Функције секретара могу укључивати различите службене дужности као што су одговарање на телефоне, куцање, архивирање, отварање поште и узимање каве. Секретар који служи као помоћник управника има сличне функције. Међутим, ова врста секретара директно одговара менаџеру (за разлику од свих осталих у компанији) и помаже менаџеру на различите начине да олакша свој посао, као и да уред организује.
$config[code] not foundФункције комуникације
Као секретар менаџера, често ћете бити прва особа која ће контактирати оне који покушавају доћи до вашег шефа, како унутар тако и изван компаније. За разлику од рецепционара или генералног секретара који одговара на телефон за цело особље, можда ћете бити одговорни за одговарање на долазне позиве само за вашег менаџера. Мораћете да прикажете позиве да бисте утврдили да ли можете да помогнете позиватељу или ако је ваш шеф на располагању за преузимање позива. Помоћ менаџеру укључује позивање посетилаца који долазе у канцеларију вашег менаџера и усмерава их према упутствима вашег менаџера. Функције секретара за вашег менаџера могу укључивати и повезивање са другим стручњацима у њено име путем писане кореспонденције, телефонирања и слања е-поште.
Функције организације
Менаџери очекују да њихови секретари буду организовани. Ви ћете бити одговорни за одржавање уредних датотека у уреду и чување повјерљивих докумената у заштићеном подручју. Можда ћете морати да сортирате путем долазне поште да бисте утврдили шта се даје вашем менаџеру, да ли је поднета или одбачена. Помоћ менаџеру често укључује одржавање његовог или њеног распореда. Од вас ће очекивати да пратите његове састанке, заказујете састанке и организујете путовања када је то потребно. Додатне функције могу укључивати постављање конференцијских позива и присуствовање састанцима, као и давање дневног реда и вођење записника.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингУправљачке функције
Иако сте секретар управника, неке од ваших одговорности могу укључивати управљање. Пружање помоћи менаџеру понекад може значити да се понашате као менаџер. Ваш шеф вам може дати задатак да надгледате одређене пројекте као што је управљање базом података или креирање и ажурирање извјештаја. Ако у канцеларији постоје други службеници, можда ћете бити одговорни за њихово управљање и додјељивање дневних задатака. Они могу да вас директно извештавају уместо вашег менаџера, а ви можете да будете њихов непосредни надзорник. Такође можете бити позвани да обучите друге запослене, па чак и да подучите вашег супервизора о таквим стварима као што су учење о раду са канцеларијским машинама или коришћење софтверских пакета.
