Планер састанака у великој конференцијској понуди задужен је за догађај клијента од првог контакта до изласка из хотела. Планер обрађује све од резервисања састанака и хотелских соба до постављања хране и опреме. У великом објекту може постојати неколико планера састанака који сви имају различите области стручности и раде заједно на групним догађајима. Примери ових различитих области укључују резервације, храну и пиће и односе с јавношћу.
$config[code] not foundОдноси са јавношћу и маркетинг
У овој улози, планер састанака служи као представник објекта за смјештај и конференције за јавност. Посао планера је да осигура да објекат има позитивну репутацију и да помогне у задржавању клијената. Планери састанка креирају брошуре у којима се наводе услуге установе, одговарају на упите путем е-маила или телефонских упита о услугама планирања догађаја и пружају информације о тренутним објектима за састанке и услугама за кориштење на веб страници хотела. У овој улози, планер креира садржај за мултимедијалне рекламе за одељење за планирање догађаја у објекту. Од планера се такође тражи да посегне за предузећима и конвенцијама како би подстакао ново и континуирано пословање.
Резервације и регистрација
Приликом рада првенствено у резервацији и регистрацији, планер састанака помаже клијентима у изради резервација за хотелске и балске сале за полазнике. У зависности од тога колико је група велика и које активности треба да се одржавају на лицу места, планер састанака сугерише које би просторије за састанке у конференцијском центру најбоље задовољиле потребе клијента. Планер такође организује групе хотелских соба за учеснике клијента и помаже при евентуалном прелијевању. Део ове улоге планера састанака укључује преговарање групне дисконтне стопе и евентуалну помоћ у организовању путовања. Планери састанака такође помажу при регистрацији на лицу места за присутне.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингХрана и пиће
Свака конвенција треба услуге хране и пића. Срећом за клијенте, планери састанака на лицу мјеста лако рјешавају ово питање за њих. Планер састанака помаже клијенту да схвати колико је хране потребно за предвиђену количину учесника. Део овога је да помогне да се утврди да ли ће се оброци сервирати на вечери или у шведском столу и која пића ће бити понуђена. Планер састанака расправља о менију за сваки оброк са клијентом и помаже у изради буџета или пакета за клијента.
Техничке дужности
Постоји много различитих техничких аспеката посла планера састанака у великој конференцијској кући. Један од техничких финансијских аспеката ове улоге је да помогне клијенту да развије буџет и одреди како ће се све услуге у објекту плаћати. Планер састанака организује клијентов цео догађај, водећи рачуна да клијент зна које су конференцијске сале доступне у које време и развија распоред догађаја. Планери су такође одговорни за лоцирање, изнајмљивање и постављање било које аудио-визуелне или друге специјализоване опреме која је потребна клијенту. Планер састанака такође може да пронађе и организује забаву на захтев клијента.
