Кључ за писање ефективног извештаја је да се само држите чињеница. Фокусирајте се на најважније детаље. Најбољи извјештаји дају јасно и концизно објашњење теме. Многи људи вјерују да извјештај мора бити дугачак и преплављен детаљима, али у стварности, дјелотворан извјештај ће добити тачну точку питања. Пре него што почнете да пишете извештај прво направите листу свих тема које треба да дискутујете. Затим можете организовати извештај на основу ових информација.
$config[code] not foundОбјасните свој извештај пре него што га напишете. Направите опште секције, а затим их поделите у мање подсекције са насловима који су описни и лако следљиви. Направите нацрт у табели садржаја и укључите садржај на почетку извештаја, тако да ће читалац моћи лако да референцира информације из извештаја.
Одредите своју публику. Ко ће читати овај извјештај? То ће вам помоћи да одлучите о тону извјештаја. Одлучите да ли је то неформално или формално. Без обзира на тон који користите, пишите једноставним, јасним језиком. Избегавајте "корпоративни говор", жаргон и велике речи.
Покрените извештај са резимеом. Сумирајте кључне тачке. Користите метке ради једноставности и скрените пажњу на главне циљеве извештаја. Вратите се на овај сажетак након завршетка извјештаја како бисте потврдили да сте снимили све најважније детаље.
Наведите конкретне детаље о сваком пододјељку који сте навели у првом кораку. Подијелите их у кратке параграфе. Сваки параграф не смије бити дужи од четири или пет реченица. Избегавајте детаљне описе: Наведите своју тачку, релевантну статистику или предложене радње и пређите на следећи одељак.
Користите визуелне ефекте у модерацији да бисте илустровали своје тачке. Графикони, графикони и фотографије који подржавају ваше налазе помоћи ће читаоцу да схвати концепте.
Прочитајте извештај два пута након завршетка првог нацрта. Изрежите непотребне речи и сувишан језик. Исправите граматичке и правописне грешке.
Изнесите текст извештаја у атрактивном шаблону са једноставним омотом. Мицрософт Оффице има бесплатне шаблоне извештаја који су доступни на Мицрософт локацији (погледајте Ресурси). Укључите извештај у спирално везивање тако да читаоци могу лако да прелиставају странице.
Савет
Смањите број страница ако желите да извештај буде ефикасан.
Немојте дозволити да се ваш читалац изгуби или застраши дужином извештаја. Желите да људи прочитају извештај у целини, а не да га једноставно прелистају.
Дозволите другом читаоцу да погледа извештај како би се уверио да он ефикасно преноси ваше ставове.
