Замислите да будете присиљени на пушку кроз ормариће за архивирање у потрази за старим фасциклом са важним документом који вам је потребан да бисте решили питање купца.
Па, проналажење таквих информација које се налазе у документу који се налази на папиру може бити опорезујуће, фрустрирајуће и без сумње вас успорити. Међутим, када скенирате ваше старе документе и похраните их у електронску базу података, то може учинити управљање документима много једноставнијим и ефикаснијим за ваше пословање.
$config[code] not foundШта је скенирање докумената?
Скенирање докумената, познато и као снимање докумената, једноставно се дефинира као процес снимања дигиталне слике папирног документа (или микрофилма).
"Тако се ваши папирни документи претварају у електронске слике које се могу претраживати, што може у великој мјери помоћи вашем пословном процесу", рекао је Неил МцКеевер, стручњак за обраду докумената у британској служби за управљање документима и скенирање Кефрон, у одговору Смалл Бусинесс Трендс.
Цео процес претварања физичких докумената у дигитални формат укључује и скенирање и снимање слике помоћу софтвера за оптичко препознавање знакова (ОЦР). ОЦР интелигентно препознаје дигиталне слике и претвара их у текстуалне документе како би се омогућило претраживање кључних ријечи унутар документа.
„Када се правилно заврши, скенирање докумената може да промени начин на који ваше пословање функционише на боље, и штеди вам време и новац“, додао је МцКеевер.
Предности пословања скенираних докумената
Према МцКееверу, чији је задатак да помогне малим и корпоративним клијентима да имплементирају и одржавају свој систем управљања информацијама на најефикаснији и најквалитетнији начин, постоје бројни разлози за скенирање докумената (или снимање) које могу бити корисне за ваше пословање.
Он објашњава шест кључних предности скенирања докумената за предузећа:
1. Скенирање докумената штеди вам време и новац
Уз једноставан приступ свим вашим датотекама и документима кликом на дугме, ви или ваше особље нећете морати да губите време на претрагу кроз кутије и датотеке у покушају да пронађете документ који вам је потребан. Нећете плаћати особљу за задатак који би могао трајати сатима када би требало да буде завршен за неколико секунди.
2. Скенирање докумената побољшава вашу службу за кориснике
Помоћу снимања докумената, можете дигитализирати сваки дио датотеке и индексирати га с низом метаподатака. То значи да ако вам је потребан одређени податак - као што је број рачуна - можете га одмах пронаћи. Ово је посебно корисно ако желите да задовољите потребе ваших клијената што је брже могуће.
3. Скенирање документа смањује простор за складиштење
Претварањем свих физичких докумената у дигиталне датотеке више нећете морати да их чувате тамо где су близу. Они се могу спаковати и послати на сигурне, посвећене локације, ослобађајући простор у вашој канцеларији за важније ствари и смањујући трошкове везане за складиштење папирних датотека.
4. Скенирање докумената побољшава сигурност
Пошто вам те папирне датотеке неће требати на лицу мјеста, можете их држати у наменским складиштима која имају изванредне сигурносне протоколе. Нећете морати да бринете ни о безбедности у својој канцеларији, пошто се сви дигитални фајлови и резервне копије могу сачувати на даљину на високо безбедним серверима.
5. Скенирање документа омогућава вам да делите и сарађујете
Још једна велика предност дигиталних датотека у односу на папирне је дијељење докумената. Вишеструке колеге могу приступити истом документу када је то потребно, смањујући поново изгубљено вријеме када папирне датотеке морају бити прослијеђене из једног одјела у друго.
6. Скенирање докумената вам помаже да испуните прописе о усклађености
Коначно, можда ћете приметити да процедуре усклађивања у вашој индустрији захтевају да неке документе чувате дигитално, као и физички. Стављањем безбедног и ефикасног решења за снимање докумената сада можете уштедети време и труд.
Скенирање фотографија преко Схуттерстоцка
3 Цомментс ▼
