Да ли сте знали да послодавци који не поднесу обавезне обрасце за пријављивање по Закону о приступачној скрби (Обамацаре) могу бити предмет максималне казне од 3 милиона долара? То је довољно да те држим будним ноћу! А то је само један законски захтев.
Послодавци се данас суочавају са широким спектром захтјева за вођење евиденције о запосленима, будући да ова инфографика компаније ЦомплиРигхт, компаније посвећене ослобађању власника малих предузећа од терета усклађености, јасно показује. Чини се да ти захтеви из године у годину расту.
$config[code] not foundПапирологија и оптерећење евиденције могу бити теже за мале бизнисе јер мањи ентитети имају мање особља за управљање функцијама управљања људским ресурсима, или можда немају посвећене ресурсе за људске ресурсе. Али добра вијест је да вам технологија може помоћи да останете на врху захтјева за усклађивањем прописа као послодавац.
Ево неких захтева за чување података о запосленима који вас могу изненадити (или шокирати):
Јоб Постингс
Када послодавци објаве огласе за нова радна мјеста, они морају задржати рекорд за једну годину према Закону о дискриминацији у запошљавању (АДЕА).
Пријаве за посао
Послодавци обухваћени АДЕА-ом, Законом о Американцима са инвалидитетом (АДА) и / или Насловом ВИИ Закона о грађанским правима (Глава ВИИ) морају чувати све пријаве за посао у досијеу најмање годину дана. Једногодишњи услов важи и за сезонске и привремене раднике.
Ресумес
Тражени животописи морају се чувати у досијеу годину дана, по АДЕА и АДА. Међутим, не постоји захтев да се задрже нежељене биографије.
Терминатион Рецордс
АДА и Глава ВИИ захтевају да се све евиденције о престанку чувају годину дана након датума престанка радног односа.
Бенефит Планс
АДЕА захтијева да се планови накнада чувају на евиденцији годину дана након престанка плана у оквиру АДЕА. Поред тога, Закон о безбедности запослених у пензионом осигурању (ЕРИСА) захтева да се подаци о плановима накнада чувају у досијеу шест година.
Евалуације перформанси
Закон о праведним радним стандардима (ФЛСА) захтијева да се оцјене учинка чувају двије године.
Пореске евиденције о незапослености
Према федералном Закону о порезу на незапосленост (ФУТА), евиденцију о порезу на незапосленост треба да чувате четири године од датума доспјећа пореза или плаћања, што год је касније.
И-9 Обрасци
И-9 обрасци и додатне информације о верификацији којима се потврђује да је запосленима дозвољено да раде у САД треба да се чувају три године од датума најма или годину дана након датума престанка, шта год наступи касније. Важећи закон је Закон о реформи и контроли имиграције (ИРЦА).
Уговори о раду
Ако имате уговоре о раду са запосленима, од вас се тражи да задржите све уговоре на три године по ФЛСА.
ОСХА Обрасци за повреде и болести
Послодавци са 11 или више запослених морају чувати све облике пријављивања повреда или болести најмање пет година након истека календарске године.
А Диззиинг Цомплианце Ландсцапе
Као што горе наведена листа илуструје, послодавци су подложни све већем закрпу закона о евиденцији запослених.
Не само да број законских услова чини изазов испуњавања услова. Чињеница је да се закони стално мењају - и сложени.
Закони су често испуњени нијансама, изузецима и детаљним дефиницијама. Захтјеви за вођење евиденције могу обухватити неке послодавце на основу њихове величине или индустрије, али не и других.
Закони се такође често мењају и додају се нови закони и прописи. Ако вас ухвате несвесни промене или новог закона, ваша компанија може на крају платити високе казне. Запамтите, недостатак знања обично није одбрана.
Технологија: Основна основа за усклађеност послодаваца
Вођење евиденције о запосленима је једна од оних области у којима технологија данас представља подлогу за мала предузећа.
Добра апликација за вођење евиденције о запосленима може вам помоћи да боље испуните законске захтјеве који се односе на ваше пословање - то је одређено.
Али данашњи најбољи софтвер за чување записа може додати много више вриједности.
Најбоље апликације помажу продуктивности помажући тимовима малих предузећа да раде паметније, а не теже. Савет: потражите софтвер који је брз да бисте започели, интуитиван и једноставан за коришћење. Погледајте и опције као што су аутоматске поруке и подсетници за додатну ефикасност.
Добра апликација за вођење евиденције о запосленима може уштедети новац управљањем ризиком. Добијате мир и боље спавате знајући да ваша мала предузећа имају алате за усклађивање са комплексним захтевима за чување података, баш као и велике корпорације.
Ево још једне велике предности технологије: електронски записи уместо папира. Одржавање штампаних копија евиденције запослених не захтева само велику количину физичког простора, већ захтева и екстремну организацију. Просјечни запосленик троши 400 сати годишње у потрази за папирним документима.
Електронска документација добија вучу на папиру, наводи ЦомплиРигхт. Не изненађује зашто. Када се записи чувају електронски, информације се консолидују на једном месту и лако се могу претраживати. Особље може дохватити податке о запосленима у неколико кликова.
Како ваша компанија расте и биљеже множења, електронски системи за вођење евиденције олакшавају организовање и враћање све већих количина података. Без повлачења неефикасног папира, можете брже проширити своје пословање.
Где наћи помоћ за евиденцију запосленика
Да бисте видели детаљан списак захтева за евиденцију запослених и идентификовали оне који се односе на ваше пословање, преузмите бесплатне смернице за чување података о запосленима за послодавце и менаџере људских ресурса из ЦомплиРигхт.
И проверите апликацију Емплоиее Рецордс из ХРДирецт-а. То је бесплатно и брзо за почетак - и поједностављује управљање записима запослених.
Манагер Пхото преко Схуттерстоцка
Море ин: Спонсоред 3 Цомментс ▼
