Традиционално подношење папира је у великој мери замењено или подржано чувањем датотека у компјутерским базама података. Постоје предности и недостаци традиционалног подношења. Иако су папирне датотеке на дохват руке и лако доступне, заузимају и велику количину простора и отпадног папира. Одређивање да ли је традиционални систем архивирања права за вас зависи од вашег пословања. Правне фирме и компаније које имају медицинску документацију могле би установити да се њихове датотеке мијењају или расту тако брзо да је традиционално подношење папира једини начин да се прати свакодневни развој догађаја.
$config[code] not foundЈедноставан за приступ
Приступ традиционалној организацији датотека је једноставан. Фајлови су физички на централној локацији. Ако не можете да пронађете нешто, можете потрошити све док вам је потребно да прођете кроз сваки фајл док не пронађете тачно оно што тражите. Способност да видите, додирнете и прочитате ваше датотеке када год то затребате може вам помоћи да размислите о томе како да иновирате аспекте вашег пословања.
Лако разумети
Традиционални системи архивирања обично су лако разумљиви. Датотеке се могу распоредити на неколико начина, укључујући абецедно, по темама или скуповима вјештина, нумерички, по датуму, према локацији или по важности. Чак и ако у почетку не разумете систем досијеа који се користи, можете га схватити тако што ћете прегледати датотеке и обратити пажњу на њихове факторе дефинисања.
Видео дана
Довео сам вам Саплинг. Доносио сам вам СаплингЗастарела
С друге стране, традиционалне папирнате датотеке замијењене су у многим организацијама са компјутерским подношењем. Више компанија скенира и преузима своје датотеке у уредске рачунаре. Са овом методом, радници могу да нађу датотеке и одмах их учитају помоћу софтвера за претраживање базе података, штедећи време и повећавајући продуктивност.
Тешко за заштиту
Традиционално организоване датотеке је тешко заштитити. Пожари или друге природне катастрофе могу уништити датотеке, што може довести до губитка посла. Прављење резервних копија традиционалних датотека је дуготрајно и траје сатима копирања, означавања и поновног подношења.
Недостатак простора и ефикасности
Традиционална организација датотека може измакнути контроли. Број датотека за организовање расте са вашим пословањем; може бити бол у бази података да би се пронашао простор за све те папире. Ефикасно подношење предмета такође може постати изазов.
