Зашто платни списак је једна функција коју треба да оутсоурце

“… Компанија је имала једну особу која је обављала све функције обраде платног списка. Компанија сада врши оутсоурцинг функција као резултат размишљања унапред. Они су изабрали да екстернализирају функције како би смањили ризик да се платни списак не обрађује, да управљају растом предвиђајући повећане обавезе на платном списку које ће бити потребне јер компанија расте и унајмљује више запослених, и да прати технологију, као што су платне картице и директни депозит. "

У идеалном случају, оутсоурцинг остварује три главна циља:

• То ослобађа време и ресурсе да се више фокусирате на вашу основну дјелатност.
• Даје вам приступ већој технологији и стручности за добро плаћање.
• Смањује трошкове и ризике.

Погледајмо детаљније сваку од ових погодности и шта они значе.

1. Боље се усредоточите на основну дјелатност

Платни списак је једна од оних кључних функција које не могу директно повећати продају. Но, лоше се изводи, то може ставити ваше пословање у свијет повријеђених.

И највише од свега, то може поткопати унутрашње време и пажњу далеко од основних активности.

Предузећа се морају придржавати широког спектра закона када су у питању запослени - од федералних, до државних и локалних. Потребно је доста времена и пажње до детаља да би се они могли бавити њима.

Постоје очигледни законски захтјеви, као што су пореско извјештавање и дознаке. Постоје захтеви око пореза по одбитку од плате запосленог, као и израчунавања дела пореза послодавца. У неким случајевима постоје захтјеви за електронско подношење захтјева. Такође морате знати када да поднесете - на савезном, државном и локалном нивоу.

Међутим, порези су само почетак.

„Као послодавац, такође морате да разумете законе о платама и сатима. На пример, треба да знате када се од вас тражи да плаћате прековремено, ”рекао је Анди Цхилдс, потпредседник Паицхека, у недавном интервјуу са Смалл Бусинесс Трендс. Паицхек је једна од највећих националних платних сервиса, која опслужује скоро 600.000 малих и средњих предузећа. Правила о платама и сатима, рекао је Цхилдс, могу бити веома технички.

Тада могу постојати захтјеви за извјештавање о новим запосленицима и захтјеви државе у вези са накнадом за незапосленост и осигурањем за компензацију радника.

Цхилдс је нагласио да је још већи проблем неочекивано временске обавезе.

„Можда сте сваке недеље издвојили одређену количину времена да покренете платни списак. Тада ћете добити неочекивано изненађење у виду обавештења од ИРС-а. Али не само да вас ИРС обавештава да дугујете казну. Сада морате проћи кроз ваше евиденције и истражити како бисте утврдили да ли сте заиста починили прекршај. Одједном сте укључени у рјешавање спорова ”, рекао је Цхилдс.

И никада се не догоди у погодном тренутку за власника малог бизниса, додао је он.

2. Добијте приступ стручности и технологији

Други разлог за оутсоурце је приступ стручности и технологији.

Послодавци морају да имају посла са скоро 10.000 федералних, државних и локалних пореских јурисдикција широм Сједињених Држава. Иако већина малих предузећа не мора да се придржава сваке од тих јурисдикција, она ипак указује на сложеност закона. И сваке године се доносе стотине нових закона и прописа.

За мала предузећа на већој страни (50 стално запослених и више) сам Закон о приступачној скрби намеће значајне захтеве за извештавање и усаглашавање. На питање за пример, Цхилдс је указао на ИРС Форме 1094-Ц и 1095-Ц. Ови обрасци ће захтијевати од послодаваца да потврде да ли су понудили запосленицима с пуним радним временом могућност да се упишу у осигурање које пружа минимално неопходно покриће.

"То неће бити једноставни облици за завршетак", додао је Цхилдс. (Паицхек је успоставио онлине ресурс центар за обавезе реформе здравствене заштите због сложености закона.)

Једнако важна као и експертиза је нова технологија. Данас се послодавци ослањају на технологију за ефикаснији рад. Како бизнис расте, послодавци имају више евиденција запослених да би их задржали, а такође им је потребно и више извјештаја. Недостатак технологије постаје препрека за скалирање раста пословања.

Запослени такође очекују технологију. Запослени данас желе опције као што су директни депозит и самоуслужни приступ њиховим платним информацијама на интернету. Послодавци који нису у могућности да пруже такве опције могу бити у конкурентском неповољном положају.

