Ако сте један од милиона запослених који у просеку троше 21% свог времена на састанке, знате да они одузимају пуно времена и често ометају ваш дневни попис обавеза.Можда нећете моћи да откажете све од њих (иако неке компаније желе да одрже дане без састанака), али их можете учинити продуктивнијим. Ево како да водите састанак који неће ставити ваше сараднике на спавање или губљење времена.
$config[code] not foundПоставите дневни ред
Звучи једноставно, зар не? Али ако немате дневни ред који наводи одређене ставке, постоји велика шанса да ће састанак бити скренут са теме и разговори ће се окренути било чему, од резултата игре до ситних жалби. Преузми контролу слањем дневног реда учесницима испред времена. Замолите све да дођу спремни да се позабаве укљученим ставкама, а такође пружите прилику учесницима да додају ставку дневног реда у последњем тренутку ако сматрају да је то апсолутно кључно за дискусију.
Замолите све да допринесу
Поред постављања дневног реда и тражења да сви буду припремљени, направите додатни корак и додијелите свакоме специфичне задатке. То би могло да буде тако једноставно као да сви на почетку проведу један минут презентујући кључне тачке њиховог рада / тима у последњој недељи или месецу. За састанке који се баве текућим пројектима, свима је можда потребно да дођу спремни да разговарају о налазима или понудама. На пример, некада сам радио за компанију у којој су запослени направили неред у кухињи и ниједан број подсјетника од ХР-а није ријешио проблем. Менаџмент тим је сазвао састанак како би разговарао о рјешењима. Речено нам је да дођемо са најмање двије идеје. На тај начин смо били у стању да разговарамо кроз конкретне идеје и одлучили се за прва два. Као додатни бонус извршили смо задатак за 45 минута умјесто пуног сата који је био додијељен.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингОставите лаптоп на свом столу
Осим ако водите састанак и дајете одличну презентацију (не још један ПоверПоинт, молим вас), одбаците лаптоп. Стручњаци детаљно описују како гледање у наше екране омета интеракцију и емпатију, што отежава постизање консензуса. Осим тога, ометања троше време и чине да се ти састанци повуку дуже него што је потребно. Ако желите да водите белешке, користите оловку и папир, студије су откриле да људи који записују ствари на старински начин заправо задржавају више информација.
Држите списак учесника кратак
У раним фазама планирања не требате унос читавог тима. Иако не желите да изоставите људе који су критични за овај процес, не треба вам ни 50 људи. Одлучите о кључним актерима за сваки састанак. Ако је то дугорочни пројекат, те заинтересоване стране ће се померити са пројектом, али поставите себи следећа питања пре него што пошаљете позивницу: Да ли је особа експерт за тему, да ли доносе буџетске или финансијске одлуке и да ли су потребне у овој фази процеса? Запамтите, само зато што неко није дио састанка не значи да их не треба стално ажурирати. Доделите одређеним људима да размењују информације ван основне групе како бисте се уверили да се тимови не осећају као да су остављени у мраку.
