Ако тражите посао у канцеларији, можда нисте сигурни шта послодавци мисле када траже општу пословну вјештину. Иако је свако радно мјесто јединствено, постоје заједничке дужности које се очекује од генералне канцеларијске помоћи. Што више вјештина можете понудити потенцијалном послодавцу, то су веће шансе да добијете посао који желите. Без обзира да ли је радно мјесто генерални уредски помоћник, службеник генералног уреда или генерални уредски радник, ево неких од вјештина које послодавци најчешће траже у обављању опћих уредских дужности:
$config[code] not foundТипинг
Послодавци обично очекују да унесете најмање 60 ријечи у минути (впм). Ако сте навикли на слање порука пријатељима помоћу палца и паметног телефона, помисао да користите свих 10 прстију и тастатуру пуне величине може изгледати застрашујуће. Ако сте научили да куцате у школи, можете да повећате брзину са неком праксом. Отворите чланак у часопису или књигу и копирајте оно што сте прочитали. Пошаљите е-пошту породици и пријатељима да бисте вјежбали типкање комплетних реченица и коректуру вашег рада. Пречице и скраћенице које користите приликом комуницирања с пријатељима нису прихватљиве за пословну кореспонденцију.
Чак и ако никада нисте научили да куцате, можете се научити кроз један од бесплатних туторијала који су доступни онлине. Након што сазнате где да ставите прсте, све је у томе да се што више вежбате како бисте побољшали брзину и прецизност.
Унос података
Замислите унос података као куцање на нумеричкој тастатури. Тастатура, која се такође назива нумеричка тастатура, нумеричка тастатура или 10 тастера, је део стандардне рачунарске тастатуре. Обично се налази десно од алфанумеричких тастера, изгледа као калкулатор. Када будете вјешти са нумеричком тастатуром, видећете да је много бржи и ефикаснији за куцање бројева од реда тастера изнад абецеде.
За почетак, погледајте неке од бесплатних туториала на мрежи. Тачност је изузетно важна јер су бројеви и нумеричке секвенце јединствени. Нема провјере правописа или аутоматског исправљања, тако да морате бити сигурни да уносите информације исправно сваки пут.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингФилинг
Подношење је више од познавања АБЦ-а. Већина људи може лако препознати почетно слово у називу датотеке и видјети да "коњ" иде прије "иглуа". Може бити мало теже када морате погледати друго или треће слово када су почетна слова иста. На примјер, "коњ" долази након "руци", јер "о" долази након "а." Пошто и "коњ" и "кућа" имају иста прва и друга слова, морате погледати треће слово. "Коњ" долази прије "куће" јер "р" долази прије "у".
Пре него што је технологија постала уобичајена у канцеларијским уредима, архивирање је значило управљање папирним документима. Сада подношење може укључивати и складиштење и преузимање дигиталних докумената.
Телефон
Да ли треба да осмехујете на лице да разговарате са клијентима преко телефона? Одговор је да, јер ваш осмех долази кроз ваш глас када говорите. Иако је важно знати како се преносе позиви и стављају позиви на чекање, најважнија компонента телефонских вјештина је способност да будете угодни и да останете мирни, чак и када је позиватељ фрустриран, нестрпљив или једноставно непристојан. Као особа која се јавља на телефон, ви можете бити почетни контакт клијента са компанијом. Први утисак који направите је онај који ће задржати клијенте да се врате.
Мајкрософт Офис
Мицрософт Оффице је скуп софтверских програма дизајнираних за различите врсте управљања подацима. Три најчешће се користе Ворд, Екцел и Оутлоок. Ворд је програм за обраду текста који се користи за креирање докумената као што су писма, флајери, брошуре, меморандуми и други облици писаних материјала. Екцел је програм за табеларне прорачуне за различите апликације као што су управљање инвентаром, креирање распореда рада запослених и праћење трошкова. Оутлоок се користи за е-пошту, одржавање индивидуалних и групних календара, управљање задацима и неколико других организационих функција. Као и код куцања и уноса података, постоје многи онлине водичи који вам помажу да научите софтвер. Ако вам је потребна већа пажња, многи колеџи и програми за проширење нуде курсеве за Мицрософт Оффице које не можете кредитирати, које можете завршити за неколико вечери.
Оффице Мацхинес
Канцеларијске машине обухватају компјутере, фотокопирне уређаје, вишелинијске телефоне, факс машине, машине за сецкање и поштарине. Основне операције сваког типа машине могу да варирају у зависности од марке и модела машине. Од вас се не очекује да обавите велике поправке, али генерални канцеларијски радници су често одговорни за рутинско одржавање као што је замена папира и мастила у машинама које их користе.
Софт Скиллс
Мекане вештине могу бити тешко квантификовати, али су неопходне у пословном свету. Размислите о следећим вештинама и како могу да буду средства за послодавца:
- Прилагодљивост
- Цоллаборатион
- Леадерсхип
- Манагемент
- Мултитаскинг
- Приоритизинг
- Решавање проблема
- Тимски рад
- Управљање временом
Према ријечима Роберта Халфа, међународне компаније за људске ресурсе, докази о меким вјештинама могу довести до равнотеже у вашу корист када су ваше вјештине и искуство успоредиви с онима других кандидата. Неки менаџери запошљавања кажу да су меке вештине још важније. Техничке вјештине се лако уче. Много је теже подучавати интерперсоналне вештине и вештине одлучивања. Када пишете свој животопис или говорите о себи у разговору за посао, истакните своје мекане вештине користећи изразе попут ових:
- "Успешно жонглирало више пројеката и рокова"
- "Водио је тим од 3 особе који је поједноставио процес пријаве и управљање пратећом документацијом"
- "Смири се приоритет више пројеката у брзом окружењу"
- "Увек су завршени пројекти на време или пре рока"
- "Доследно пратити кроз радне обавезе, што води ка унапређењу и већој одговорности"
- "Имплементиран је нови систем за смањење времена подношења пријаве за 20 посто"
Образовни захтеви
Не постоје формални захтеви за образовање за општу позицију у канцеларији. Многи људи улазе на терен са средњом школом. У зависности од послодавца, може бити потребан неки колеџ или чак и степен. Послодавци желе да знају да можете обавити посао. За већину, ваше административне вјештине и квалификације су важније од одређеног степена. Свака организација има своје циљеве и процедуре. Осим основних вјештина, научит ћете што требате знати када сте на послу.
