствар избора: то је свјестан стил живота и одлука о начину рада. То је онај који, када је потпуно посвећен томе, може повећати вашу продуктивност, ефикасност и ефективност, као и смањити количину отпада коју сваки од нас производи.
Да ли сте донели одлуку да идете без папира?
* * * * *
