Корпоративни запис служи као званични документ састанка компаније. Исправно вођење записника нуди објективан сажетак рада одбора и одбора, док служи као доказ о усклађености са регулаторним и фидуцијарним обавезама.
Попуните Основне податке прво
Биљежите битне чињенице у првом параграфу. Забиљежите када и гдје се састанак догодио и колико је трајао, као и присуство или одсуство кворума. Идентификујте све учеснике, почевши од чланова одбора и директора. Наведите ако их нема. Обратите пажњу на имена чланова особља или гостију на посебној линији. Такође, наведите да ли је догађај био редован или посебан састанак.
$config[code] not foundИдентификујте кључне акције
Посветите један пасус за сваки захтев, почевши са одобрењем записника последњег састанка. Идентификујте ко је поднео предлог и исход, али не брините о именовању оних који су поднијели захтјев. Ако је гласање по позиву, наведите име сваке особе. Обавезно забележите кретање по реч.
Савет
Ако нисте сигурни ко је поднио захтјев, не бојте се питати. Међутим, ако не разумете одређену тачку, означите је на вашем стено паду - или грубе белешке на вашем лаптопу - тако да касније можете да питате председника о томе.
Суммаризе Ессентиал Поинтс
Стисните дуге дискусије. Начин на који чланови одбора одлучују о неком питању је релевантнији од метода које су користили за постизање консензуса о томе. Ако регулаторне или фидуцијарне обавезе захтевају да бележите одређене информације, забележите само факторе који су утицали на одређено гласање, као што је дебата о позитивним и негативним резултатима предлога.
Савет
Користите кључне речи, где год је то могуће, да би вам помогли да снимите белешке. Пишите кључне речи на левој страни вашег стено пад-а, ако га користите. Направите белешке за сваку кључну реч на десној страни.
Снимање дисентата и уздржавања
Идентификујте догађаје као што су неслагања или уздржавање када чланови одбора или директори желе да се такви ставови забиљеже у записник, или процедурална правила то захтијевају. На примјер, члан можда неће моћи гласати о неком питању због стварних или перципираних сукоба интереса. У том случају, ви ћете написати: "Члан управног одбора Кс био је ослобођен разговора или гласања о захтјеву И."
Савет
Избегавајте детаљне белешке за извршне седнице, ако одбор позове један. Једноставно обратите пажњу на учеснике, као и на датум, време, место и трајање.
Прегледајте свој рад
Прочитајте и исправите нацрт минутапо могућности након састанка, а затим их предати предсједавајућем на разматрање. Немојте охрабривати веће уређивање јер то може угрозити тачност вашег рада. Потпишите и дате своје минуте након што их одбор одобри. Приложите их свим оригиналним потписаним копијама извештаја одбора, преписке и писаних извештаја. Унесите службену копију у записник организације.
Савет
Када чланови одбора и директори добију записник, није потребно укључити прилоге. Уместо тога, резимирајте их у вашим записницима.
Упозорење
Уздржите се од коришћења емоционалног или осуђиваног језика у својим записницима. Одржавајте свој став као неутралног посматрача.
