Време је за тај важан састанак: Да ли знате где су ваши фајлови?

Организовани ум ствара организоване резултате у свим настојањима у којима се они укључују. Добро организован посао значи да организовани ум води емисију, а то је врста посла који постиже циљеве.

Лако је организовати свој физички простор, али у смислу финансијског успеха се рачуна оно што је изнутра. Нарочито, ваше компјутерске датотеке и фасцикле. Без организованог компјутера, беспрекорна канцеларија није вредна брда граха.

$config[code] not found

Како изгледају датотеке и фасцикле на организованом рачунару

Организовани рачунар садржи датотеке и фасцикле именоване и уређене тако да корисници могу лако да пронађу оно што траже. Већина људи задржава ту намеру приликом чувања датотека и креирања фасцикли, али не траје дуго.

Исувише брзо, десктоп рачунари постају затрпан, прелазе се преко фасцикли за преузимање, а враћене инсталационе датотеке троше велики део чврстих дискова. Нове фасцикле се креирају када постојеће не могу да се нађу, а датотеке се називају све што изгледа згодно у том тренутку. То не функционира када морате донијети одређене датотеке на састанак или када имате тим запосленика који требају приступити датотекама на вашем послужитељу. Именовањем датотека прва ствар која вам пада на памет, стварате дезорганизацију.

Организовање компјутерских датотека почиње са редоследом

Организација датотека почиње конвенцијом о именовању. Конвенција о именовању је предефинисани предложак или структура за именовање датотека. На пример, ако редовно правите Мицрософт Ворд документе, можете их сачувати са именом датотеке која почиње датумом креирања. Ако ваши документи садрже информације прикупљене из различитих догађаја, датотеке можете да сачувате као „ датум + назив догађаја + опис документа То дозвољава да ваше датотеке буду груписане по датуму првог и другог догађаја у фасцикли.

Са конвенцијом именовања, када погледате листу имена датотека, одмах ћете их препознати и моћи ћете да пронађете оно што вам је потребно. Употреба конвенције именовања чини разлику у свијету, као што можете видјети у овим примјерима које је објавио РевЕнгине Маркетинг.

Свака конвенција о именовању коју користите треба да се заснива на томе како ћете вероватно касније претраживати датотеке и фасцикле. Међу описима неколико корисних алата за организацију, Сетапп представља важну тачку: добро име датотеке вам омогућава да знате шта фајл садржи без отварања. Ако је прекасно и имате гомилу датотека нагомиланих с различитим именима, потребно вам је само неколико минута да смислите конвенцију о именовању и апликацију за преименовање за обављање посла.

Пре него што почнете да преименујете датотеке и фасцикле, направите јасну конвенцију именовања. Конвенција о именовању треба да садржи важне информације у називу датотеке као што су:

Датум када је датотека креирана. За маркетиншке датотеке, ово добро функционише. На пример, реците да креирате билтене е-поште у Ворд документима пре него што их пошаљете и ако креирате вишеструке ревизије. Желите да сачувате сваки нови нацрт са датумом креирања. На овај начин, ако одлучите да се желите вратити на нацрт који сте јуче направили, можете.
Датум који представља садржај датотеке. На пример, ако прикупљате податке о историјским догађајима који ће бити унети у временску линију, можда ћете желети да употребите датум историјског догађаја у имену датотеке. Када ове датотеке видите у фасцикли, оне ће бити алфанумерички организоване по датуму, што ће олакшати екстраховање садржаја хронолошким редоследом.
Локација на којој је ваш садржај изведен. Ако прикупљате информације док присуствујете мрежним догађајима, додавање локације у називу датотеке ће вам помоћи да касније приступите правим информацијама. Можда ћете имати изненадну спознају и потребу да приступите фајлу који садржи информације из прошлогодишњег Дигитал Холливоод-а, али ако не ставите "Дигитал Холливоод" или "ДХ" у име датотеке, мораћете да отворите документе да бисте га пронашли.
Специфичне алтернативе датума. Уместо употребе пуног датума, као што је „08-12-2015“, можда ћете желети да се позовете на четвртине у вашем називу. На пример, „2015-К3“ би представљала трећи квартал 2015. године. Ако је потребно референцирати информације из трећег квартала било које године, имена ваших датотека треба да буду организована по кварталима. У супротном, морат ћете направити математику за превођење одређених датума у четвртине прије него што знате да имате праву датотеку.

Потребне су вам интуитивне конвенције именовања

Датотеке сачуване без конвенција именовања тешко је пронаћи. Ако се ви или било ко у вашој компанији бори са проналажењем датотека, није касно за креирање и имплементацију конвенције именовања.

Пхото виа Схуттерстоцк