Виши секретари су обично запослени у канцеларијама и обављају кључне административне дужности како би осигурали да се свакодневни пословни процеси одвијају ефикасно. Виши секретар може радити под једним или више менаџера и од њега се очекује да води тачну евиденцију о свим кључним кореспонденцијама унутар предузећа. Виши секретари су запослени у широком спектру бизниса у јавном и приватном сектору.
Суппорт Роле
Примарна улога вишег секретара је да ослободи вријеме за своје надзорнике обављањем кључних административних дужности. Виши секретари играју кључну улогу у осигуравању тачне и правовремене доставе комуникације траженим странама. Високи секретар обично диктира биљешке од вишег руководства, уписује биљешке у облику писма или извјештаја и дистрибуира информације намијењеним приматељима, као што је назначено на вебсајту жупаније Цхампаигн. Старији секретар би стога требало да има чврсто схватање граматичких правила и интерпункција и да буде вјешт у коришћењу основних софтверских апликација за пружање статистичких података или за употребу образаца писама. Од старијег секретара се такође очекује да одржава тачан распоред за своје надзорнике и да потврди договоре за пословне састанке са свим очекиваним учесницима. Такође може бити задужена за организовање путовања и аранжмане за резервисање смештаја за конференције ван места.
Улога комуникације
Од старијег секретара ће се понекад тражити да координира и надгледа кључне радне задатке који се дају радничком особљу како би се осигурало њихово ефикасно и правовремено извршење. Од старијих секретара се такође очекује да обучавају ново особље и преквалификују постојеће особље када се измене нормалне пословне праксе. Виши секретар може такође обављати телефонске позиве из унутрашњих и спољних извора, прослеђивати поруке између одељења и позиве са екрана које су предузели менаџери како би се осигурало да су све релевантне информације забележене. Такође може бити задужена за постављање упита за посјетиоце на рецепцији, као што је описано на веб страници Тотал Јобс.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингДодатне дужности
Виши секретар може такође водити записнике на састанцима и обично има задатак да тачно подноси преписке из унутрашњих и спољних извора. Виши секретар је такође одговоран за праћење кључних канцеларијских материјала и доношење нових налога за њихово допуњавање. Он такође може да помогне у припреми и обради буџетских процена и фактура продаје и често помаже у управљању платним списком.
