Дужности секретара обично укључују организовање путовања за свог шефа и / или друге запослене. Пошто су секретари обично одговорни за одржавање распореда за запослене руководиоце, они се такође брину о својим путним плановима и осигуравају да се договоре о њима, укључујући хотелске резервације и изнајмљивање аутомобила.
Планирање за организовање путовања
Када секретарица открије да њен шеф мора путовати у посао, мора сазнати тачне датуме предвиђеног путовања. Ако сте одговорни за организовање путовања за све у вашем одјелу или канцеларији, морате одредити да ли други чланови особља путују истовремено. У зависности од компаније у којој радите, можда ћете морати да одредите буџет за путне трошкове или да контактирате рачуноводство да бисте видели да ли је новац у буџету за путовања. Морате сазнати који су хотели у подручју у којем ће ваш шеф путовати, ако има било какве преференције, и добити трошкове и доступност соба.
$config[code] not foundИзрада путних аранжмана
Сада када сте потврдили дане и број људи који путују, морате направити стварне аранжмане за путовање. Дужности секретара могу укључивати одлазак на интернет и саму резервацију, или контактирати туристичку агенцију са свим детаљима. Већа предузећа могу имати одељење за путовања у којем секретар само треба да обезбеди предложени итинерер, а путничко особље је одговорно да све договоре. Ваша одговорност ће такође обухватити прегледање потврде аранжмана и осигурање да су они тачни. Морате знати да ли ваш шеф има седеће преференције на авиону, колико комада пртљага ће бити однесено и ако их има. Састанак или конференција на којој ваш шеф присуствује може захтијевати резервирање свог мјеста и вјеројатно ћете бити одговорни за слање РСВП-а у њено име.
Попуњавање аранжмана
Други део организовања путовања укључује бригу о путним потребама вашег шефа док је она одсутна. Морате знати да ли ваш шеф треба превоз до аеродрома или ће јој надокнадити трошкове паркирања аутомобила на аеродрому. Требало би да обезбедите штампану копију итинерера за вашег шефа да користи када она стигне на своје одредиште како би знала свој дневни распоред и укључила адресе хотела и локацију састанка или конференције. Можете резервисати аутомобил за изнајмљивање унапред који ће бити доступан по њеном доласку или договорити да је схуттле доведе у хотел. Дужности секретарице приликом организовања путовања подразумевају да сваки аспект путовања буде покривен.
