Меморандум са лошим вестима о смањењу буџета је тако стресан за особу која је мора писати као и за запослене који је примају. Међутим, постоје начини да се направи исправна врста меморандума за овај несретан задатак, а то укључује задржавање квалитета као што су тон, директност и емпатија на уму. Суочите се са лошим вијестима у свом меморандуму, објасните шта се даље дешава, и отићи ћете дуг пут ка разумном прихватању ове негативне ситуације.
$config[code] not foundУпутства
Објасните шта се дешава што прије можете у допису. Почните са препознавањем да су вијести које ћете објавити непожељне. Онда изнесите разлоге за смањење буџета и то на миран, рационалан начин.
Опишите што значи смањење буџета за запослене на послу. То је највеће питање које ћеш имати и мораћеш да га адресираш рано. Наведите на која одељења у вашој компанији ће утицати резови и колико ће радних мјеста бити на линији.
Избегавајте коришћење љутитог, понижавајућег или подругљивог језика било гдје у вашем допису. Поштујте своје запослене тако што ћете говорити истину и на суосјећајан начин. Али немојте се испричавати или писати претерано о томе колико се узнемирите. Ваши запосленици ће такве коментаре вјероватно сматрати неискренима.
Изразите интересовање за повратне информације. Обавестите своје запослене како могу доћи до питања о смањењу буџета. Покушајте да предвидите која ће питања постављати, и будите спремни да дају кредибилне, концизне одговоре.
Хвала запосленима за њихово вријеме, не само за читање дописа, већ и за њихов напоран рад и преданост послу. Избегавајте лажну самилост. Уместо тога, покажите емпатију и забринутост. Пружите им подршку тако што ћете у свој допис укључити информације о саветовању и другим облицима помоћи запосленима који би могли бити доступни.
Упутите запослене на људске ресурсе за више информација о смањењу буџета. Иако би ово одељење требало да информише запослене о аранжманима као што су отпремнине, осигурање и запошљавање, избегавајте слање запослених тамо да одговоре на питања оријентирана на забринутост. Ваша је одговорност да се запослени осећају опуштеније, и они би требали доћи до вас са тим питањима.
Укључите све прилоге које можете имати у вези са смањењем буџета. Након потписивања меморандума са залогом доступности за било која питања, можете додати и постсцрипт који усмјерава читатеље на графиконе и друге статистичке информације које подржавају одлуку о смањењу буџета. Ово може помоћи запосленицима да боље разумију разлог за потез.
Савет
Одбијте гласине пишући мемо чим буде могуће. Гласине о предстојећим лошим вијестима могу створити ометајуће проблеме с моралом које треба брзо ријешити.
Пажљиво проверите вашу белешку о грешкама граматике, језика или правописа. Грешке ће представљати озбиљан проблем ваше најаве.
