"Морамо разговарати о буџету пројекта …"
$config[code] not foundНиједна фраза не може изазвати страх у срце млађег и вишег руководства, баш као и хитна порука за разговор о буџету.
Ако сте пројектни менаџер, добро знате колико је тешко одржати пројекте на вријеме иу буџету. Између промене опсега пројекта, нереалних захтева клијената и неочекиваних застоја, управљање пројектом се често може сматрати узгојем мачака.
Ако сматрате да ваш тим рутински ради преко буџета (чак и ако је почетни буџет изгледао у потпуности у оквиру стадиона), проблем можда не лежи у вашем тиму, вашем руководству или клијенту, већ са алатима које користите. Да, говорим о тој скупој (и збуњујућој) платформи за управљање пројектима коју користите.
Одабир погрешног алата за управљање пројектима на мрежи може поставити ваше пословање за низ проблема. То је један од најчешћих начина на који пословни субјекти могу изгубити неки озбиљан новац, а да га чак ни не схвате. Да ли се борите да одаберете прави софтвер за управљање пројектима или нисте сигурни да ли је ваша тренутна платформа исправна за потребе вашег тима?
Пазите на следеће црвене заставице:
Ред Флаг Но.
Планирање пројекта и ад-хоц рад не користе исту платформу.
Пројект менаџери троше 90% свог времена на комуникацију. Зар не би требало да ваш софтвер за управљање пројектима олакша овај процес?
Када бирате систем за управљање пројектима, одлучите се за платформу која олакшава праћење свих аспеката ваших пројеката из једног система. На овај начин, када се искачу ад-хоц задаци, моћи ћете да додате ове задатке у исту пројектну платформу, што олакшава праћење оптерећења и доступности сваког члана тима.
Лако идентификујте који чланови имају више времена у свом распореду и који су претјерано посвећени да без проблема пребаце радно оптерећење као приоритете и промјену расположивости.
Ред Флаг Но.
Нема стандардизованог брода.
Када управљате виртуелним тимом, први корак за успех је стандардизовање процеса укључивања.
Све од почетка дођите на исту страницу са основним упутством за коришћење нове платформе. Поставите очекивања за доступност помоћу водича за комуникацију и контактног листа.
Најбоље платформе за управљање пројектима укључују виртуелне алате за цхат и интерне програме за размену порука. Употреба истог алата за ћаскање који је укључен у софтвер за управљање пројектима значи да можете одмах да подесите задатке задатака, додате напомене на различите послове или рокове пребацивања без напуштања програма.
Ред Флаг Но.
Користите један сервис за управљање пројектима, а други за дељење датотека у облаку.
Да, ДропБок и Гоогле Документи су одлични, али сматрам да када управљам великим пројектом, много је лакше држати све датотеке на истој локацији као и пописи обавеза и састанци за дијељење / заједничко кориштење.
Мој тим укључује број верзије у сваком називу датотеке и иницијале последње особе која ће извршити било какве измјене у датотеци. На овај начин, ако постоји питање о садржају или о томе шта је промијењено, одмах знам кога да контактирам. То помаже да датотеке не буду закопане у ланцу е-поште и да се измене умножавају.
Без обзира на конвенцију именовања датотека коју изаберете, поставите систем од првог дана за управљање и праћење датотека и задржите их на једном месту.
Ред Флаг Но.
Нема простора за колаборативне дискусије или виртуалне састанке.
Софтвер за управљање пројектима има више од праћења задатака и чувања датотека.
Када водите виртуелни тим, редовни састанци могу бити изазов. Међутим, без јасне комуникације, цијели пројекат би се могао распасти. Изаберите дан и време (нпр. Понедељком у 10 сати и четвртком у 14 сати) да бисте имали седмичну сесију статуса пројекта.
Будите пажљиви према члановима тима који живе у различитим временским зонама; Обично су најлакши за свакога да „присуствују“ подневни састанци. Константно заказивање одређеног дана и времена одржава све на истој страници и пројект напредује.
Ред Флаг Но.
Мноштво звона и звиждаљки, али недовољно функционалне језгре.
Приликом одабира платформе за управљање пројектима, примамљиво је изабрати ону са најфинијим карактеристикама.
Будите сигурни да су основне функције резервне копије ових звона и звиждаљки. Без обзира да ли је то потпуна интеграција са Гмаил-ом и ДропБок-ом, трансформација једним кликом из е-поште у пројектни задатак или инстант порука у оквиру дељеног радног простора, изаберите функције које одговарају вашем виртуелном тиму.
Врике, Зохо Пројецтс и Цларизен су три популарне веб-базиране опције за сарадњу на пројектима које нуде сличне могућности. Пре него што се укључите у једну платформу, одведите их на пробну вожњу да бисте утврдили која је најпогоднија за ваше потребе.
Суштина
Завршени пројекти се не остварују кроз чисту вољу. Трошење превише новца на скупе платформе за управљање пројектима које не обављају посао не само да штети крајњем резултату ваше компаније, већ и успорава продуктивност и повлачи рокове.
Вратите се на прави пут уз платформу за управљање пројектима која прати задатке, прегледе, складишти датотеке, нуди преглед свих чланова тима и пружа једноставне виртуалне састанке / инстант поруке све са истог места.
Бандагед Воунд Пхото виа Схуттерстоцк
