Вођење евиденције је суштински део многих пословних типова данас. Било да радите у медицинској канцеларији, на универзитету, у правној фирми или у другој институцији, управљање обрасцима који одржавају те пословне активности често је посао са пуним радним временом. Повремено, количина папирологије коју је организација створила може изгледати неодољиво. Уобичајени проблеми са којима се суочава управљање записима могу се ублажити ако постоје системи за њихово управљање.
$config[code] not foundЛост Рецордс
Изгубљени записи могу да се крећу од мање неугодности за предузећа до огромне невоље која траје мјесецима, или чак годинама, да се ријеши. На пример, ако клијенти редовно траже документе од компаније и нисте у могућности да их обезбедите на време (или уопште), ризикујете губитак њиховог пословања у будућности. Ако су важни документи потребни за правну ствар, као што је одбрана компаније од тужбе, неиспоручивање одговарајућих докумената може коштати огромне суме новца, или чак значити распуштање посла у потпуности. Један од начина да се избегне губитак записа је да имате детаљан процес организације и складиштења.
Рецорд Организатион
Правилна организација датотека је један од темеља доброг управљања записима. Обично компаније организују датотеке хронолошки по годинама, а затим по абецедном реду по имену клијента. Поред штампаних копија записа ваше компаније, електронско складиштење представља одрживу опцију која штеди простор и вријеме које ваша твртка може ставити у друге сврхе. Међутим, чак и ако одлучите да сачувате већину драгоцених датотека на рачунарима ваше организације, штампане копије имају своје место у складиштењу и организацији записа. Оригинални документи, као што су они са нотарским потписима, често се морају чувати одређени број година или, понекад, на неодређено вријеме.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингРецорд Стораге
У зависности од врсте посла за који водите евиденцију, као и од тога колико дуго је компанија радила, можда ћете изгубити довољно простора за све формате фајлова које морате да чувате. Потенцијално рјешење овог проблема није задржавање било каквих споредних података. Размислите колико дуго ваш посао заиста треба да има ове форме. За савезне пореске сврхе, већина докумената се може одложити након одређеног временског периода, према упутству Службе за интерне приходе (ИРС), у зависности од врсте поднесене пријаве (види одељак Ресурси). Различити пословни субјекти, као што су правне и медицинске службе, дужни су да чувају информације о клијенту само за одређени број година, у зависности од државе у којој послују. Друго решење је да се записи чувају у посебном објекту, као што је јединица за складиштење. На тај начин, они не заузимају драгоцјен простор у просторијама вашег пословања које можете користити да бисте водили организацију. Имајте на уму, међутим, да такве јединице могу бити скупе у зависности од броја записа које је потребно похранити.
