На овај дан електронске канцеларије могуће је узети концепт подношења папира здраво за готово. Развијање ефикасних политика за канцеларијско архивирање може помоћи да се важни документи остану доступни и да се активни документи лако пронађу. Без обзира на то колико се документације ради на рачунарима, увек ће бити одређени износ који треба да се одштампа и упише ручно. Наставите са подношењем уреда и можете водити ефикаснију канцеларију.
$config[code] not foundОдговорност
Без обзира на то колико је детаљна политика подношења канцеларија, неко треба да буде одговоран за свакодневно спровођење политике како би она била делотворна. Делегирање овлаштења за подношење може варирати у зависности од обима информација које треба поднијети, сложености система архивирања и учесталости прикупљања информација и потребе за поновним подношењем.
Уз добру политику подношења, подношење треба да изврши само одговорна особа. Ако неко други уклони документ, требало би да постоји правило да се документ ставља у корпе "у" коју треба да поднесе одговорна страна. Ако постоји неколико особа које су одговорне за подношење, треба да направите систем у свакој фасцикли у којем последња особа која је поднела нешто мора да потпише своје иницијале. Да би се одржао добар систем архивирања, одговорни људи морају бити одговорни.
Цолор Цодинг
Према ПоверХомеБиз.цом, један од начина за одржавање ваших датотека је њихово кодирање бојама. Можете да обојите датотеке кода помоћу обојених налепница на картици или можете да купите фасцикле различитих боја које ћете користити у вашим ормарима.
Када одвојите по боји, можда је ефикасније користити систем кодирања боја за свеобухватније наслове, а затим и други систем за поднаслове. На пример, сва финансијска документа се могу ставити у зелене датотеке, али документи који се односе на пореске информације би имали свој систем. Експериментишите са кодирањем боја у вашем систему кодирања боја. Зелене фасцикле могу да се користе за финансијске документе, али црвене налепнице могу бити стављене на пореске информације.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингАктивно и архивирање
Ваше најчешће коришћене датотеке ће бити оне које треба сматрати активним, а оне које се неће редовно упућивати могу се архивирати. Активни систем датотека је динамичан и оставља простор за проширење и додавање. Када се једном сматра да је документ изван своје активне фазе, он се пребацује у архивирање. Нека ваши активни фајлови буду доступни онима који ће их требати, и будите спремни да организујете своје активне датотеке сваки дан.
