Свети грал пројектног менаџмента: Уштедите време и новац док још увек добијате велики и квалитетан пројекат. То је циљ који свака компанија жели постићи, али многи то не чине из више разлога. Било да се ради о недостатку ресурса, недостатку буџета или недостатку знања, компаније често дозвољавају да пројекти у потпуности излазе из контроле у опсегу, буџету или на један од многих других начина на које пројекти често одлазе.
$config[code] not foundДакле, колико је уобичајен проблем оут-оф-цонтрол пројеката, и што је још важније, шта је кључ за његово спречавање?
Како пројекат постаје албатрос
Пре неколико година, Јединица за стратегију европских услуга урадила је студију како би утврдила колико је пројеката прешло преко буџета и колико дугорочно коштају компаније. Њихови налази су били екстремнији од предвиђених:
- Укупна вредност уговора - 47,65 милијарди долара.
- Прекорачење трошкова износило је 14,54 милијарде долара.
- 57% укупних уговора (105) је искусило прекорачење трошкова.
- 33% укупних уговора (105) претрпело је велика кашњења.
- Прекинуто је 30% укупних уговора (105).
Слична студија коју је објавио Харвард Бусинесс Ревиев - која је анализирала укупно 1.471 ИТ пројекта - показала је да је просјечно прекорачење 27%. Иако је то само по себи значајно, студија је утврдила да један од шест пројеката превазилази њихов буџет у просеку за 200% и превазилази њихове распореде за скоро 70%.
Шта је био узрок ових проблема? Студија ХБР-а показала је да су криви бројни фактори. Али многи од њих су се сводили на лоше планирање и недостатак информација. Неке компаније су грубо потцениле трошкове и време које су биле укључене у датом пројекту. Други су куповали у сопственом маркетиншком хипе-у, поједностављујући оно што је било укључено и прецењујући своје способности.
Проналажење срећног медија
Не треба рећи да је правилно планирање пројекта неопходно. Али шта то тачно значи?
Иако високи циљеви могу звучати добро у фази предлагања, они могу бити разарајући током трајања пројекта. Што је пројекат већи и дужи, то је више простора за превисоке циљеве које треба промашити, а пројект надјачава буџетска и временска ограничења.
Али чак и уз најбоље планирање, догађају се непредвиђене ствари. То може да буде било шта, од промене опсега захтеване од стране клијента до непредвиђених промена на тржишту које захтевају прилагођавање.
Један од најбољих начина да се смањи прекорачење трошкова пројекта и лоше планирање буџета може бити једноставним праћењем времена и трошкова по пројектима за запослене који су укључени. На тај начин, пројектни менаџери добијају тачнију процјену обима пројекта и онога што се троши у односу на вријеме на пројекту и стварне трошкове пројекта. Време праћења такође може да открије који запослени могу да захтевају мало гуркања или више смерница за вештину завршавања пројекта.
Чешће него што је то случај, пројект је превазишао своје циљеве раније него касније. Нажалост, многи руководиоци пројеката слијепо прате скицу и веома мало анализирају како би осигурали да се средњи циљеви слажу са циљевима буџета и распореда. Ако сте остварили 10% од циљева пројекта, али сте потрошили 15% буџета, нема разлога да вјерујете да ће се тренд промијенити без посредовања и прилагођавања. Без прилагођавања, можете очекивати да ће на 20% посла, пројекат потрошити 30% буџета и тако даље. По овој стопи, до тренутка када се пројекат заврши, он ће коштати 150% додељеног буџета.
Неке смјернице које треба размотрити
Са сваким пројектом, од кључног је значаја да се успоставе утврђени циљеви за процјену постигнутог напретка и да се види како се тај напредак слаже са параметрима и циљевима пројекта. Што се раније ово уради, пре ће бити откривени потенцијални проблеми и може се извршити прилагођавање како би се пројекат задржао на мети.
Не заборавите да останете у редовној комуникацији са запосленима на пројекту у случају да им је потребно мало појашњења у свим етапама. То не само да одржава пројекат на правом путу, већ додаје кохезију групним напорима.
Са добрим планирањем и марљивим праћењем, ваша компанија може да избегне да буде несретна статистика и може да постигне циљ да уштеди време и новац док испоручује квалитетан производ или услугу.
Снимак фотографија преко Схуттерстоцка
2 Цомментс ▼
