Када клијент уђе у канцеларију, рецепционар је прва особа коју ће упознати. Рецепционери су веза између јавности и компанија у којима раде, и због тога би требали бити упознати са свим уредским политикама и процедурама. Они можда неће моћи да одговоре на свако питање које клијент има, али увек треба да буду у стању да усмере клијента на некога ко може.
Поздравите посетиоце
Примарна дужност рецепционара је да поздрави посетиоце и да их усмери у одговарајуће канцеларије или администраторе. Рецепционар је јавно лице било које компаније, и треба да буде пријатељски расположен, користан и упознат са свим канцеларијским процедурама и политикама. Оне се могу разликовати од једне до друге канцеларије. На пример, медицинска рецепционарка ће морати да зна како да добије информације о осигурању од сваког пацијента и како да прикупи ко-плаћа ако је потребно. Иако не морају да одговоре на медицинска питања, треба да знају коме да усмеравају пацијенте ако имају проблем. Рецепционар у адвокатској канцеларији не треба да пружа правне савете, али мора да зна ко у њиховој канцеларији има стручност да ради са клијентом и одмах га упути на ту особу.
$config[code] not foundСпровођење уредских правила
У неким случајевима, рецепционери су одговорни за спровођење уредских политика и процедура. Специфичне канцеларијске политике ће се разликовати од једне до друге канцеларије, али су обично дизајниране да заштите сигурност и добробит запослених и клијената у уреду. Канцеларијске политике могу укључивати забрану пушења, конзумирање алкохолних пића и сексуално или вербално узнемиравање у канцеларији или на рецепцији. Многе канцеларије такође имају и основни код облачења и захтевају од свих који улазе у канцеларију да носе обућу и одговарајућу одећу. Остале основне канцеларијске политике обухватају сате рада, фактурисање и како информисати клијенте о било каквим промјенама у услугама или накнадама. Као и сви запослени, рецепционар би требао бити свјестан политике уреда и имати приручник за запосленике који је увијек доступан.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингПитања приватности и повјерљивости
У многим канцеларијама, рецепционери су одговорни за подношење великих количина информација. То може да укључи евиденцију о запослењу клијената, правну или медицинску историју, адресу и контакт информације, или финансијске информације. Иако послодавац рецепционара може имати потпуни приступ тим информацијама, рецепционар не би требало да га дели са било ким изван канцеларије или са неовлашћеним особљем у канцеларији или на радном месту. Правила канцеларије обезбеђују строга правила о праву на приватност клијената и често укључују казне за објављивање неовлашћених информација. Будући да су рецепционарима повјерене веома особне информације, они морају бити свјесни ових политика и придржавати их се у сваком тренутку. Рецепционари такође треба да буду у могућности да обавесте купце о својим правима на приватност и да одговоре на сва питања која могу имати у вези са овим питањима.