Радно окружење
Генерални канцеларијски радници налазе се у различитим окружењима, од малих предузећа до великих корпорација. Генерална канцеларијска помоћ је потребна у готово свакој индустрији на коју се можете сјетити, укључујући академске институције, здравствене установе, владине агенције, профитне компаније и непрофитне организације. Већина генералних канцеларијских радника су жене. Отприлике један четврти ради пола радног времена.
Плата и Јоб Оутлоок
Средња плата за генералног службеника је 15,14 долара по сату или 31,500 долара годишње. Средња плата је бројка на којој половина у професији зарађује више, а половина зарађује мање. Плате варирају у зависности од послодавца, географске локације, година искуства и образовања и вјештина. Амерички биро за статистику рада предвиђа мали или никакав раст радних мјеста за генералне канцеларије до 2026. То не значи да не можете наћи посао. То само значи да неће бити нових радних мјеста. Технологија је повећала ефикасност канцеларијских радника, тако да не треба толико људи као у претходним генерацијама. Ипак, потребни су нови генерални канцеларијски радници за оне који се повлаче или напуштају посао из других разлога.
Добијање посла у уреду са малим или никаквим радним искуством
Генерални службеник је често на почетном нивоу. То је добро место за почетак ако први пут уђете у радну снагу или након продуженог одсуства.То је такође добро место за почетак ако мењате поља и немате искуство које се директно односи на друге послове. Чак и са малим или никаквим искуством, потенцијални послодавци желе да знају да можете да се носите са дужностима и одговорностима службеника као што то посао захтева.
Обратите пажњу потенцијалног послодавца на животопис који наглашава вјештине које имате. Постоји много добрих примјера на интернету. Укључите постигнућа из средње школе ако сте нови ученик. Ако сте служили приправнички стаж или обавили неки значајан волонтерски рад, укључите га. Наведите попуњене курсеве и сертификате стечене ако се односе директно на посао за који се пријављујете. У супротном, не постављајте свој резиме са непотребним информацијама да бисте покушали да попуните страницу. Класа у "Увод у компјутере" је релевантна за скоро сваку општу позицију у уреду. Класа у "Басиц Дог Обедиенце" не побољшава ваш животопис уколико се не пријављујете за посао у ветеринарском уреду или установи за збрињавање животиња. Међутим, ако имате сертификат за прву помоћ или кардиопулмонално оживљавање (ЦПР), можете их навести. Те вјештине представљају предност за послодавца, без обзира на посао или индустрију.
Пажљиво погледајте послодавчеву листу послова и покушајте да ускладите сваки захтев са доказом вашег знања или вештине. Користите изразе као што су "Тачно унесите брзину од 60 впм" или "Добијени сертификат у Мицрософт Ворд-у из АБЦ Цоммунити Цоллеге-а."
Наилинг тхе Јоб Интервиев
Циљ резимеа није да добијете посао. То је за разговор за посао. Резиме добија пажњу потенцијалног послодавца. Када разговарате са том особом лицем у лице, имате прилику да истакнете своје квалификације. То је и ваша прилика да постављате питања о позицији и компанији. Пошто послодавац одлучи да ли ћете бити одговарајући за посао, треба да утврдите да ли је посао за вас.
Обуците се уредно и конзервативно за интервју. Желите да се потенцијални послодавац фокусира на ваше вјештине и квалификације, а не на изглед који је прикладнији за ноћни састанак или вечер у вашем омиљеном клубу. Прихватљива одјећа за разговор може варирати овисно о географској локацији и послодавцу. Ако радите са агенцијом за запошљавање или саветником за каријеру, проверите са њима шта је прикладно. У принципу, једноставни, скромни стилови у неутралним бојама као што су морнарица и сива су најбољи.
Увече пре разговора, проверите да ли је ваша одећа чиста и притиснута и да нема дугмади која недостају или раздвојених шавова. Проверите и ваше ципеле, да бисте били сигурни да су чисте и пословно одговарајуће. Дан интервјуа, ваша коса би требала бити чиста и обликована од лица. Држите накит на минимуму. Када добијете посао, вероватно ћете имати одређену флексибилност у оквиру кодекса облачења компаније да бисте показали свој стил. За разговор за посао, међутим, желите да фокус буде на вашим способностима, а не на одјећи
Гледајући ка будућности
Посао као службеник може довести до других позиција и веће плате. Са искуством, можете бити промовисани унутар компаније. Можда ћете бити квалификовани да будете менаџер са надзорним одговорностима над једним или више генералних канцеларијских радника. Мада је технологија променила природу канцеларијског посла, многе организације се и даље ослањају на квалификоване генералне канцеларијске раднике да би осигурале да посао тече глатко. Опћи канцеларијски радници су неопходно особље за подршку које омогућава другим радницима да обављају свој посао.