Поврх тога, експлозија употребе мобилних уређаја покреће нови ниво очекивања технологије. Коришћење мобилних уређаја је још увек у порасту када је у питању платни списак, али то је "убрзано расте на Паицхеку", рекао је Цхилдс.

Послодавци користе мобилне уређаје како би погледали одређене извјештаје и потражили информације, као што је колико новца треба имати у банци на датуме обрачуна плата, напоменуо је он. Запослени такође почињу да користе мобилне апликације како би проверили сопствене записе.

Цхилдс очекује да мобилна употреба на платном списку настави да расте, јер ослобађа власнике и менаџере да напусте канцеларију.

"Са Паицхековим апликацијама за мобилне платне листе, можете да урадите скоро све са плаже - ако желите", додао је Цхилдс.

3. Смањите трошкове и ризике

Оутсоурцинг платни списак такође може помоћи у смањењу трошкова и ограничавању ризика. У просеку, наводи Цхилдс, предузећа преплаћују запослене за око 4% због разлика између времена запосленог и тачног временског записа.

“Само прецизније рјешење за евиденцију радног времена и уштеде времена може уштедјети новац”, додао је он. (Овде Паицхек има калкулатор уштеде трошкова).

Тада имате потенцијалне казне за кршење извјештаја и других захтјева. Према подацима ИРС-а, 40 одсто малих предузећа плаћа просечну казну од 845 долара годишње за закашњеле или нетачне пријаве, наводи Цхилдс.

Данас постоје оутсоурцинг решења за предузећа која имају само један запосленик, истиче Цхилдс. Решења су приступачна, почевши од мање од 50 долара месечно за мала предузећа, у зависности од потреба.

Добар пружалац плата нуди могућности које превазилазе оно што можете сами. Ако раније нисте размотрили решење за спољне послове, замените ову годину у години. Он ће вам пружити мир као власника и ослободити време у вашој компанији.

Савети за избор добављача платних спискова који су ангажовани на уговору

Ако размишљате о оутсоурцингу платног списка, потребно је да погледате типичне три тачке погледали бисте при одабиру било које врсте провајдера:

• Цена
• сервис
• репутацију

Али када је у питању платни списак, постоје и друге ствари које треба размотрити:

Сигурност и поузданост Провајдера

Вашем пружатељу платних листа дајете имена, адресе, бројеве социјалног осигурања и бројеве банковних рачуна ваших запосленика. Дали сте пуномоћје за подношење поднесака у ваше име.

Идите са провајдером који је финансијски јак са добрим контролама.

У супротном, можете пронаћи вашу компанију у некој вези, као што су неке фирме из Јужне Каролине након што је малом породичном провајдеру платних списака оптужен за крађу 11 милиона долара од клијената.

У 2014. години, клијенти мреже служби за услуге били су шокирани када су открили да је давалац плата користио свој новац за финансирање раскошних личних животних стилова, умјесто да га врати порезним властима. Ти клијенти - сви мали бизниси - нашли су се у акцији ИРС-а. Зашто? Зато што је послодавац у крајњој линији одговоран чак и ако им давалац плата краде. (ИРС има савете за заштиту ваше компаније ако оутсоурцинг платни списак).

Пратите рекорд у служби бизниса као ваш

Да ли пружалац платних спискова има снажну евиденцију о пружању услуга вашој величини? Да ли је понуђач искусан у вашој индустрији?

Допунска понуда услуга

Размислите о ширим услугама које вам могу бити потребне током раста вашег пословања, као што су погодности и услуге за људске ресурсе. Да ли ће то платно предузеће моћи да обезбеди?

Могућности регулаторне усклађености

Да ли пружалац плата има ресурсе да прати растуће законе и прописе који се тичу запошљавања, здравствене заштите и пореза?

Технологија

Процијените технологију платног система, укључујући и њену мобилну спремност. Да ли компанија за обрачун зарада улаже у нову технологију? Да ли могу пратити технологију, јер расте потражња за њом на страни послодавца и запосленика?

Интерфејс рачуновођа

Може ли ваш рачуновођа добити једноставан приступ вашим платним списковима и повезаним евиденцијама за сврхе поравнања и пореских пописа?

Слика платног списка преко Схуттерстоцка