Скоро две трећине, или 64 одсто, малих предузећа не може да прати колико их њихови штампачи коштају, нити могу пратити њихову употребу. А ако нисте у стању да пратите ове основне статистике у свом послу, нећете знати колико се губи.
Како да оптимизујете ваш ИТ буџет уз паметнији извештај о управљању документима (ПДФ) и Стање у истраживању управљања документима СМБ од стране Ксерок-а (НИСЕ: КСРКС) пружају вредне увиде и решења за штампање у дигиталном свету.
$config[code] not foundПредности надгледања штампача
Анкета
Истраживање је спроведено у САД, Француској, Немачкој и Великој Британији, а учествовало је више од 1.000 малих и средњих предузећа. Циљ је био да се сазна како су те компаније управљале штампом и документима. Квар употребе штампача представља оно што се дешава у малим предузећима. Од интервјуисаних предузећа, 56% је изјавило да су фактурисање и фактуре као папирни процеси у организацији, 53% рекло да је пословно и финансијско извјештавање слично папиру, а 51% је изјавило да су ХР обрасци и датотеке запосленика у великом броју одлетјели из својих штампача.
Четрдесет седам процената жалило се да запослени штампају е-пошту која је допринела значајном делу употребе штампача, а исти проценат тврди да су правни потписи велики губитак на папиру и употреби штампача. Нешто више од 40% предузећа је изјавило да је куповину добило одобрење, маркетиншки материјали и понуде потрошача које су заузеле добру количину папира и средстава за штампање.
За мале медицинске, правне, архитектонске и дизајнерске фирме, штампани резултати могу бити много већи у односу на истраживање. И чешће него не, ове фирме немају провајдера управљаних услуга штампања који би се побринуо за овај радно интензиван задатак.
Још једна очигледна статистика из анкете била је количина времена која се троши на процесе који су укључени у штампање? Чекање послова на штампачу, нестајање потрошног материјала или одлазак у продавнице за штампање да би се преузели документи, доносе знатну количину времена. Цена, наравно, можда неће бити видљива, али она је ту.
У САД-у Ксерок каже да је вријеме чекања на документ у пословању са заједничким централним писачем око три минуте за сваког запосленика. Сваке године то износи 13 сати по запосленом. Дакле, чак и мали бизнис са 10 запослених може доживјети 130 сати изгубљеног времена.
Извештај
Извештај „Како да оптимизујете ваш ИТ буџет уз паметније управљање документима“ садржи решења која мала предузећа могу да примене да би се избегли проблеми које истиче истраживање.
Први је да нађете партнера за управљане услуге штампања који ће им помоћи да ефикасније управљају употребом штампача. У посту на званичном Ксерок блогу, менаџер за маркетинг Ксерок канала Лиса Грахам пише о потреби да предузећа постану проактивнија у процени употребе штампача. „Процене штампе могу брзо да идентификују уштеде трошкова и побољшање ефикасности“, објашњава Грахам.
Све од напуштених докумената на ладицама за штампаче до куповине потрошног материјала, непотребног штампања у боји и других неефикасности кошта вас.
Са дигитализацијом која претвара скоро сваки део вашег пословања, поуздане услуге управљања штампаним материјалом или други партнер могу да укључе дигитализацију, радни ток докумената, мобилну штампу, цлоуд технологију и безбедност.
Као одвојено, али повезано питање, извештај указује да је 90% предузећа прекршено због несигурне штампе.
Закључак
На крају извештаја, Ксерок препоручује компанијама свих величина да пронађу одговарајућег Манагед Принт Сервицес партнера, али то можда није могуће за мала предузећа. Извјештај пружа вриједне информације онима који не могу приуштити да запосле такве услуге.
Одабиром најновијих штампача са решењима за праћење и праћење, применом најбољих пракси са добрим управљањем и едукацијом ваше радне снаге, можете ефикасно да решавате проблеме повезане са нерегулисаном употребом штампача. Нека решења укључују стандардизацију поставки тако да су све копије у црној и белој боји, интегрисане са облаком и мобилним радним токовима, аутоматизацијом радних токова и координацијом набавке потрошног материјала.
Слика: Ксерок
Више у: Гадгетс 1
