Чини се да се пословни свијет окреће на оси састанака - али нису сви састанци продуктивни. Уложите време у планирање продуктивне сесије како бисте били сигурни да ће ваши састанци обавити посао. Пажљиво размислите шта треба да урадите и ко треба да учествује.
Одредите циљ и публику
Поставите циљ за састанак, и ставите га на кратко и јасно наведено. На пример, направите кратак списак тачака које описују специфичне циљеве. Циљ вашег састанка може бити да пренесете важне информације, доносите одлуке, решавате проблеме или додељујете акције. Концизан и тачан циљ помаже организатору састанка да одреди ко треба да учествује на састанку. Израдите листу позваних особа тако што ћете сваки циљ ускладити са члановима тима чије ће присуство омогућити да се заиста постигне циљ.
$config[code] not foundПоставите дневни ред
Поставите дневни ред састанка на основу сваког циља у циљу. Ако је циљ комуницирати почетак пројекта, поставите ставку дневног реда која идентифицира ко ће презентирати те информације и како ће се информације дијелити, као што је ПоверПоинт презентација. Ако је циљ да доделите акције, поставите ставку дневног реда која описује како ће се извршавати задаци. Сваки циљ треба да има један или више тачака дневног реда које су директно поравнате са њим.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингИзаберите Датум и време
Изаберите датум и време састанка на основу доступности вође састанка и најкритичнијих позваних. Што је већи број позваних, то је теже пронаћи дан и вријеме када су сви доступни. Прихватите време које одговара онолико распореда колико је то могуће. Пре постављања времена размислите о временским зонама. Ако ће неки позвани учесници учествовати путем телефона или Интернета, размотрите њихово радно вријеме, као и своје. А 1 п.м. састанак у источном стандардном времену је састанак за ручак у централном стандардном времену. Исти састанак је у 2 сата у Токију.
Изаберите локацију
Пронађите конференцијску салу која ће омогућити постизање свих ставки дневног реда. Изаберите собу која је довољно велика или мала да се удобно уклопи у број људи за које се очекује да ће присуствовати. Соба са 40 места је лош избор за састанак са 10 људи. Исто тако, не желите да се гомила која се тако чврсто стеже да је потребно донети додатне столице.
Организујте материјале и инциденте
Ако се очекује презентација, уверите се да је соба опремљена пројектором. Ако не, договорите се да понесете пројектор са собом - такође се побрините да имате нешто за пројектовање, као што је екран или бијели зид. Не заборавите да узмете у обзир доступност других инцидента, као што су беле табле са маркерима за суво брисање, флип цхартове и телефоне звучника за учеснике који нису на лицу места. За вишесатне састанке, организујте храну и пиће како би учесници остали фокусирани на тему, а не на желудац.
Обавести позванике
Обавестите позванике о циљевима састанка, датуму, времену и локацији довољно унапред, како би се могли правилно припремити. У већини случајева, пожељно је најмање недељу дана. Користите софтвер календара на радном месту за слање састанка састанака свим позванима. Многи програми ће упозорити позванике неколико минута или неколико дана прије састанка, или прилагодити упозорења вашим потребама.
